Учебный отпуск: кому положен, как оформить и оплатить, можно ли совмещать с основным

Перед зимней сессией в отдел кадров приходят сотрудники-заочники со справками-вызовами. У кадровика сразу возникают вопросы: положен ли отпуск при втором высшем, сколько дней дать третье курснику, как считать оплату и можно ли сразу после сессии уйти в ежегодный отпуск. Ответ зависит от уровня образования, формы обучения и того, работает ли сотрудник у вас по основному месту. В статье — правила для каждой ситуации, образец заявления и пример расчета.

Что такое учебный отпуск и какие они бывают

Учебным отпуском называют дополнительный отпуск, который работодатель дает сотруднику на время промежуточной или итоговой аттестации, а иногда и на вступительные испытания. Правила собраны в главе 26 Трудового кодекса, в статьях 173, 173.1, 174, 176 и 177.

Кодекс выделяет два вида учебного отпуска. Первый оплачивается по среднему заработку: его получают те, кто учится заочно или очно-заочно по аккредитованной программе и успешно ее осваивает. Второй предоставляется без сохранения зарплаты, его дают студентам очной формы, которые совмещают учебу с работой, а также абитуриентам на время вступительных испытаний.

От ежегодного оплачиваемого отпуска учебный отличается назначением. Ежегодный отпуск нужен для отдыха, его планируют в графике и могут делить на части. Учебный отпуск привязан к датам сессии, поэтому его невозможно перенести на лето или разделить по желанию сторон. Право на него появляется с первого дня работы, и стаж в компании значения не имеет.

Еще одна особенность связана с днями. Учебный отпуск считают в календарных днях, и в него входят праздники, которые выпали на сессию. Так получается, потому что ст. 120 ТК РФ продлевает на праздничные дни только ежегодный отпуск. На учебный это правило не распространяется.

Кому положен учебный отпуск

Чтобы работодатель был обязан дать оплачиваемый учебный отпуск, должны совпасть четыре условия. Если хотя бы одного нет, гарантия по ТК РФ не возникает, хотя компания может предоставить отпуск добровольно по коллективному или трудовому договору.

Оплачиваемый учебный отпуск положен, если выполнены три условия из ст. 173, 174 и 177 ТК РФ:

1. Образование этого уровня работник получает впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ). Исключение одно: если работодатель сам направил сотрудника учиться по трудовому или ученическому договору, заключенному в письменной форме, он может сохранить гарантии и при втором образовании того же уровня.
2. У программы есть государственная аккредитация. Ее можно проверить в реестре Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки. Если аккредитации нет, учебный отпуск дают, только если это предусмотрено коллективным или трудовым договором.
3. Работник учится заочно или очно-заочно и успешно осваивает программу. Студентам очной формы ТК РФ тоже дает учебный отпуск, но без сохранения зарплаты.

Основанием для отпуска служит справка-вызов из образовательной организации. Ее форма утверждена приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368.

Сколько дней может длиться учебный отпуск

Продолжительность зависит от уровня образования, курса и вида аттестации. В таблице собраны сроки для оплачиваемого отпуска, который получают заочники и студенты очно-заочной формы.

Для заочников аспирантуры, ординатуры и ассистентуры-стажировки правила другие (ст. 173.1 ТК РФ). Они получают дополнительный отпуск 30 календарных дней в год с сохранением среднего заработка, и этот отпуск не привязан к сессии. К отпуску добавляют время на дорогу к месту учебы и обратно, проезд оплачивает работодатель. Кроме того, такому сотруднику положен один свободный день в неделю с оплатой 50 % заработка.

Это максимальные допустимые сроки, фактически работник получает столько дней, сколько указано в справке-вызове. Если студент вуза осваивает программу в сокращенные сроки, на втором курсе ему положено 50 календарных дней.

У заочников и студентов очно-заочной формы в вузах и учреждениях среднего профессионального образования есть еще одна гарантия. За 10 учебных месяцев до итоговой аттестации работник вправе запросить рабочую неделю, сокращенную на семь часов (ст. 173 и 174 ТК РФ). За освобожденное время ему платят 50 % среднего заработка по основному месту работы, но не меньше МРОТ. Способ сокращения выбирают по соглашению с работником: один свободный день в неделю или более короткие рабочие дни. Договоренность фиксируют в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Учебный отпуск без сохранения заработной платы

Неоплачиваемый учебный отпуск работодатель обязан дать по справке из образовательной организации, но платить за эти дни не нужно. Такой отпуск положен в двух случаях.

При поступлении. Чтобы сдать вступительные испытания в вуз, работник получает 15 календарных дней, а в колледж или техникум — 10 календарных дней. Еще 15 календарных дней дают слушателю подготовительного отделения вуза, чтобы он сдал итоговые экзамены.

При учебе на очной форме. Студент вуза получает 15 календарных дней в учебном году на сессию. На итоговую аттестацию ему дают четыре месяца, а если он сдает только госэкзамены без защиты диплома — один месяц. Студенту колледжа положено 10 календарных дней в год на сессию и до двух месяцев на итоговую аттестацию.

Такой отпуск часто путают с отпуском за свой счет по ст. 128 ТК РФ. Отпуск за свой счет работник просит по семейным или другим уважительным причинам, и чаще всего работодатель сам решает, давать ли его. Учебный отпуск без оплаты работодатель предоставить обязан, поэтому в заявлении и приказе указывают именно учебный отпуск и ссылаются на ст. 173 или 174 ТК РФ.

Особые случаи

Общие правила понятны, пока сотрудник работает у вас на основной ставке и учится в первом вузе. Сложнее становится, когда в ситуации появляется совместительство, испытательный срок или второй диплом.

Совместители

Учебные гарантии работник получает только по основному месту работы, так установлено ст. 287 ТК РФ. Если сотрудник трудится у вас по внешнему совместительству, оплачивать ему учебный отпуск вы не обязаны. При этом совместителю можно дать отпуск без сохранения зарплаты на те же даты, чтобы он спокойно сдал сессию.

Испытательный срок

На работника, который проходит испытание, распространяются все нормы трудового законодательства (ст. 70 ТК РФ). Поэтому стаж в компании для учебного отпуска не нужен, и сотрудник, пришедший месяц назад, вправе уйти на сессию по справке-вызову. Учтите, что дни учебного отпуска в срок испытания не засчитываются: по ч. 7 ст. 70 ТК РФ из него исключают периоды, когда работник фактически отсутствовал на работе. Поэтому испытание закончится позже на число дней сессии.

Второе образование

Гарантии предоставляют, если работник получает образование этого уровня впервые. Что считать вторым высшим образованием, определяет ч. 8 ст. 69 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Учеба в бакалавриате или специалитете будет вторым высшим для любого, у кого уже есть диплом бакалавра, специалиста или магистра. Учеба в магистратуре — только для тех, у кого есть диплом специалиста или магистра. Поэтому бакалавр, поступивший в магистратуру, получает учебный отпуск на общих основаниях, а бакалавр, поступивший в специалитет, — нет. То же правило действует для колледжа: второе среднее профессиональное образование гарантий не дает.

Если работник учится повторно по направлению компании, работодатель может предоставить ему учебный отпуск, но не обязан (ч. 1 ст. 177 ТК РФ). Условие о гарантиях лучше закрепить в ученическом или трудовом договоре.

Дистанционное обучение

Дистанционные образовательные технологии — способ проведения занятий, формой обучения они не считаются. Если в справке-вызове указана заочная форма и программа аккредитована, отпуск предоставляется так же, как студенту, который ездит на сессию в другой город. Для кадровика решающими остаются форма обучения и справка-вызов, а то, как студент сдает экзамены, онлайн или в аудитории, на право не влияет.

Обучение по направлению работодателя

Когда компания сама отправляет сотрудника учиться, отношения обычно оформляют ученическим договором по ст. 198–208 ТК РФ. В нем закрепляют, кто оплачивает обучение, сколько работник должен отработать после выпуска и что будет при досрочном увольнении. Если сотрудник получает второе образование того же уровня, работодатель может дать ему учебный отпуск по своему решению. Это условие лучше сразу закрепить в ученическом договоре.

Курсы повышения квалификации

Курсы, тренинги и программы профессиональной переподготовки относятся к дополнительному профессиональному образованию, на них гарантии главы 26 не распространяются. Если работодатель направил сотрудника на такое обучение с отрывом от работы, по ст. 187 ТК РФ за ним сохраняется место работы и средняя зарплата. Учебным отпуском это время не считается и в табеле отражается отдельным кодом.

Районы Крайнего Севера

Районный коэффициент и северная надбавка входят в зарплату за расчетный период, поэтому учитываются в среднем заработке. Отдельно начислять их на оплату учебного отпуска не нужно.

Проезд к месту учебы северянам оплачивают по общим правилам ст. 173 и 174 ТК РФ. Эту выплату не путают с компенсацией проезда к месту ежегодного отпуска по ст. 325 ТК РФ: у них разные основания, и в одном году работник может получить обе. В бюджетных организациях компенсацию проезда к месту отпуска платят раз в два года по ст. 325 ТК РФ, в коммерческих — в размере и порядке, которые установлены коллективным договором или ЛНА.

Как оформить учебный отпуск: пошаговая инструкция

Учебный отпуск оформляют почти так же, как ежегодный. Разница в том, что основанием служит справка-вызов, а даты определяет образовательная организация.

Получите первую часть справки-вызова и заявление на отпуск

Работник приносит справку до начала сессии, и на ее основании оформляют отпуск. ТК РФ не устанавливает, за сколько дней до сессии нужно передать справку. Опоздание со справкой не дает права отказать в отпуске, но может сорвать срок выплаты. Поэтому в локальном нормативном акте (далее — ЛНА) стоит закрепить, что сотрудники передают справку сразу после получения.

Для заявления на учебный отпуск можно разработать шаблон. Образец разберем ниже.

Издайте приказ и ознакомьте с ним работника

Отпуск оформляют на даты и срок из справки-вызова. Если в справке указано 20 дней, а по закону работнику положено до 40, оформляют 20: учебный отпуск целевой и привязан к фактической аттестации. Сократить его по сравнению со справкой нельзя, даже если работник просит, такую позицию высказывает Роструд. Дополнительные дни можно дать как ежегодный отпуск или отпуск за свой счет, но отдельными документами.

Приказ составляют по форме Т-6 или Т-6а из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 либо по собственной форме компании. В нем указывают вид отпуска, например «дополнительный учебный отпуск с сохранением среднего заработка», число календарных дней и даты. Заявление и справку-вызов прикладывают к приказу как основание.

Передайте приказ в бухгалтерию и отметьте отпуск в табеле и личной карточке

Оплату отпуска перечисляют не позднее чем за три дня до его начала. В табеле ставят код «У» или 11 для оплачиваемого отпуска, «УД» или 13 — для отпуска без оплаты. В личной карточке Т-2 делают запись в разделе об отпусках.

Получите вторую часть справки-вызова

Вуз заполняет ее после сессии и подтверждает, что работник действительно был на аттестации. Работник передает ее в отдел кадров.

Образец заявления на учебный отпуск

Текст можно скопировать и подставить свои данные.

Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И. И. от менеджера отдела продаж Петровой А. С.

Заявление

Прошу предоставить мне дополнительный оплачиваемый учебный отпуск с 02.02.2027 по 13.03.2027 продолжительностью 40 календарных дней для прохождения промежуточной аттестации в соответствии со ст. 173 ТК РФ.

Обучаюсь на втором курсе по заочной форме в [полное название вуза] по программе бакалавриата «[название программы]», имеющей государственную аккредитацию. Высшее образование получаю впервые.

Прошу также оплатить проезд к месту нахождения университета и обратно в соответствии со ст. 173 ТК РФ.

Приложение: справка-вызов от 15.01.2027 № 48.

16.01.2027 ____________ Петрова А. С.

Для неоплачиваемого учебного отпуска в заявлении меняют вид отпуска и ссылку на норму, остальная структура остается прежней.

Как оплачивается учебный отпуск

Учебный отпуск оплачивают по среднему заработку, порядок расчета задает ст. 139 ТК РФ. С 1 сентября 2025 года средний заработок считают по Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540 (далее — Постановление № 540).

Учебный отпуск предоставляют в календарных днях, поэтому среднедневной заработок считают так же, как для ежегодного отпуска (ч. 4 ст. 139 ТК РФ). Зарплату за 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска делят на 12 и на 29,3. Если в каком-то месяце были исключаемые периоды, например больничный или ежегодный отпуск, для него вместо 29,3 берут долю: 29,3 делят на число календарных дней месяца и умножают на календарные дни без исключаемых периодов, включая выходные.

Оплату получают, умножая среднедневной заработок на все календарные дни отпуска из справки-вызова.

Пример расчета

Менеджер с окладом 60 000 ₽ уходит в учебный отпуск со 2 февраля по 13 марта 2027 года. Это 40 календарных дней, и в период попадают нерабочие праздники 23 февраля и 8 марта. Расчетный период длится с 1 февраля 2026 года по 31 января 2027 года.

В июле 2026 года сотрудник 14 календарных дней был в ежегодном отпуске, с 6 по 19 июля. В июле было 23 рабочих дня, из них он отработал 13, поэтому зарплата за июль составила 60 000 × 13 / 23 = 33 913,04 ₽. Отпускные за июль в расчет не включают.

Если сотрудник работает в компании меньше года, расчетный период начинается с первого дня работы и заканчивается последним днем месяца перед отпуском. Формула при этом не меняется: делят заработок за отработанные месяцы на сумму дней по каждому из них.

Если бы сотрудник отработал все 12 месяцев без исключаемых периодов, расчет был бы проще: 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 ₽ в день, а за 40 дней 81 911,20 ₽.

Когда платить

Деньги за отпуск выплачивают не позднее чем за три дня до его начала, это требование ч. 9 ст. 136 ТК РФ. Роструд в разъяснениях применяет это правило и к учебному отпуску. Если последний день выплаты выпадает на выходной или праздник, нужно перечислить деньги накануне. За задержку работодатель платит работнику компенсацию по ст. 236 ТК РФ, не меньше 1/150 ключевой ставки Банка России за каждый день просрочки.

Оплата проезда

Заочникам, которые получают высшее образование, работодатель раз в учебном году полностью оплачивает проезд к месту нахождения вуза и обратно по ст. 173 ТК РФ. Студентам-заочникам колледжей и техникумов оплачивают 50% стоимости проезда по ст. 174 ТК РФ. Студентам очно-заочной формы эта гарантия по ТК РФ не положена, но компания может закрепить ее в коллективном договоре.

Проезд компенсируют по билетам, которые работник приносит после поездки. Конкретный срок выплаты закон не устанавливает, поэтому его удобно закрепить в ЛНА вместе со списком документов, которые нужно приложить к заявлению.

НДФЛ и страховые взносы

Оплата учебного отпуска относится к доходам работника, поэтому с нее удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы в общем порядке. В примере выше с 82 030 ₽ удержат 10 664 ₽ налога по ставке 13%. Налог удерживают при выплате и перечисляют в бюджет в обычные сроки для зарплаты.

Оплату проезда к месту учебы в пределах норм ТК РФ считают компенсационной выплатой. Ее не облагают НДФЛ по п. 1 ст. 217 НК РФ и страховыми взносами по пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ. Все, что компания платит сверх норм, облагается на общих основаниях. Например, если заочнику колледжа оплатили проезд полностью, облагается половина суммы: по ст. 174 ТК РФ ему положено 50 %. А если проезд оплатили студенту очно-заочной формы, которому эта гарантия не положена, налог и взносы начисляют на всю сумму.

Можно ли совмещать учебный отпуск с основным ежегодным отпуском

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно присоединить к учебному, причем как до него, так и после. Статья 177 ТК РФ допускает это по соглашению работника и работодателя. Значит, сотрудник вправе попросить, а компания вправе согласиться или предложить другие даты.

На примере выше это будет выглядеть так:

Каждый вид отпуска оформляют отдельно: со своим заявлением, основанием и расчетом. Если ежегодный отпуск в графике стоит на другие даты, его перенос согласуют с работником письменно.

Бывает, что сессия выпадает на ежегодный отпуск, уже запланированный по графику. Даты учебного отпуска задает вуз, поэтому сдвигать приходится ежегодный. Статья 124 ТК РФ не называет учебный отпуск основанием для переноса, поэтому ежегодный отпуск переносят по соглашению с работником. Если сотрудник уже в ежегодном отпуске и принес справку-вызов, оставшиеся дни ежегодного отпуска переносят по соглашению сторон и оформляют учебный. Отзывом из отпуска это не считается, а оплату за перенесенные дни бухгалтерия пересчитывает.

Заменить учебный отпуск денежной компенсацией нельзя: по ст. 126 ТК РФ деньгами заменяют только часть ежегодного отпуска сверх 28 дней. Оформить сессию ежегодным отпуском по своей инициативе работодатель тоже не вправе: работник потеряет учебные дни, которые положены ему отдельно. Если сотрудник сам хочет сдать сессию в ежегодном отпуске, это его право.

Типичные ошибки работодателя

Чаще всего претензии по учебным отпускам возникают из-за таких ошибок:

• Отказ в отпуске при наличии справки-вызова. Если условия ст. 173–177 ТК РФ соблюдены, работодатель обязан дать отпуск, и производственная необходимость не причина для отказа. Работу на время сессии лучше распределить заранее.
• Отпуск дольше, чем в справке. Учебный отпуск привязан к датам аттестации, поэтому дни сверх справки учебными не считаются. Если работнику нужно больше времени, лишние дни оформляют как ежегодный отпуск или отпуск за свой счет.
• Оплата по окладу. Учебный отпуск оплачивают по среднему заработку за 12 месяцев, как требуют ст. 139 ТК РФ и Постановление № 540.
• Неоплаченный проезд. Заочникам вузов проезд к месту учебы оплачивают раз в учебном году полностью, заочникам колледжей — наполовину (ст. 173 и 174 ТК РФ). Чтобы об этом не забыть, срок выплаты стоит закрепить в ЛНА и напоминать работнику принести билеты.
• Неверный код в табеле. Учебный отпуск отмечают кодом «У» или 11, а без оплаты — «УД» или 13. Коды ежегодного отпуска «ОТ» и отпуска за свой счет «ДО» для него не подходят.
• Отпуск без приказа. Если работника отпустили на сессию по устной договоренности, у бухгалтерии нет основания для оплаты. Приказ издают на каждый учебный отпуск и знакомят с ним работника.
• Учебный отпуск оформлен как отпуск за свой счет. Так работник теряет оплату, а компания нарушает ст. 173 или 174 ТК РФ. В заявлении и приказе указывают вид отпуска — учебный — и нужную статью.

За отказ в учебном отпуске грозит ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 ₽ для должностного лица и ИП, от 30 000 до 50 000 ₽ для организации. За неоплату отпуска наказывают по ч. 6 той же статьи: от 10 000 до 20 000 ₽ для должностного лица, от 1 000 до 5 000 ₽ для ИП и от 30 000 до 50 000 ₽ для организации. Повторные нарушения наказывают строже. За задержку оплаты работнику, кроме того, положена компенсация по ст. 236 ТК РФ.

Как вести учебные отпуска в КЭДО

Учебный отпуск порождает больше документов, чем обычный: справка-вызов из двух частей, заявление, приказ, ознакомление, отдельный расчет оплаты и компенсация проезда. Когда у компании несколько десятков заочников, бумажные заявления теряются между кабинетами, а кадровик узнает о сессии за день до ее начала.

Часть этой работы можно перенести в кадровый электронный документооборот (далее — КЭДО). Например, в VK HR Tek за отпуска отвечают два модуля: в «Графике отпусков» их планируют и видят в календаре, а в «Кадровом ЭДО» оформляют и подписывают документы.

Заявление и приказ. Сотрудник подает заявку на отпуск в личном кабинете или мобильном приложении. Заявка проходит маршрут согласования, который компания настраивает под себя: например, руководитель, затем кадровая служба. После согласования приказ формируется автоматически, и сотрудник подписывает его электронной подписью. Выпустить ее можно онлайн, с идентификацией через Госуслуги.

Связь с 1С. На основании заявки в 1С создается кадровый документ, а данные из заявки подставляются в него автоматически. Кадровику не нужно переносить даты и вид отпуска вручную, а бухгалтерия получает документ сразу и успевает рассчитать оплату до срока выплаты.

Календарь отсутствий. Все отсутствия сотрудников — отпуска, командировки, больничные, декретные отпуска — собраны в одном календаре с фильтром по подразделениям. Руководитель заранее видит, кто уходит на сессию, и может распределить работу. Если отпуска нескольких сотрудников пересекаются, это тоже видно в календаре.

График ежегодных отпусков. Сессия часто пересекается с ежегодным отпуском, поэтому график полезно собирать с учетом учебы. В модуле каждый сотрудник получает задачу внести свои даты, руководитель согласует график или возвращает на доработку, а система проверяет даты по производственному календарю и накопленным дням. Согласованный график уходит в 1С:ЗУП, а перед отпуском сотрудник получает уведомление: пойти по графику или перенести даты.

Чек-лист кадровика

Перед тем как оформить отпуск, проверьте:

• Работник принес первую часть справки-вызова по форме из приказа Минобрнауки № 1368.
• Вы работаете с ним по основному месту работы: совместителю учебный отпуск по ТК РФ не положен.
• У программы есть государственная аккредитация, это видно в реестре Рособрнадзора.
• Форма обучения заочная или очно-заочная. Для очной формы отпуск оформляют без оплаты.
• Образование этого уровня работник получает впервые. Если это второе образование, отпуск дают только по решению компании.
• Количество дней в приказе совпадает со справкой и не превышает лимит по курсу.

После того как приказ подписан:

• Работник подписал заявление и ознакомлен с приказом под подпись.
• Бухгалтерия получила приказ и выплатит оплату отпуска не позднее чем за три дня до его начала.
• В табеле стоит код «У» или 11, а для отпуска без оплаты — «УД» или 13.
• После сессии работник передал вторую часть справки-вызова, а заочник — еще и билеты для оплаты проезда.

Заключение

Учебный отпуск — гарантия для сотрудников, которые совмещают работу с учебой, и работодатель обязан дать его по справке-вызову на указанные в ней даты. Оплачивают отпуск по среднему заработку, если сотрудник впервые получает образование этого уровня, учится заочно или очно-заочно по аккредитованной программе и работает у вас по основному месту. Студентам очной формы и абитуриентам отпуск тоже положен, но без сохранения зарплаты.

Ошибки чаще всего возникают в особых случаях: при втором образовании, у совместителей, при переносе сессии и пересечении с ежегодным отпуском. Чтобы их избежать, сверяйте дни в приказе со справкой-вызовом, считайте оплату по среднему заработку и перечисляйте ее не позднее чем за три дня до начала отпуска. Перед каждым приказом удобно пройти по чек-листу выше.