ПЭП, УНЭП и УКЭП для КЭДО: какую электронную подпись выбрать работодателю и сотруднику

Систему КЭДО выбрали, локальный нормативный акт написали, согласия собрали — и тут кадровик упирается в развилку: сотруднику хватит логина с кодом из СМС или каждому нужен сертификат за несколько тысяч рублей?

С выбором можно ошибиться. Трудовой договор, подписанный работником простой подписью в системе работодателя, не считается действительным, так как ст. 22.3 ТК РФ требует усиленной подписи. Перекос в другую сторону бьет по бюджету: квалифицированная подпись на каждого сотрудника обходится примерно в 2 000 рублей в год.

В статье разберем, какой вид подписи подойдет под ваши задачи, а также рассмотрим, как автоматизировать процесс выпуска для новых сотрудников.

Три вида электронных подписей: что говорит закон

Виды электронных подписей для кадровых документов задают два закона: один описывает саму подпись, второй — как ее применять в трудовых отношениях.

63-ФЗ — основной закон об электронной подписи

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» в ст. 5 выделяет простую и усиленную подпись, а усиленную делит на неквалифицированную и квалифицированную. На практике это три уровня, которыми и оперирует ТК РФ.

Статьи 22.1–22.3 ТК РФ — специальные нормы для КЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» добавил в ТК РФ три статьи:

• ст. 22.1 определяет, что такое кадровый электронный документооборот и какие документы можно проводить в таком формате;
• ст. 22.2 задает порядок введения КЭДО: локальный нормативный акт, уведомление работников, письменное согласие;
• ст. 22.3 отвечает на вопрос, кто какой подписью подписывает конкретный документ.

Требования к составу и форматам самих электронных кадровых документов задает отдельный акт — Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, он применяется с 1 марта 2023 года.

Иерархия: от чего зависит уровень электронной подписи

ПЭП, УНЭП и УКЭП выстраиваются лестницей: от факта подписания к полноценному аналогу собственноручной подписи. Подпись более высокого уровня подходит и там, где закон разрешает нижний, но не наоборот. Электронная подпись для КЭДО подбирается по минимально достаточному уровню для каждого типа документа.

ПЭП в КЭДО: что можно подписывать

По ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ простой подписью работник подписывает всё, что не попало в закрытый перечень усиленных подписей:

• заявления на отпуск, отгул, выдачу справки;
• заявки на командировку;
• ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА): правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда;
• ознакомление с приказами по основной деятельности;
• согласия на обработку персональных данных;
• служебные записки и запросы в кадровую службу.

По объему это основная масса кадрового документооборота: заявлений и ознакомлений в год кратно больше, чем договоров.

Ограничения

Простой подписью нельзя подписать:

• трудовой договор и допсоглашение к нему,
• договор о материальной ответственности,
• ученический договор и заявление об увольнении;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы (и изменений к нему);
• согласие на перевод;
• отзыв заявления об увольнении;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
• ознакомление с приказом (распоряжением) о дисциплинарном взыскании.

Стоимость и выпуск

Отдельной цены у ПЭП нет: она входит в лицензию системы КЭДО, а выпуск сводится к регистрации — доступу в личный кабинет, привязке телефона, принятию соглашения о ПЭП.

УНЭП в КЭДО: основная подпись кадрового документооборота

Со стороны работника усиленная неквалифицированная подпись закрывает почти весь кадровый контур — и то, что доступно ПЭП, и закрытый перечень из ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ:

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор и договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• согласие на перевод;
• заявление об увольнении и отзыв такого заявления;
• ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания и с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Со стороны работодателя по всем остальным документам достаточно УНЭП — это ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ. Но в основном для приказовы на отпуск, командировочныхдокументов, ознакомлений с ЛНА, расчетных листков работодатель использует УКЭП.

Два вида УНЭП, и это важно при выборе системы

УНЭП можно выпустить двумя способами:

• Через удостоверяющий центр оператора системы КЭДО. Порядок ее проверки определяется отдельным соглашением о применении и признании УНЭП. Такая подпись работает только внутри кадрового контура — на Госуслугах или в банке такой подписью ничего подписать нельзя.
• УНЭП типа «Госключ» выдается с использованием инфраструктуры электронного правительства. Сотрудник ставит приложение Минцифры, входит по подтвержденной учетной записи Госуслуг и выпускает сертификат бесплатно. Такая подпись остается с человеком при смене работодателя.

ТК РФ признает обе. Разница в том, что первый вариант выпускается быстрее. Она всё равно требует подтверждения личности сотрудника, но сделать это можно без записи на Госуслугах.

Стоимость и выпуск

УНЭП в КЭДО для работодателя, как правило, входит в лицензию системы, а «Госключ» бесплатен.

УКЭП в КЭДО: подпись на стороне работодателя

Часть 1 ст. 22.3 ТК РФ дает закрытый перечень документов, для которых работодатель обязан использовать УКЭП. В него входят:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• изменения в любой из этих договоров;
• приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
• уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Все остальные кадровые документы работодатель вправе подписывать УНЭП.

Кто именно подписывает от лица компании

Сертификат электронной подписи на имя организации выдается только руководителю — это 63-ФЗ в редакции Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ. Кадровик, который подписывает трудовые договоры по доверенности, использует личную УКЭП физического лица и прикладывает к документу машиночитаемую доверенность (МЧД). Сформировать МЧД можно бесплатно в сервисе ФНС России или в системе КЭДО.

Когда УКЭП нужна работнику

По закону она не нужна никогда: все документы, для которых ТК РФ требует от работника усиленной подписи, закрываются УНЭП. Квалифицированная пригодится, если сотрудник и так пользуется ею вне работы — подает декларацию, регистрирует сделки. Ранее полученную самостоятельно УКЭП работник вправе применять и в КЭДО (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Стоимость и выпуск

С 1 января 2022 года квалифицированный сертификат для руководителя юридического лица и для ИП выдает только удостоверяющий центр ФНС России и его доверенные лица бесплатно. Платить придется за сопутствующее:

• защищенный носитель (Рутокен ЭЦП 2.0 и аналоги), покупается один раз на несколько лет;
• лицензия средства криптографической защиты (криптосредства).

Срок действия сертификата УЦ ФНС составляет 15 месяцев. С октября 2025 года УЦ ФНС выпускает сертификат руководителя и в мобильном приложении «Моя подпись»: личность подтверждается через Единую биометрическую систему, носитель и лицензия криптосредства не нужны. Сертификат на токене при этом сохраняется — у руководителя может быть несколько сертификатов сразу.

УКЭП физического лица, которое подписывает по доверенности, оформляется в коммерческом аккредитованном УЦ. Бесплатная альтернатива — УКЭП в приложении «Госключ»: личность подтверждается загранпаспортом нового поколения с бесконтактным чипом (NFC), биометрией из Единой биометрической системы (ЕБС) либо визитом в МФЦ или банк.

Матрица: какой подписью подписывать каждый документ

По этой таблице и проверяется, какая подпись нужна для КЭДО в каждой строке маршрута.

Исключения: что не переводится в электронный вид вообще

Согласно части 3 ст. 22.1, ТК РФ дает закрытый перечень документов, которые нельзя проводить по КЭДО:

• трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности;
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказ (распоряжение) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.

Оптимальная стратегия: как минимизировать затраты на подписи

Расходы на электронные подписи зависят в основном от того, как в КЭДО настроено подписание документов.

Перед запуском системы стоит определить:

• какие документы подписываются УКЭП со стороны работодателя;
• кто именно уполномочен подписывать их от имени компании;
• в каких процессах достаточно УНЭП или ПЭП;
• как сотрудники будут получать УНЭП: внутри системы КЭДО или через «Госключ»;
• включены ли выпуск и использование подписей в тариф системы.

Необязательно оформлять квалифицированную подпись каждому сотруднику. Для большинства сотрудников достаточно ПЭП для повседневных действий в системе и УНЭП для документов, которые по ТК РФ требуют усиленной подписи. УКЭП потребуется только тем представителям работодателя, которые подписывают от имени работодателя.

Практический ориентир: проверьте, как система распределяет подписи по типам документов и поддерживает ли работу с УКЭП, УНЭП и ПЭП. Особое внимание стоит обратить на то, поддерживает ли система КЭДО работу с МЧД. Тогда компания сможет соблюдать требования законодательства без лишних действий для кадровой службы и сотрудников.

Как выпустить УНЭП в VK HR Tek

В VK HR Tek сотрудник выпускает УНЭП прямо в системе — без визита в удостоверяющий центр, токена и установки криптосредств на компьютер. Способ подтверждения выпуска настраивает работодатель. Есть два сценария:

Через Госуслуги. После отправки заявления на выпуск УНЭП сотрудник авторизуется на портале, открывает уведомление от удостоверяющего центра «СКБ Контур» и подтверждает запрос на выпуск подписи. Ссылка из уведомления действует 24 часа. После подтверждения сертификат обычно выпускается в течение нескольких минут, а уведомление о его готовности приходит на Госуслуги.

Кодом из СМС. Сотрудник получает код на номер телефона, указанный при регистрации в VK HR Tek. Код нужно ввести в системе и подтвердить заявление на выпуск подписи. Затем удостоверяющий центр также выпускает сертификат — и можно работать с кадровыми документами.

Пять ошибок при выборе электронной подписи для КЭДО

Ошибки при использовании электронной подписи могут привести к дополнительным проверкам и лишним тратам. Чаще всего компании могут ошибиться в следующих сценариях.

Купить УКЭП всем сотрудникам. Переплата в сотни раз при нулевом выигрыше: закон нигде не требует от работника квалифицированной подписи.

Подписать трудовой договор простой подписью. В информационной системе работодателя это прямое нарушение ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ. У такого договора не будет юридической силы, а по ч. 4 ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (далее — КоАП РФ) ненадлежащее оформление трудового договора стоит юридическому лицу 50 000–100 000 ₽. Также это можно квалифицировать по ч. 1 ст. 5.27 как общее нарушение трудового законодательства — в этом случае штраф составит 30 000–50 000 ₽ для юрлица.

Подписывать документы без согласие на КЭДО. Пока нет локального нормативного акта по ст. 22.2 ТК РФ и письменных согласий работников, правовой основы у документооборота нет. Согласие не требуется только от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и на эту дату не имел трудового стажа.

Не настроить маршруты под виды подписей. Например, приказ о дисциплинарном взыскании идет по маршруту обычного приказа и подписывается неквалифицированной подписью работодателя, хотя ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ требует здесь УКЭП, или работник подписал ознакомление с таким приказом ПЭП. Уровень подписи должна проверять сама система на каждом типе документа.

Пропустить срок сертификата УКЭП. Перевыпуск возможен дистанционно до того, как истечет действующий сертификат. Просроченный сертификат перевыпускают при личном визите в инспекцию, и и договоры в это время не подписывают.

Заключение

Подпись для КЭДО выбирают по типу документа. Для заявлений, ознакомлений и большинства приказов сотруднику достаточно ПЭП, работодателю — УНЭП. Для документов из специальных перечней ст. 22.3 ТК РФ работнику нужна УНЭП или УКЭП, работодателю — УКЭП. Оформлять квалифицированную подпись всем сотрудникам не требуется.

Перед запуском КЭДО настройте маршруты документов, определите подписантов и порядок перевыпуска ЭП. Работодатель оплачивает получение и использование подписи сотрудника, поэтому обычно достаточно сочетания ПЭП для повседневных задач и УНЭП для значимых документов. Если от лица компании подписывает кадровик, ему понадобятся личная УКЭП и МЧД.