График отпусков на 2027 год: образец заполнения формы Т-7 и пошаговая инструкция

Осенью компании будут планировать отпуска работников на 2027 год. Для крупных организаций с сотнями сотрудников и сетью филиалов — это непростой процесс. Нужно собрать предпочтения по датам, учесть особенности регионов и производственный календарь, устранить пересечения, всё согласовать. Ошибки могут обернуться штрафами, жалобами работников и нехваткой людей в пиковые месяцы.

Рассказываем, как утвердить график отпусков на 2027 год по всем требованиям закона. В статье — образец заполнения формы Т-7, скачиваемый шаблон и чек-лист проверки, а также советы по автоматизации процесса.

Обновлено 2 июля 2026 года.

Что такое график отпусков и зачем он нужен

График отпусков — это официальный документ, который фиксирует очередность ежегодного оплачиваемого отдыха сотрудников на календарный год. Он держит баланс между интересами работников и потребностями компании: люди планируют личное время отдыха заранее, а руководители обеспечивают бесперебойную работу подразделений. Утвержденный график подтверждает, что работодатель выполнил требование Трудового кодекса.

Очередность отпусков определяется графиком, который работодатель утверждает ежегодно — согласно требованиям статьи 123 ТК РФ.

График отпусков позволяет работодателю:

• вовремя распределить трудовые ресурсы и разгрузить периоды с пиковыми нагрузками;
• рассчитать отпускные суммы и заранее спланировать выплаты;
• минимизировать трудовые споры и снизить риск штрафов за нарушение статьи 5.27 КоАП РФ.

Подход к составлению графика не меняется год к году — правила одинаковы и для графика отпусков 2026, и для планирования на 2027 год. Меняются только даты: производственный календарь, крайний срок утверждения и год в шапке документа.

Форма Т-7: структура и обязательные поля

Стандартный бланк графика отпусков — унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Но использовать именно ее работодатель не обязан.

С 1 января 2013 года унифицированные формы первичной учетной документации перестали быть обязательными. Основание — ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Компания вправе взять готовую Т-7 или разработать свой бланк: главное, чтобы в нем были все данные, которые нужны для планирования и уведомления сотрудников. На практике большинство кадровиков остается на Т-7: она привычна, ее понимают проверяющие, и под нее заточены учетные системы.

В верхней части бланка указывают реквизиты документа и компании:

• полное наименование организации и код по ОКПО;
• номер документа и дату составления;
• год, на который формируется график, — 2027;
• отметку об учете мнения профсоюза, если он есть в компании;
• гриф «Утверждаю»: должность руководителя, подпись, расшифровка и дата.

Основная часть Т-7 — таблица из десяти граф. Часть заполняют при составлении графика осенью, еще часть — в течение года.

Ключевая графа таблицы — пятая. В ней суммируют все дни, положенные работнику: 28 календарных дней основного отпуска плюс дополнительные, если они есть. Если у сотрудника накопились неиспользованные дни за прошлые годы, их тоже включают в план на 2027 год — иначе можно нарушить запрет держать работника без отпуска два года подряд.

Совместителей вносят в график столько раз, сколько должностей они занимают: на каждую — отдельная строка со своим табельным номером и количеством дней. У внешнего совместителя даты в графе 6 должны совпадать с отпуском по основному месту работы.

Графа 6 — самая частая точка для ошибки. Указывать нужно конкретную дату начала отпуска, а не просто месяц. Причина в требовании статьи 123 ТК РФ: работника нужно письменно уведомить о начале отпуска не позднее чем за две недели. Если в графе стоит только «июль», отсчитать эти две недели невозможно — и документ формально нарушает закон.

Графы 7–9 остаются пустыми при составлении и заполняются в течение года: фактическую дату вносят, когда работник ушел в отпуск, а графы переноса — если даты сдвинулись по заявлению и приказу.

Вот как выглядит корректно заполненная строка на этапе составления графика:

Обратите внимание на графу с количеством дней: у менеджера и бухгалтера — по 28, стандартный отпуск. У руководителя отдела — 31, потому что к основному отпуску добавились три дня за ненормированный рабочий день. Такие дополнительные дни компания закрепляет в локальном нормативном акте (ЛНА).

Как заполнить график отпусков без ошибок: четыре шага

Чтобы график сложился без споров, важно наладить работу всех участников процесса: сотрудников, руководителей подразделений, кадровой службы и профсоюза, если он есть. Вот пошаговая инструкция, которая поможет избежать типичных ошибок.

1. Сбор пожеланий по датам

Руководители подразделений собирают у сотрудников желаемые периоды отдыха. Закон не устанавливает срок для этого этапа, но на практике опрос запускают осенью, в октябре или ноябре, — чтобы успеть обсудить пожелания и без спешки свести их в один документ.

Далее руководитель сводит собранные заявки и ищет пересечения. Если на один период претендуют два ключевых сотрудника из одного отдела, вопрос решают заранее: договариваются о сдвиге на неделю-две или разбивают отпуск на части. Отпуск можно делить, но одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней — это прямое требование ст. 125 ТК РФ. Такие договоренности лучше зафиксировать сразу, чтобы не пересобирать график в декабре под давлением срока.

На этом шаге учитывают работников с преимущественным правом выбора времени отпуска. Они вправе уйти в отдых в удобное им время, и их пожелания проверяют в первую очередь:

• сотрудники до 18 лет;
• беременные;
• родители трех и более детей до 12 лет;
• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам;
• работники со знаком «Почетный донор России»;
• работники, удостоенные высших званий и государственных наград высшей степени;
• один из родителей ребенка-инвалида до 18 лет;
• ветераны и инвалиды войны.

2. Кого включить в график

В график обязательно вносятся все лица, с которыми заключены трудовые договоры — независимо от занимаемой должности, уровня ответственности и стажа. Это требование распространяется на следующие категории:

• Штатные сотрудники — работники, трудящиеся по основному месту работы.
• Внутренние совместители, которых указывают отдельно по каждой занимаемой должности.
• Внешние совместители, чьи отпуска по совместительству должны совпадать с периодом отдыха по основному месту работы согласно ст. 286 ТК РФ.
• Временные работники, нанятые по срочным договорам, если срок их действия охватывает 2027 год.
• Сотрудницы в отпуске по беременности и родам либо по уходу за ребенком — они вносятся в график согласно ст. 255 ТК РФ.

Физические лица, которые работают по гражданско‑правовым договорам, не имеют права на какой-либо отпуск в рамках трудового кодекса, и соответственно не указываются в графике.

Также ТК РФ предусматривает дополнительные оплачиваемые отпуска для отдельных категорий граждан. Среди них:

• инвалиды,
• медицинские работники,
• педагоги,
• участники СВО,
• несовершеннолетние работники и другие.

Кроме того, дополнительные отпуска предоставляются за работу:

• в районах Крайнего Севера,
• с вредными или опасными условиями труда,
• требующую специфической адаптации и связанную с особым характером,
• в режиме ненормированного рабочего дня и связанную с иными основаниями.

Все дополнительные отпуска также нужно отразить в графике отпусков. Правильное включение всех категорий сотрудников в документ помогает избежать претензий при проверках, а также делает планирование отпусков прозрачным и удобным для кадровиков и бухгалтерии.

3. Заполнение формы

Кадровая служба сводит собранные заявки в форму Т-7 или в собственный бланк. Заполняют шапку и графы 1–6 по каждому работнику, разводят пересечения у ключевых специалистов и, если нужно, договариваются о сдвиге дат. Итог этого шага — готовый проект графика на 2027 год.

4. Учет изменений в течение года

Хотя график отпусков относится к числу обязательных кадровых документов, на протяжении года в него можно вносить правки — если на это есть законные основания.

Изменения могут происходить по инициативе работника, работодателя или в результате обстоятельств, указанных в Трудовом кодексе РФ. В соответствии со ст. 124 ТК РФ, перенести отпуск можно в следующих случаях:

• сотрудник временно нетрудоспособен и предоставляет соответствующий документ;
• работник привлекается к исполнению государственных обязанностей, срок которых совпал с периодом отдыха;
• уведомление о дате начала отпуска направлено позже чем за две недели;
• отпускные не были выплачены вовремя.

Если отпуск переносится по соглашению сторон, необходимо оформить заявление работника и приказ руководителя, а новые даты и реквизиты документа отразить прямо в графике.

В случаях производственной необходимости работодатель вправе попросить сотрудника перенести отдых, но при этом работник должен отгулять неиспользованные дни в течение двенадцати месяцев после окончания рабочего года, к которому относится этот отпуск. Такое правило гарантирует, что право на отдых не утратится из‑за служебных обстоятельств.

Сроки утверждения, подписания и хранения графика отпусков

График отпусков утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года. Основание — ч. 2 ст. 123 ТК РФ . За нарушение этой нормы трудовая инспекция вправе привлечь компанию к административной ответственности.

Если в компании есть выборный профсоюзный орган, проект графика сначала направляют ему. Порядок описан в ст. 372 ТК РФ: мотивированное мнение профсоюз дает в течение пяти рабочих дней. Отметку об учете этого мнения нужно добавить в шапку формы Т-7.

После согласования руководитель утверждает график приказом. В нем должны быть:

• заголовок: «Приказ об утверждении графика отпусков на 2027 год»;
• дата и номер приказа;
• ссылка на статью 123 ТК РФ;
• формулировка: «Утвердить график отпусков на 2027 год согласно приложению»;
• список ответственных за контроль исполнения и сроки ознакомления работников.

К приказу прикладывают саму форму — Т-7 или собственный бланк.

Собирать подписи работников об ознакомлении закон прямо не требует (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Но подпись защищает от споров: без нее сотрудник может заявить, что не знал о датах. Ознакомление оформляют двумя способами — добавляют в Т-7 графу «Подпись работника об ознакомлении» или заводят отдельный лист ознакомления с фамилиями, подписями и датами.

График отпусков хранят три года. Основание — п. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок считают с 1 января года, следующего за годом, в котором завершилось делопроизводство по документу. Например, график на 2027 год следует хранить до 1 января 2031 года.

Как автоматизировать график c помощью КЭДО

Когда в компании сотни сотрудников в нескольких городах, ручная работа с графиком превращается в десятки Excel-таблиц, писем и сверок. Часть этой рутины снимают системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) — они переводят в онлайн весь цикл, от сбора дат до подписания приказа.

Чтобы вести график в электронном виде, нужно выполнить два условия:

• получить согласие работника на применение КЭДО и электронной подписи;
• работодатель подписывает график усиленной квалифицированной электронной подписью.

Сотрудники используют простую или усиленную неквалифицированную подпись, если это закреплено в ЛНА. Порядок работы с электронными документами закрепляют в отдельном локальном акте. Основание — статья 22.2 ТК РФ.

Разберем автоматизацию на примере модуля «График отпусков» платформы VK HR Tek.

Шаг 1. Планирование

Кадровый специалист или руководитель открывает модуль «График отпусков» и создает проект документа. Система сама ставит сотрудникам задачи на внесение дат — обзванивать и писать каждому не нужно.

В настройках задают производственные календари — федеральный и региональные — и дополнительные ограничения: минимальную длительность отпуска, кратность периодов, обязательные выходные.

Шаг 2. Заполнение сотрудниками

В своей карточке работник видит доступные дни и обязательные поля — без них заявку не отправить. Это исключает пропуск важных сведений. Все заявки сводятся в единый документ и уходят руководителю на проверку.

В личном кабинете сотрудник в любой момент видит, сколько дней отпуска накопил, и оттуда же подает заявку на отдых.

Шаг 3. Согласование

Руководитель получает наглядный график с диаграммой отсутствий. Пересечения у ключевых специалистов подсвечиваются — их можно обсудить и перенести прямо в системе, без печати десятков таблиц и ручных сверок. В случае корректировки документ возвращается сотруднику на доработку.

Шаг 4. Утверждение

После согласования система формирует приказ и выгрузку с датами по каждому работнику. Файлы попадают в личный кабинет сотрудника для ознакомления и подписи электронной подписью. По умолчанию работник видит только свой отпуск, руководитель — график своей команды; права доступа настраивают под структуру компании.

Шаг 5. Контроль исполнения

За две недели до отпуска система напоминает работнику о приближении даты. Нужен другой срок — сотрудник создает запрос в личном кабинете и отслеживает статус согласования.

Если сотрудник подтверждает даты отпуска по графику, он оформляет заявление, которое автоматически передается в отдел кадров. Интеграция с 1С позволяет мгновенно передать данные без двойного ввода.

Кейсы: как это работает у клиентов

«Магнит Маркет» оцифровал кадровые процессы и перевел 2350 сотрудников на КЭДО VK HR Tek

До 2023 года компания вручную оформляла все кадровые документы, включая заявления на отпуск и приказы. Для удаленных сотрудников подключали курьеров или отправляли документы по почте, что занимало время и вызывало задержки.

После внедрения VK HR Tek все эти процессы перешли в электронный вид: заявки на отпуск, командировки, переводы, трудовые договоры теперь оформляются и подписываются онлайн. Результат — сокращение времени обработки документов, прозрачный контроль сроков и полный отказ от лишней бумажной бюрократии.

Как перевести на КЭДО 1000+ сотрудников: опыт группы компаний Островок

Компания быстро росла, и бумажный документооборот стал непрактичным — согласование отпусков занимало недели. С VK HR Tek первым делом автоматизировали именно отпуска: появился единый график для всех подразделений с контролем пересечений и мгновенным обновлением данных. Команда работает в системе уже почти два года, весь комплекс кадровых процессов сформирован в электронном виде.

Частые ошибки и штрафы

Даже опытные кадровики спотыкаются на одних и тех же местах. Собрали пять частых ошибок и способы их избежать. 1. Нарушение срока утверждения. График на 2027 год нужно утвердить до 17 декабря 2026 года (статья 123 ТК РФ). Переход на новую систему или согласование с профсоюзом отнимают время, и срок легко пропустить.

Как избежать: начинать сбор данных за месяц, в октябре–ноябре.

2. Отсутствие ознакомления. Подпись работника закон не требует, но без нее сотрудник может отказаться идти в отпуск в назначенные даты и спровоцировать спор.

Как избежать: настроить автоуведомления и собирать подписи в электронном виде.

3. Неверный тип электронной подписи. График работодатель подписывает УКЭП (статья 22.3 ТК РФ). ПЭП или УНЭП допустимы только для сотрудников и только если это закреплено в ЛНА. С неподходящей подписью документ не имеет юридической силы.

Как избежать: заранее выпустить УКЭП для подписантов.

4. Нет локального акта о КЭДО. Для перехода на электронный документооборот нужен регламент (статья 22.2 ТК РФ): какие документы ведут электронно, кто их подписывает, где они хранятся. Отсутствие такого ЛНА — прямое нарушение при проверке.

Как избежать: утвердить регламент о КЭДО приказом и ознакомить с ним работников.

5. Нарушение правил хранения. График на общем диске без прав доступа рискует быть случайно удаленным или измененным.

Как избежать: настроить резервное копирование и разграничение доступа. В системе КЭДО график хранится в архиве автоматически весь положенный срок.

Штрафы

Отсутствие графика, нарушение сроков или очередности подпадают под ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф считается по каждому эпизоду, поэтому массовое нарушение по нескольким сотрудникам может суммироваться в ощутимую цифру.

График отпусков на 2027 год — обязательный документ, за которым стоит понятная логика. Утвердить его нужно до 17 декабря 2026 года, внести в него всех работников с трудовыми договорами, а в графе 6 проставить конкретные даты, а не месяцы. Подписи об ознакомлении закон напрямую не требует, но они снимают риск споров о датах. Хранится готовый график три года — до 1 января 2031 года. Форма подойдет привычная Т-7 или собственная, с обязательными реквизитами.

Ручную часть этой работы берет на себя модуль «График отпусков» в VK HR Tek: система сама ставит задачи сотрудникам, сводит заявки в единый документ, подсвечивает пересечения и напоминает о сроках — даже в распределенной команде на несколько городов.