Согласие сотрудника на переход на КЭДО: обязательно ли, форма и что делать при отказе

Компания решила перейти на ведение кадрового учета в электронном виде, утвердила положение и готова отказаться от бумажных заявлений. Дальше нужно собрать согласия сотрудников, и на этом этапе у кадровиков возникает много вопросов. Одни сотрудники не возвращают бланк, другие спрашивают, можно ли отказаться, третьи присылают фото подписанного согласия и считают, что дело сделано. Разбираем, от кого согласие нужно, в какой форме его оформить и что делать, если сотрудник не хочет переходить на электронные документы.

Обязательно ли согласие работника на КЭДО

Перевести сотрудника на КЭДО по общему правилу можно только с его письменного согласия (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ). Без согласия его кадровые документы продолжают оформлять на бумаге, а наказывать за отказ нельзя.

Часть 7 ст. 22.2 ТК РФ делает одно исключение. Согласие не требуется от граждан, которых приняли на работу после 31 декабря 2021 года и у которых на эту дату не было трудового стажа.

Уведомить таких сотрудников всё равно нужно. По ч. 6 той же статьи работодатель, который ведет КЭДО, обязан проинформировать о нем каждого, кого принимает на работу. Удобнее всего сделать это до подписания трудового договора: отдельным уведомлением или документом в пакете для новичка. Кандидат, у которого был трудовой стаж на 31.12.2021, при приеме вправе сразу дать согласие на КЭДО (ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ).

Трудовой кодекс не уточняет, что считать трудовым стажем. Минтруд в письме от 22.05.2023 № 14-6/ООГ-3574 советует проверять стаж по трудовой книжке и сведениям о трудовой деятельности, которые хранятся в информационных ресурсах Социального фонда. Если по документам нельзя точно установить, был ли у сотрудника стаж на 31 декабря 2021, кадровику надежнее взять у него согласие. Так компания избежит спора о том, законно ли сотрудника перевели на КЭДО.

Что подготовить до сбора согласий

Сотрудник должен понимать, на что соглашается, поэтому до рассылки бланков компании нужны:

Локальный нормативный акт (далее — ЛНА) о КЭДО. Обычно это положение или регламент, в котором закрепляют дату введения электронного документооборота, перечень документов, способы взаимодействия, виды электронной подписи и срок уведомления работников. ЛНА утверждают приказом вместе с датой введения КЭДО. Она не может быть раньше окончания срока уведомления (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ). Если в компании есть профсоюз, ЛНА принимают с учетом его мнения (ст. 372 ТК РФ). С утвержденным актом знакомят работников под подпись.

Уведомление работников. Его получает каждый сотрудник, включая тех, кто в отпуске, на больничном или работает дистанционно. В уведомлении сообщают о переходе и о праве дать согласие (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ).

Конкретного срока уведомления закон не устанавливает: его определяет сама компания в ЛНА. На практике на уведомление и сбор согласий часто закладывают не меньше месяца. За это время успевают ответить сотрудники в командировках, на вахте и в отпуске, а у кадровиков остается запас на вопросы.

Образец уведомления о переходе на КЭДО

Уважаемый(ая) [ФИО]!

Уведомляем, что с [дата] ООО «[Наименование]» вводит электронный документооборот в сфере трудовых отношений в соответствии со ст. 22.2 ТК РФ. Порядок электронного документооборота установлен Положением о кадровом электронном документообороте, утвержденным приказом от [дата] № [номер].

Вы можете согласиться на переход на электронный документооборот. В этом случае кадровые документы, в соответствии с типами документов, утвержденными Приказом, в отношении Вас будут вестись в формате электронных документов.

Также Вы вправе отказаться от перехода на электронный документооборот, сохранить прежний порядок взаимодействия с Работодателем и подписывать документы в бумажном виде. При этом за Вами сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

[Должность, ФИО, подпись уполномоченного лица]

С уведомлением ознакомлен(а): [подпись работника, расшифровка, дата]

Форма согласия: бумага или электронная подпись

Трудовой кодекс требует оформлять согласие на КЭДО в письменной форме, на бумаге с собственноручной подписью сотрудника (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ). Минтруд подтвердил это в письме от 12.02.2025 № 14-6/ООГ-653: согласие «оформляется в письменном (бумажном) виде». Согласия, подписанного только усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), недостаточно.

Этот порядок может измениться. 2 октября 2026 года Минтруд опубликовал для обсуждения поправки в ТК РФ, которые могут разрешить использовать для КЭДО мессенджер Max. По проекту согласие можно будет оформить электронным документом и подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или УНЭП, выпущенной в инфраструктуре Госуслуг («Госключ»).

Поправки планируют ввести с 1 марта 2027 года. Пока проект не принят, нужно собирать согласия на бумажных бланках, которые сотрудники подписывают от руки.

Что указать в согласии

Единой утвержденной формы нет, поэтому компания разрабатывает ее сама. Обычно в согласие включают:

• название компании;
• ФИО и должность сотрудника;
• прямую формулировку согласия на взаимодействие посредством электронного документооборота со ссылкой на ст. 22.2 ТК РФ;
• подтверждение, что сотрудник ознакомлен с ЛНА о КЭДО, с его реквизитами;
• способ взаимодействия: через информационную систему работодателя, личный кабинет или мобильное приложение, виды электронной подписи;
• дату, подпись и ее расшифровку.

Образец согласия на взаимодействие посредством электронного документооборота

В ООО «[Наименование]» от [должность, ФИО], табельный № [номер]

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота

В соответствии со ст. 22.2 Трудового кодекса РФ даю согласие на взаимодействие с ООО «[Наименование]» посредством электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

С Положением о кадровом электронном документообороте, утвержденным приказом от [дата] № [номер], ознакомлен(а).

Взаимодействие прошу осуществлять через [название системы / личный кабинет / мобильное приложение] с использованием [вид электронной подписи], в порядке, установленном указанным Положением.

Мне известно, что документы, перечисленные в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, оформляются на бумажном носителе, а по моему заявлению работодатель выдает копии документов, связанных с работой, на бумаге (ст. 62 ТК РФ). Настоящим я подтверждаю, что подписание мной документов электронной подписью является действием по моей инициативе и выражением моей воли.

Я уведомлен(а), что отзыв настоящего согласия законодательством не предусмотрен.

[Дата] [Подпись] [Расшифровка подписи]

Образец носит ориентировочный характер. Перед использованием адаптируйте его под свой ЛНА и согласуйте с юристом.

Какие документы оформляют при переходе на КЭДО

При переходе на КЭДО сотрудник подписывает несколько документов. У каждого из них свое основание, и оформляют их отдельно:

Согласие на КЭДО. Переводит сотрудника на электронное взаимодействие с работодателем (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ). Нужно от всех, кроме тех, у кого не было трудового стажа на 31.12.2021.

Согласие на обработку персональных данных. Его требует ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» в тех случаях, когда без согласия субъекта обрабатывать данные нельзя. Нужно ли оно в вашей ситуации, решает ответственный за персональные данные или юрист. Сотрудник может подписать такое согласие электронной подписью. Исключение — четыре вида согласий, которые нужно оформлять на бумаге:

• на обработку биометрических данных;
• на включение данных в общедоступные источники;
• на обработку специальных категорий персональных данных (например, сведений об инвалидности);
• на распространение данных неопределенному кругу лиц.

Заявление на выпуск электронной подписи. Его оформляют, если сотрудник будет подписывать документы УКЭП или УНЭП. Порядок выпуска подписи определяют Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и правила удостоверяющего центра, который ее выдает.

Соглашение о применении (признании) УНЭП. Его заключают, если сотрудник будет подписывать документы усиленной неквалифицированной электронной подписью. Без такого соглашения УНЭП не признается равнозначной собственноручной подписи (ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ).

Как собрать согласия: пошаговый порядок

Когда ЛНА и приказ готовы, кадровая служба собирает согласия в таком порядке:

1. Ознакомление сотрудников с ЛНА. Кадровик знакомит сотрудников с положением под подпись до сбора согласий или вместе с уведомлением.
2. Уведомление сотрудников. Уведомление получают все сотрудники в срок, который задает ЛНА.
3. Сбор согласий. Сотрудники подписывают бланки и передают их в отдел кадров до даты из уведомления. Оригиналы согласий хранят в личных делах.
4. Ведение реестра. Реестр не обязателен, но его можно вести для удобства контроля. Достаточно таблицы с колонками: ФИО, табельный номер, дата уведомления, статус (согласие, отказ, нет ответа, согласие не требуется), дата согласия, вид подписи и место хранения оригинала.
5. Подключение сотрудников к системе. Для каждого, кто дал согласие, кадровик создает учетную запись, а сотрудник подает заявление на выпуск электронной подписи.

Что делать, если сотрудник отказался или не отвечает

Если сотрудник отказался от КЭДО или не вернул бланк к сроку из уведомления, его кадровые документы продолжают оформлять на бумаге. По ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ отсутствие согласия считается отказом, а дать согласие сотрудник вправе и позже.

Отдельный документ об отказе закон не требует. Для учета кадровику достаточно отметки в реестре с датой уведомления. Если сотрудник сам хочет написать заявление о несогласии, его сохраняют в личном деле, но требовать такое заявление нельзя и юридической силы оно не имеет.

Наказывать сотрудника за отказ нельзя. ТК РФ называет согласие правом работника, поэтому отказ не нарушает трудовую дисциплину и не может стать основанием для выговора, увольнения или лишения премии. Минтруд в письме от 03.02.2023 № 14-6/ООГ-771 отдельно указал, что отсутствие согласия не может быть основанием для увольнения или отказа в приеме на работу. Если компания снизит выплаты или ухудшит условия работы из-за отказа, трудовая инспекция и суд могут расценить это как ущемление прав работника.

Можно ли отозвать согласие на КЭДО

Трудовой кодекс не дает сотруднику право отозвать согласие на КЭДО. Минтруд в письмах от 12.09.2022 № 14-4/В-823 и от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321 прямо указал, что ТК РФ отзыв согласия не предусматривает. В 2025 году этот вывод подтвердил Роструд в ответе на вопрос № 232369 на «Онлайнинспекции». Поэтому сотрудников стоит заранее предупреждать, что после подписания согласия вернуться к бумажному документообороту по своему желанию они не смогут.

Согласие сохраняет силу и тогда, когда у сотрудника заканчивается срок действия электронной подписи, потому что оно касается способа взаимодействия с работодателем и не привязано к конкретной подписи. Сроки действия подписей отслеживает система КЭДО, а сотрудник вовремя выпускает новую подпись.

Особые случаи

Правило о письменном согласии действует для всех сотрудников, но в некоторых ситуациях выполнить его на практике сложнее. Ниже — случаи, в которых у кадровиков чаще всего возникают вопросы.

Дистанционные работники. Для них действует то же правило: нужно письменное согласие (письмо Минтруда от 03.02.2023 № 14-6/ООГ-771). Бланк и уведомление отправляют способом, описанным в ЛНА, а подписанный оригинал работник возвращает заказным письмом с уведомлением о вручении.

Иностранные работники. На них распространяются те же правила, что и на граждан России. Если сотрудник плохо знает русский, к уведомлению можно приложить перевод на его родной язык.

Совместители. Согласие на КЭДО дает физическое лицо, поэтому оно распространяется на все трудовые договоры сотрудника с этим работодателем, в том числе на внутреннее совместительство. Внешнего совместителя уведомляют и берут у него согласие так же, как у остальных сотрудников.

Сотрудники в отпуске, декрете, на больничном. Уведомление им всё равно направляют, например почтой. Если к сроку из уведомления согласия нет, это считается отказом, но подписать согласие сотрудник может и при выходе на работу.

Сотрудники без смартфона. Смартфон для КЭДО не обязателен: документы можно подписывать с рабочего компьютера. Если сотрудник не готов и к этому, он остается на бумаге.

Типичные ошибки работодателя

При сборе согласий работодатели чаще всего допускают такие ошибки:

1. Согласия собирают до утверждения ЛНА. Сотрудник соглашается на правила, которых еще нет. Сначала утвердите положение о КЭДО и ознакомьте с ним работников.
2. Согласие оформлено с нарушением. Подпись только УНЭП или простой электронной подписью (ПЭП), скан, фото бланка — всё это не имеет юридической силы. Оформляйте и принимайте согласие на бумаге.
3. Уведомили не всех. Чаще всего забывают сотрудников в декрете, длительном отпуске, на вахте и дистанционных работников. Сверяйте список уведомленных со штатной расстановкой.
4. Отказавшихся не учитывают в процессах. Сотрудник на бумаге получает приказ только в электронном виде и формально с ним не ознакомлен. Настройте процессы так, чтобы для таких работников документы печатались.

Нарушения при переходе на КЭДО, например перевод сотрудника без согласия или давление на него, могут повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 ₽ для должностного лица и ИП, от 30 000 до 50 000 ₽ для организации.

Как работать с документами после перехода на КЭДО

Когда сотрудник дал согласие, кадровые документы с ним оформляют в электронном виде: он подписывает заявления и приказы, знакомится с ЛНА, запрашивает справки. Больше всего времени кадровик экономит на ознакомлении с локальными актами, потому что каждый новый документ нужно довести до всех, кого он касается.

Например, в VK HR Tek с ЛНА работают в модуле «Корпоративные документы / ЛНА». Кадровик публикует документ для всей компании, отдельных подразделений, должностей или конкретных сотрудников. Сотрудники подтверждают ознакомление ПЭП или УНЭП, а вид подписи выбирает компания. По каждому документу кадровик видит статистику ознакомления и выгружает листы ознакомления.

Следить за ходом перехода помогает модуль «Аналитика». На его дашбордах видно, сколько сотрудников уже подключено к КЭДО — в целом и по подразделениям — и сколько остается на бумаге.

Там же собраны показатели по ЛНА: сколько документов опубликовано и у кого в подразделениях есть долги по ознакомлению. Данные обновляются раз в сутки, их можно выгрузить в Excel, CSV или PDF.

Чтобы сотрудникам было проще разобраться с сервисом, VK HR Tek проводит для них бесплатное обучение.

Чек-лист по согласиям

Перед стартом сбора согласий проверьте:

☐ Положение о КЭДО утверждено, при наличии профсоюза учтено его мнение.

☐ Дата введения КЭДО в положении не раньше окончания срока уведомления.

☐ Издан приказ о переходе, назначены ответственные.

☐ Работники ознакомлены с положением под подпись.

☐ Уведомление получил каждый сотрудник, включая отсутствующих и дистанционных.

☐ Форма согласия согласована с юристом, согласие оформляется отдельно от согласия на обработку персональных данных.

☐ Определены сотрудники, от которых согласие не требуется, отсутствие у них стажа подтверждено документами.

☐ При необходимости заведен реестр со статусами «согласие / отказ / нет ответа / не требуется».

☐ Подготовлены памятка для сотрудников и ответы на частые вопросы.

Главное о согласиях на КЭДО

Переводить сотрудников на КЭДО можно только с их письменного согласия. Исключение — те, у кого не было трудового стажа на 31 декабря 2021 года. Трудовой кодекс требует оформлять согласие на бумаге с собственноручной подписью и отдельно от согласия на обработку персональных данных. Отозвать подписанное согласие сотрудник не может, поэтому об этом его предупреждают заранее.

Если сотрудник отказался или не ответил к сроку, его документы продолжают оформлять на бумаге, а наказывать за отказ нельзя. Чаще всего помогает объяснить, что заявления можно подписывать с телефона, а копии документов по-прежнему выдают на бумаге. Предложить переход можно повторно в любой момент, потому что закон разрешает дать согласие позже.