Проверка трудовой инспекции: что на самом деле интересует ГИТ и прокуратуру

Разбираем, когда может прийти Государственная инспекция труда (ГИТ), какие документы она вправе запросить и как подготовить кадровый электронный документооборот к проверке.

Когда может прийти трудовая инспекция

Порядок проверок задает Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» (далее — 248-ФЗ). Новая редакция этого закона вступает в силу с 1 октября 2026 года. Правила для инспекции труда уточняет Положение, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 21.07.2021 № 1230 (далее — Положение № 1230). В 2026 году срок действия Положения продлили до 31 декабря 2026 года.

Проверки можно разделить на два вида.

Плановые проверки. Роструд ежегодно, до 1 июля, относит каждого работодателя к одной из пяти категорий риска: высокий, значительный, средний, умеренный или низкий (п. 11 и 13 Положения № 1230). Категория рассчитывается по показателю потенциального вреда согласно критериям из приложения к Положению. На нее влияют численность штата, задолженность по зарплате, несчастные случаи и прошлые штрафы.

Плановая выездная проверка сохранена только для работодателей высокого риска: не чаще одного раза в два года (п. 15 Положения № 1230). Для низкого риска плановых мероприятий нет, а для значительного, среднего и умеренного риска ее заменил обязательный профилактический визит. Согласно Постановлению Правительства РФ от 01.10.2025 № 1511, его проводят по следующим правилам:

• для значительного риска и III класса опасности — раз в 3 года;
• для среднего риска и IV класса опасности — раз в 5 лет;
• для умеренного риска — раз в 6 лет.

Внеплановые проверки. Основания для проведения перечислены в ст. 57 248-ФЗ и п. 15 Положения № 1230. На практике инспекция приходит, если:

• сработал индикатор риска: заявление о банкротстве работодателя со штатом от 50 человек, отсутствие данных о спецоценке в ФГИС СОУТ, рост числа легких несчастных случаев, сотрудничество с самозанятыми (более 35 плательщиков НДП, вознаграждение в размере более 35 000 ₽, что составляет 90% дохода лица, сотрудничество более трех месяцев). Изменения установили Приказом Минтруда России от 30.11.2021 № 838н (с последующими изменениями) и Приказом Минтруда от 28.11.2023 № 836н, срок его действия продлен до 31.12.2026 Приказом Минтруда России от 19.11.2025 № 658н;
• поступило обращение работника с данными об угрозе жизни или здоровью либо массовая жалоба на задержку зарплаты дольше месяца — от 10% сотрудников или от 10 человек (порог закреплен в Постановлении Правительства РФ от 10.03.2022 № 336);
• истек срок ранее выданного предписания;
• поступило требование прокурора или поручение Президента или Правительства РФ;
• работодатель уклонился от обязательного профилактического визита.

Внеплановую проверку по индикатору риска или жалобе инспекция согласует с прокуратурой. О выездной проверке компанию уведомляют не позднее чем за 24 часа до начала (ч. 6 ст. 73 248-ФЗ).

Несчастные случаи. В случае тяжелых, смертельных и групповых несчастных случаев к расследованию может подключиться прокуратура. Такая проверка проходит по Федеральному закону от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации», и правила 248-ФЗ на нее не распространяются. Расследование несчастного случая — отдельная процедура по ст. 227–231 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (далее — ТК РФ): при тяжелом или смертельном случае комиссию возглавляет инспектор ГИТ, и запрос документов идет в ходе расследования.

Что запросит инспектор

Проверка бывает документарной и выездной, срок каждой — не больше 10 рабочих дней (ст. 72 и 73 248-ФЗ). При документарной проверке требование о документах приходит письменно, и на ответ у компании 10 рабочих дней с момента получения (ч. 4 ст. 72 248-ФЗ). Направить документы можно в электронном виде, подписав их электронной подписью, в том числе простой (ст. 21 248-ФЗ). Инспектор не вправе запрашивать то, что не относится к предмету проверки (ч. 6 ст. 72 248-ФЗ).

При плановой проверке инспектор работает по проверочным листам. Формы утверждены Приказом Роструда от 01.02.2022 № 20 в редакции от 22.07.2025: их стоит пройти самостоятельно до визита.

Что обычно попадает в запрос:

• Оформление трудовых отношений. Трудовые договоры и дополнительные соглашения, договоры ГПХ, приказы о переводах и увольнениях, сведения о трудовой деятельности.
• Локальные нормативные акты (далее — ЛНА). Правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, премировании, персональных данных. К каждому — подтверждение, что работники ознакомлены.
• Рабочее время и оплата. Табели, графики работы и отпусков, расчетные листки и подтверждение их выдачи.
• Охрана труда. Результаты спецоценки условий труда (СОУТ), документы об обучении, инструктажах, медосмотрах, выдаче средств индивидуальной защиты.
• Документы о КЭДО, если компания на него перешла: положение о КЭДО, уведомления и согласия работников, соглашения об использовании электронной подписи.

За что наказывает трудовая инспекция

Ответственность установлена ст. 5.27 и 5.27.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (далее — КоАП РФ).

Общие нарушения трудового законодательства: нет графика отпусков, не выданы расчетные листки, работники не ознакомлены с ЛНА, нарушен порядок ведения КЭДО. Должностное лицо — от 1 000 до 5 000 ₽, организация — от 30 000 до 50 000 ₽. За первое нарушение инспектор вправе ограничиться предупреждением.

Уклонение от оформления трудового договора или его ненадлежащее оформление, в том числе подмена договором ГПХ. Должностное лицо — от 10 000 до 20 000 ₽, организация — от 50 000 до 100 000 ₽.

Невыплата или задержка зарплаты, зарплата ниже МРОТ. Должностное лицо — от 10 000 до 20 000 ₽, организация — от 30 000 до 50 000 ₽.

Нарушения по охране труда наказываются жестче: от 50 000 до 80 000 ₽ для организации за общее нарушение и от 130 000 до 150 000 ₽ за необеспечение средствами индивидуальной защиты. Допуск к работе без обучения или медосмотра обойдется организации в 110 000–130 000 ₽, должностному лицу — в 15 000–25 000 ₽.

Аналогичное нарушение по ч. 3 или ч. 4 (неоформление или подмена ГПХ) в течение года поднимает суммы: организация заплатит от 100 000 до 200 000 ₽, а должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

В зависимости от нарушения инспектор может суммировать эпизоды. Например, если с ЛНА не ознакомлены 20 работников, инспектор вправе оформить 20 нарушений. Не суммируются штрафы в следующих случаях:

• Компания не провела спецоценку условий труда и не включила в трудовые договора условий труда на рабочем месте.
• В документах компании отсутствуют конкретные даты выплаты заработной платы.
• Компания не выдает расчетные листки.

Вопросы компаний перед проверкой

При переходе на КЭДО часть привычных бумаг исчезает, и у кадровиков возникают одни и те же сомнения: примет ли инспектор электронный документ, что оставить на бумаге и как оформить процессы со смешанным режимом. Собрали ответы на часто задаваемые

Как облегчить подготовку к проверке

Большинство замечаний ГИТ связано с тем, что документ есть, но его невозможно быстро найти или подтвердить факт ознакомления. Лист ознакомления с положением об оплате труда лежит в папке филиала, расчетный листок выдали, но подписи в получении нет, дополнительное соглашение осталось на согласовании у руководителя.

КЭДО снимает эту проблему на уровне устройства процесса. Каждый документ хранится вместе с электронной подписью и отметкой времени, а ознакомление с ЛНА фиксируется подписью работника.

Например, в VK HR Tek кадровик размещает документ для ознакомления и направляет его всем сотрудникам компании, подразделениям или должностям, видит статистику ознакомления и выгружает листы ознакомления по запросу инспектора. Расчетные листки рассылаются из 1С:ЗУП с подтверждением получения.

Формат хранения тоже имеет значение. Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н устанавливает единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов: PDF/A с открепленной подписью и XML-описанием. Платформа VK HR Tek хранит документы в этом составе, поэтому выгрузка для проверки не требует ручной сборки архива.

Кейсы: как компании автоматизируют кадровые процессы с VK HR Tek

Lamoda. Компания перевела на КЭДО все 11 тыс. сотрудников, включая офис, склады, распределительные центры и курьеров. За два месяца запустили систему, настроили сложные маршруты согласования и более 250 кадровых и смежных HR-процессов: от найма и отпусков до командировок, справок и льгот. В результате обработка кадровой заявки сократилась с 47 до 2 минут, нагрузка на кадровую службу снизилась на 40%, а электронными стали 88% HR-заявок.

UTECH. Производитель инженерных решений за два месяца внедрил VK HR Tek для более чем 700 сотрудников по всей России, чтобы заменить бумажные документы и упростить работу с региональными подразделениями. Компания автоматизировала свыше 30 процессов: отпуска, отсутствия, расчетные листки, ознакомление с ЛНА, справки, командировки, прием на работу, медосмотры и удаленную работу. На КЭДО перешли 100% сотрудников: подписание документов ускорилось с трех недель до трех часов, а затраты на логистику сократились в пять раз.

Итоги

На момент написания статьи инспекция приходит планово только к работодателям высокого риска, к остальным — по жалобе, индикатору риска или с профилактическим визитом. Просит она то, что закреплено в проверочных листах: договоры, ЛНА с подтверждением ознакомления, документы об оплате и охране труда. Штрафует чаще всего за отсутствие доказательств, а не самого документа.

Электронные документы инспекция принимает. Для проверки важен порядок в четырех вещах: правильное положение о КЭДО, бумажные согласия сотрудников, точный список исключений из электронного режима и корректная работа с подписями. Все это решается на старте, с помощью шаблонов в системе КЭДО.