Командировки с VK HR Tek и Trivio: от заявки до авансового отчета в одном контуре

Обычно одна командировка задействует пять участников: сотрудника, руководителя, тревел-менеджера, бухгалтера и кадровика. Документы и статусы находятся в почте и мессенджерах, и каждый участник видит только свою часть процесса. На стыках теряется время: заявка ждет согласования в чьем-то почтовом ящике или бумажной папке, бронь оформляется в стороннем сервисе, чеки собираются вручную и не всегда с первого раза проходят проверку бухгалтера.

VK HR Tek переводит командировку в единый цифровой контур — от заявки до закрытия. Согласование идет в системе кадрового электронного документооборота (КЭДО) по заранее заданному маршруту. Интеграция с тревел-системой Trivio позволяет автоматически использовать данные из заявки КЭДО для покупки билетов и бронирования жилья. Разберем, как будет выглядеть этот процесс в цифровом формате.

Сквозной процесс из шести шагов

Часть этапов при оформлении поездки проходит в КЭДО, часть — на стороне Trivio. Системы связаны между собой, поэтому данные из заявки не приходится переносить вручную. Процесс выглядит так:

1. Сотрудник заполняет заявку в VK HR Tek. Из выпадающих списков он выбирает цель командировки, место возникновения затрат, принимающую организацию и другие атрибуты. Город назначения можно выбрать из справочника Trivio, который подтягивается в КЭДО через интеграцию: достаточно ввести первые буквы названия.
2. Заявка проходит маршрут согласования. Маршрут настраивают под текущий процесс компании, поэтому менять привычный порядок не придется.
3. Когда все согласования пройдены, система передает данные поездки в Trivio и в заявке появляется кнопка перехода в тревел-систему. В Trivio даты, маршрут и цель поездки уже заполнены, и сотрудник сразу выбирает транспорт и гостиницу. Система показывает только те варианты, которые доступны сотруднику в рамках тревел-политики.
4. После бронирования жилья и билетов кадровик формирует приказ и прикрепляет его к заявке в КЭДО. Далее сотрудник подписывает его электронной подписью. Порядок этапов вы можете настроить под себя.
5. После поездки сотрудник формирует авансовый отчет по данным из Trivio и прикладывает чеки за дополнительные расходы. Также отчет можно создать прямо в КЭДО: по окончании командировки система сама создаст форму, заполнит ее данными из заявки и подтянет услуги и файлы поездки из Trivio. Компания сама может выбрать, в какой системе формировать отчет.
6. Авансовый отчет проводят в учетной системе, и командировку закрывают.

Каждый шаг фиксируется в системе, поэтому участники видят, на чьей стороне сейчас задача и что нужно сделать дальше.

Шаг 1. Заявка

Без КЭДО сотрудник обычно оформляет заявку на командировку сам: ищет шаблон, заполняет и отправляет руководителю. Остальное зависит от его внимательности: актуальна ли форма, совпадают ли даты с производственным календарем, правильно ли выбран согласующий. Любая неточность возвращает заявку на доработку. А при бумажном документообороте к этому добавляется пересылка оригиналов курьером или почтой, и каждый круг согласования растягивается на дни.

В модуле «Командировки» VK HR Tek сотрудник заполняет электронную форму заявки. Обычно на это уходит 3–5 минут, потому что форма сама подсказывает, что делать:

• обязательные поля отмечены;
• к полям есть подсказки;
• часть значений выбирается из справочников;
• города подтягиваются из справочника Trivio через интеграцию.

Часть проверок система берет на себя. Если в даты поездки попадают выходные и праздничные дни, она предупредит об этом. Если компания закрыла отдельные даты для поездок, система не пропустит заявку. В итоге ошибок и повторных согласований становится меньше.

Если в командировку едут несколько человек, руководитель оформляет групповую заявку. Он один раз заполняет общие для всех поля, а система создает на каждого сотрудника отдельную «дочернюю» заявку с уже заполненными обязательными данными. Остается отправить заявки на согласование, дальше процесс идет как обычно.

Шаг 2. Согласование

Когда заявку согласуют по почте, у процесса нет маршрута и статуса. Его держат на себе конкретные люди: кто-то должен вовремя открыть письмо, переслать его дальше и не перепутать вложения. Если согласующий в отпуске, заявка просто стоит, потому что почта не знает, кто его замещает. Сотрудник не видит, на каком этапе документ, и узнает это только через личные напоминания. А пока заявка ждет подписи, билеты и гостиница дорожают, и времени на подготовку к поездке остается всё меньше.

В VK HR Tek заявка проходит маршрут согласования, который компания задала заранее. Маршрут настраивают под текущий процесс, поэтому привычный порядок согласования менять не придется. Каждый участник видит статус заявки и понимает, на чьей стороне задача.

Руководитель рассматривает заявки подчиненных и согласует их или возвращает на доработку. Делать это можно и из мобильного приложения VK HR Tek, не дожидаясь возвращения в офис.

Шаг 3. Бронирование

На этапе бронирования процесс обычно уходит из кадровой системы. Сотрудник заново вводит даты и город в стороннем сервисе, а потом пересылает тревел-менеджеру скриншоты и подтверждения. Связь с согласованной заявкой теряется: менеджер не может проверить заранее, соответствует ли бронь тревел-политике и укладывается ли в бюджет. Уменьшить число ошибок помогает интеграция КЭДО VK HR Tek с тревел-системой Trivio.

Когда заявку согласовали в КЭДО, в ней появляется кнопка перехода в Trivio. Сервис открывается в соседней вкладке, где уже заполнены данные сотрудника, даты, маршрут и цель поездки. Повторно вводить их не нужно — сотрудник сразу выбирает транспорт и жилье.

Перед оформлением сотрудник видит все данные по поездке и может внести изменения. Файлы бронирования приходят в личный кабинет Trivio и на почту сотрудника.

Trivio проверяет лимиты компании прямо при выборе билетов и гостиниц, поэтому перерасход виден еще до оплаты. Компания может выбрать один из двух сценариев. В первом сценарии Trivio не даст забронировать вариант дороже лимита. Во втором сценарии тревел-менеджер получает письмо со ссылкой на бронирование и подтверждает или отклоняет его в один клик. Так у компании остается возможность сделать исключение, например когда все рейсы в пределах лимита неудобны или гостиницы рядом с офисом партнера дороже нормы.

Шаг 4. Приказ

При бумажном документообороте приказ о командировке печатают, подписывают у руководителя, передают сотруднику на ознакомление и возвращают в отдел кадров. Для этого нужные люди должны вовремя оказаться в офисе, иначе процесс снова затянется.

В VK HR Tek кадровик формирует приказ о командировке на основе согласованной заявки и прикрепляет приказ к ней. Данные сотрудника, например должность и подразделение, система подтягивает из кадрового учета, вручную их не вводят.

Сотрудник открывает приказ прямо в заявке и подписывает его электронной подписью. Печатать документ и носить его по кабинетам не нужно — в КЭДО он доступен всем участникам.

Шаг 5. Авансовый отчет

Отчет о расходах — этап, на котором чаще всего копятся задержки. Сотруднику нужно собрать чеки в папку к концу месяца и не потерять их, а бухгалтеру — вручную перенести данные в учетную систему.

Если процесс переведен в цифровой формат, после поездки сотрудник создает авансовый отчет в системе по данным из Trivio. Расходы на дорогу и проживание подтягиваются автоматически, остается дополнить отчет своими чеками: например, за такси или провоз тяжелого багажа. По QR-коду чеки автоматически уходят на проверку в ФНС России, а данные чека — сумма, дата и позиции — подтягиваются в форму. Это снижает число ошибок.

Шаг 6. Закрытие командировки

Готовый отчет автоматически попадает в учетную систему. Бухгалтер проверяет документы и закрывает командировку в учете. Руководитель утверждает итоговый отчет, а сотрудник и бухгалтер подписывают его электронной подписью в КЭДО.

Командировки в кармане

В мобильном приложении VK HR Tek сотрудник подписывает кадровые документы, знакомится с корпоративными политиками, смотрит расчетные листки и остаток дней отпуска. Там же он подает заявки на командировку и следит за их статусом.

Руководитель проверяет заявки подчиненных, согласует их или возвращает на доработку. Командировку можно оформить и согласовать из любой точки.

Заключение

Модуль «Командировки» в VK HR Tek и интеграция с Trivio объединяют весь путь поездки в один процесс — от заявки до авансового отчета. Заявка заполняется за несколько минут, а данные из нее автоматически уходят в Trivio, поэтому вводить их повторно в тревел-системе не нужно.

Каждый участник видит, на каком этапе командировка и что ему нужно сделать. Руководитель согласует заявки, тревел-менеджер в один клик решает, можно ли превысить лимит, а бухгалтер получает отчет с проверенными чеками. Рутины становится меньше, а документы больше не теряются.