Какие документы нельзя переводить в КЭДО: полный перечень исключений по ТК РФ в 2026 году

18 сентября 2026 г.

Мария Ковалева

Автор статьи

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) охватывает почти все документы, которые кадровая служба оформляет на сотрудников: трудовые договоры, заявления, приказы, ознакомление с локальными актами. Но есть исключения, с которыми нужно работать на бумаге с собственноручной подписью. В статье разберем все документы, которые нельзя проводить по КЭДО, штрафы за нарушения и смешанный порядок работы.

Статья подготовлена с экспертом

Максим Семенов, директор по работе с госсектором VK Tech

Что говорит Трудовой кодекс об исключениях из КЭДО

Согласно части 1 ст. 22.1 ТК РФ, КЭДО — это создание, подписание, использование и хранение кадровых документов без дублирования на бумажном носителе. В таком формате можно вести большую часть документов, исключения установлены частью 3 той же статьи. К ним относятся:

трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказы об увольнении работника;
документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Важно знать

Законодательство о КЭДО

Общие правила КЭДО закреплены в ст. 22.1–22.3 ТК РФ, для дистанционной работы также применяются специальные нормы гл. 49.1 ТК РФ. Они действуют с 1 марта 2022 года и регулируют, как работодатель вводит КЭДО, какие документы можно оформлять электронно и какими электронными подписями их подписывать.

Для части наиболее значимых документов — например, трудового договора и соглашений к нему — работодатель использует УКЭП. В остальных случаях может применяться УНЭП, если соблюдены условия, установленные ТК РФ. Требования к форматам электронных кадровых документов определяет приказ Минтруда № 578н от 20.09.2022 г.

Как выбрать электронную подпись

Подробный гайд о том, какие есть электронные подписи и как ими пользоваться без ошибок.

Полный перечень документов, которые нельзя переводить в КЭДО

1. Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности

Бумажную трудовую книжку ведут по Порядку, утвержденному приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Работодатель вносит записи, хранит книжку и выдает ее работнику в день увольнения. Записи вносят от руки или с помощью технических средств, электронная подпись в этой процедуре не применяется.

Электронный формат сведений о трудовой деятельности регулирует ст. 66.1 ТК РФ. Работодатель выдает работнику выписку по форме СТД-Р на бумаге или в виде электронного документа, подписанного УКЭП, — желаемый формат сотрудник указывает в запросе. Срок — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления, при увольнении — в день прекращения трудового договора.

«Работодатель передает в Социальный фонд России (СФР) сведения о трудовой деятельности по всем работникам, в том числе по тем, у кого ведется бумажная книжка. Тем, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, оформляют электронную книжку»
Максим Семенов,
директор по работе с госсектором VK Tech

2. Акт о несчастном случае на производстве

Акт по форме Н-1 в режиме КЭДО не оформляют. Формы документов расследования утверждены приказом Минтруда России от 20.04.2022 № 223н, он будет действовать до 1 сентября 2028 года. Порядок оформления задает ст. 230 ТК РФ:

Акт составляют в двух экземплярах равной юридической силы, при несчастном случае с застрахованным нужен дополнительный экземпляр.
Акт подписывают все лица, которые проводили расследование, утверждает работодатель и заверяет печатью, если она есть.
В течение трех календарных дней после завершения расследования один экземпляр выдают пострадавшему или его представителю.
При страховом случае в тот же срок третий экземпляр и копии материалов расследования направляют в СФР по месту регистрации работодателя.
Второй экземпляр вместе с материалами расследования остается у работодателя и хранится в течение 45 лет.

3. Приказ (распоряжение) об увольнении

По ст. 84.1 ТК РФ прекращение трудового договора оформляется приказом работодателя, с этим документом работника знакомят под роспись. По требованию работодатель должен выдать заверенную копию приказа. Если довести приказ до сведения работника невозможно или он отказывается расписаться, на приказе делают соответствующую запись.

«Заявление об увольнении сотрудник может подать в системе КЭДО и подписать его УНЭП или УКЭП, но сам приказ в КЭДО оформить нельзя. Система может подготовить проект приказа, но оригиналом остается бумажная версия»
Максим Семенов,
директор по работе с госсектором VK Tech

4. Документы о прохождении инструктажей по охране труда

Виды инструктажей по охране труда и порядок их регистрации установлены Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, актуальную редакцию ввело постановление Правительства РФ № 805 от 30.06.2026. Эта редакция действует до 1 сентября 2032 года.

Факт инструктажа регистрируют в журнале, личной карточке или другом формате — его определяет работодатель. Такому документу нужны две подписи: того, кто провел инструктаж, и того, кто его прошел. Все документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, оформляют только на бумаге с собственноручными подписями.

Противопожарные инструктажи регулируются отдельно. С 1 сентября 2025 года порядок их проведения установлен приказом МЧС России от 16.12.2024 № 1120. Он разрешает оформлять журнал учета противопожарных инструктажей в электронном виде и подписывать его УНЭП и УКЭП.

Документы для государственных органов и суда

КЭДО регулирует документооборот между работодателем и работником. Для документов, которые работодатель направляет в госорганы или суд, действуют правила получателя:

Отчетность в СФР, включая сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1, передают электронно. Для работодателей с 11 и более сотрудниками это обязательно, для остальных — по выбору.
Уведомления в МВД о заключении и прекращении договоров с иностранными работниками с 1 сентября 2026 года подают по формам, утвержденным приказом МВД России от 12.05.2026 № 290. Также нужно прикладывать отдельное согласие об обработке персональных данных.
Доказательства в суд представляют по правилам процессуального законодательства, в том числе документы, подписанные электронной подписью (ст. 71 ГПК РФ).

Какие документы можно перевести в КЭДО

Если КЭДО введен по правилам ст. 22.2 ТК РФ и работник дал письменное согласие, с ним можно обмениваться большим количеством кадровых документов. В таблице собрали, какие документы можно проводить электронно, для каких действует особый режим и что точно нужно оставить на бумаге.

Документ	В КЭДО	Основание	Комментарий
Трудовой договор, дополнительное соглашение	✅ да	ч. 1 и 4 ст. 22.3 ТК РФ	работодатель — УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП
Договор о материальной ответственности	✅ да	ч. 1 и 4 ст. 22.3 ТК РФ	работодатель — УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП
Ученический договор, договор о получении образования	✅ да	ч. 1 и 4 ст. 22.3 ТК РФ	работодатель — УКЭП, работник — УКЭП или УНЭП
Приказ о приеме на работу	✅ да	ст. 22.1, ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ, ч. 1 ст. 68 ТК РФ	работодатель вправе издать приказ на основании трудового договора
Приказы об отпуске, командировке, переводе	✅ да	ст. 22.1, ч. 3 ст. 22.3 ТК РФ	работодатель — УКЭП или УНЭП
Приказ о дисциплинарном взыскании	✅ да	ч. 1 и 4 ст. 22.3 ТК РФ	работодатель — УКЭП, ознакомление работника — УКЭП или УНЭП
Заявление об увольнении и его отзыв	✅ да	ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ	работник — УКЭП или УНЭП
Заявления на отпуск, отгул, выдачу справки	✅ да	ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ	работник — УКЭП, УНЭП или ПЭП
Локальные нормативные акты (ЛНА) и ознакомление с ними	✅ да	ст. 22.1, ч. 3 и 5 ст. 22.3 ТК РФ	ознакомление фиксируется в системе с ПЭП, УНЭП или УКЭП и возможностью идентифицировать работника
График отпусков	✅ да	ст. 22.1 ТК РФ	вид подписи — по ст. 22.3 ТК РФ
Расчетный листок	✅ да	ст. 22.1, ст. 136 ТК РФ	форму утверждает работодатель
Согласие на обработку персональных данных	✅ да	ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ, ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ	можно подписать любой ЭП
Уведомления и служебные записки	✅ да	ст. 22.1 ТК РФ	вид подписи — по ст. 22.3 ТК РФ
Авансовый отчет	✅ да	ч. 5 ст. 9 402-ФЗ	первичный учетный документ, подпись — по правилам 402-ФЗ и 63-ФЗ любой ЭП
Журнал учета противопожарных инструктажей	✅ да	п. 22 Порядка по приказу МЧС России № 1120	в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ не входит, электронная форма допускается
Отчетность в СФР, уведомления в МВД	⚠️ особый режим	требования органа-получателя	ЕФС-1 — только электронно, если в компании 11 и более сотрудников
Согласие работника на переход на КЭДО	❌ нет	ч. 5 и 7 ст. 22.2 ТК РФ	письменное согласие — условие перехода, не требуется от принятых после 31.12.2021 без трудового стажа на эту дату
Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)	❌ нет	ч. 3 ст. 22.1, ст. 66.1 ТК РФ	электронно — только с УКЭП работодателя и вне режима КЭДО
Акт о несчастном случае (Н-1)	❌ нет	ч. 3 ст. 22.1, ст. 230 ТК РФ	два экземпляра, при несчастном случае с застрахованным — дополнительный
Приказ (распоряжение) об увольнении	❌ нет	ч. 3 ст. 22.1, ст. 84.1 ТК РФ	ознакомление работника под роспись возможно в электронном виде с использованием УНЭП
Документы об инструктажах по охране труда	❌ нет	ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ	подписи инструктирующего и инструктируемого

Последствия нарушений

Отдельного состава за нарушения при ведении КЭДО в КоАП РФ нет. Нарушения квалифицируют по общим нормам статей КоАП РФ.

Нарушение	Норма	Должностное лицо	Юридическое лицо
Нарушение трудового законодательства, например, если приказ об увольнении оформлен только электронно	ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ	предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 ₽	от 30 000 до 50 000 ₽
Повторное аналогичное нарушение	ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ	от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от одного года до трех лет	от 50 000 до 70 000 ₽
Нарушение требований охраны труда, например нет бумажных документов о проведении инструктажей	ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ	предупреждение или штраф от 2 000 до 5 000 ₽	от 50 000 до 80 000 ₽
Допуск к работе без обучения и проверки знаний требований охраны труда	ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ	от 15 000 до 25 000 ₽	от 110 000 до 130 000 ₽
Нарушение правил оформления трудового договора	4. ст 5.27 КОАП	от 10 000 до 20 000 ₽	от 50 000 до 100 000 ₽

Кроме штрафа, у нарушений есть практические последствия:

Трудовой спор в случае увольнения. Если приказ есть только в электронном виде, работодателю сложнее подтвердить, что порядок соблюден верно. Для офисных сотрудников нужен приказ только в бумажном формате, а вот дистанционных можно ознакомить с таким документом в электронной форме. При этом работодатель всё равно должен распечатать приказ на бумаге и в течение трех дней направить его сотруднику заказным письмом.

Проверка по охране труда. Если документы об инструктаже оформлены только электронно, инспектор может посчитать инструктаж неподтвержденным. Тогда нарушение могут квалифицировать по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ, штраф по которой для юридического лица выше, чем по ч. 1.

Повторность. Повторным считается такое же нарушение, которое совершили в течение года после исполнения предыдущего постановления о наказании. За это должностное лицо могут дисквалифицировать.

Как организовать смешанный документооборот

При смешанном документообороте большинство кадровых документов оформляют в электронном виде, а категории-исключения — на бумаге. Вот что стоит сделать, чтобы маршруты не путались.

Закрепите перечни в ЛНА

КЭДО вводят на основании ЛНА. Его принимают с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке ст. 372 ТК РФ, если такой орган есть в компании.

В ЛНА указывают:

информационную систему для КЭДО;
порядок доступа к системе — если он необходим;
перечень электронных документов и категории работников, которых охватывает КЭДО;
срок уведомления работников о переходе и дату начала КЭДО. Эта дата не может быть раньше дня окончания установленного срока уведомления работников.

«На практике удобно указать рядом с электронным перечнем, какие документы остаются бумажными: так кадровому специалисту проще выбрать правильный маршрут. Это внесет дополнительную ясность в процессы для сотрудников»
Максим Семенов,
директор по работе с госсектором VK Tech

Упростить работу с ЛНА можно в VK HR Tek, для этого есть специальный модуль. Кадровый специалист создает документ и выбирает, кому его направить: всей компании, отделу или конкретному сотруднику. Система присылает уведомления и помогает контролировать сроки. Подписать документ можно также прямо в системе.

Приходите на демо — покажем работу с ЛНА и ответим на все вопросы

Заложите бумажный шаг в маршрут увольнения

Маршрут увольнения можно выстроить так: заявление работника и внутренние согласования проходят в системе, а приказ об увольнении оформляют на бумаге. Заявление остается в КЭДО, приказ распечатывают и подписывают.

Ведите учет бумажных оригиналов

Бумажные документы хранят по правилам Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236:

приказы по личному составу, в том числе об увольнении, — 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если до этой даты;
журналы регистрации инструктажей по охране труда — 45 лет;
акт о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования — 45 лет.

Чтобы упростить контроль, можно назначить ответственного, а в отделе кадров держать короткую памятку из четырех документов с номерами статей. Она помогает новым сотрудникам кадровой службы не ошибиться в маршруте.

💡 Проверьте свой ЛНА о КЭДО

Указана ли информационная система, через которую ведется КЭДО?

Есть ли перечень электронных документов и перечень категорий работников?

Установлены ли срок уведомления работников и дата введения КЭДО?

Знают ли исполнители, какие документы оформляются только на бумаге?

Заключение

КЭДО помогает перевести в электронный формат большинство кадровых процессов, но четыре категории документов нужно вести только на бумаге: трудовые книжки, акты Н‑1, приказы об увольнении и документы, подтверждающие инструктажи по охране труда.

Оптимальный вариант — смешанный документооборот, где основные процессы проходят в системе, а для обязательных бумажных документов предусмотрены отдельные маршруты. Закрепите перечни в ЛНА, настройте маршруты и назначьте ответственного за хранение оригиналов.

Частые вопросы

Можно ли хранить в системе скан приказа об увольнении?

Да. Скан помогает быстро найти документ, но оригиналом остается бумажный приказ с подписью руководителя и подписью работника об ознакомлении. По требованию работника ему выдают надлежащим образом заверенную копию приказа.

Нужно ли дублировать электронные документы на бумаге?

Нет. Часть 1 ст. 22.1 ТК РФ определяет КЭДО как работу с документами без дублирования на бумажном носителе. Параллельные бумажные копии не добавляют документам юридической силы, зато создают риск расхождения версий.

Распространяются ли исключения на договоры ГПХ?

Статьи 22.1–22.3 ТК РФ регулируют трудовые отношения, а договор гражданско-правового характера (ГПХ) заключают по Гражданскому кодексу РФ. Подписать его электронной подписью можно по правилам ст. 160 ГК РФ и Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Если договор ГПХ фактически регулирует трудовые отношения, это нарушение по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: штраф для юридического лица — от 50 000 до 100 000 рублей.

Можно ли вести журнал инструктажей по охране труда электронно, если подписывать его УКЭП?

Нет. Вид подписи здесь не важен, так как документы об инструктажах по охране труда закон запрещает проводить по КЭДО. Законопроект, который предлагал изменить это правило, принят без этой нормы. Исключением является журнал противопожарных инструктажей: приказ МЧС России № 1120 допускает вести его электронно.

Что делать, если сотрудник не дал согласие на КЭДО?

Документы, связанные с работой, работодатель обязан безвозмездно предоставлять такому сотруднику на бумаге, заверенными надлежащим образом. Отсутствие согласия или электронной подписи не может быть основанием для отказа в приеме на работу или увольнения. Работник вправе дать согласие позже. Отозвать согласие, которое работник уже дал, ТК РФ не позволяет. Согласие не требуется от тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа на эту дату.