Как 12 000 сотрудников в ГК «Гулливер» и «Победа» перешли на КЭДО за пять месяцев

В ГК «Гулливер» и «Победа» входит одноименная сеть супермаркетов в Ульяновской и Саратовской областях, а также федеральная торговая сеть «Победа», где продаются продукты питания, товары для домашнего хозяйства и отдельные категории промышленных товаров в низком и среднем ценовых сегментах. Магазины сети расположены в 31 регионе России.

В 2024 году торговые сети перевели кадровые процессы в электронный вид и выбрали для этого платформу КЭДО VK HR Tek. Рассказываем, как в ГК «Гулливер» и «Победа» внедряли новый сервис, с какими сложностями столкнулись и какие результаты получили.

В ГК «Гулливер» и «Победа» с разветвленной и географически распределенной структурой искали подходящий сервис КЭДО

Всего в компаниях работает 12000 человек. Структура ГК «Гулливер» и «Победа» включает в себя:

• Региональную торговую сеть «Гулливер». Это около 100 магазинов в двух российских городах: Ульяновске и Балаково. В торговой сети работает 2000 сотрудников.
• Федеральную торговую сеть «Победа», в которой более 700 магазинов по всей России. В «Победе» работает 8000 человек.
• Логистический центр — это несколько распределительных центров, где трудятся грузчики и кладовщики-наборщики.
• Транспортную компанию, где работают водители.
• Общий центр обслуживания, который оказывает сервис двум торговым сетям. В ОЦО работает 200 человек.
• ИТ-дирекцию, 200 человек.

Требовалась система, которая справится с нагрузкой при таком количестве сотрудников и обеспечит гибкость настройки процессов для каждого отдела.

Выбрали VK HR Tek после референс-встречи с «Самокатом»

Когда в ГК «Гулливер» и «Победа» решили перейти на кадровый электронный документооборот, рассматривали лидеров рынка, в том числе VK Tech. Вендор периодически организовывает референс-встречи с действующими клиентами, на которых можно не только посмотреть интерфейс, но и задать вопросы. Такая встреча и стала решающей в выборе вендора.

Планировали перейти на КЭДО за год, поэтому заранее готовили персонал

Группа компаний заключила договор с VK HR Tek в июле 2024 года, но до октября никого не переводили — готовились.

• Интересовались опытом коллег, которые уже перешли на КЭДО.
• Редактировали формы документов.
• Прописывали маршруты согласования для разных документов и подразделений.
• Вместе с HR-специалистами обучали сотрудников работе в КЭДО, рассказывали, как это удобно.

ГК «Гулливер» и «Победа» закладывали около года на полный переход на систему КЭДО. При расчете сроков основывались на опыте коллег — некоторые из них внедряли новый сервис два года. Но у ГК «Гулливер» и «Победа» получилось быстрее.

12000 сотрудников ГК «Гулливер» и «Победа» перешли на КЭДО VK HR Tek за пять месяцев

ГК подключала свои структуры к сервису КЭДО последовательно и постепенно:

1️⃣ В октябре 2024 года перевели 200 сотрудников общего центра обслуживания.

2️⃣ В ноябре одним днем внедрили систему КЭДО в торговой сети «Гулливер» на 2 000 человек.

3️⃣ В январе 2025 года за день в КЭДО перешли 8 000 сотрудников торговой сети «Победа».

4️⃣ В феврале перевели логистические центры, транспортную компанию и ИТ-дирекцию.

5️⃣ В марте продолжали внедрять сервис КЭДО. Удалось повысить общий процент сотрудников, которые перешли в новый сервис с 92% до 96%. То есть практически весь персонал ГК «Гулливер» и «Победа» перешел на VK HR Tek за полгода.

Столкнулись при переходе со сложностями, но легко решили их

Внедрение в торговой сети «Гулливер» новой системы КЭДО вызвало сопротивление персонала из-за параллельного перехода на электронные трудовые книжки. Сотрудники воспринимали эти процессы как взаимосвязанные и отказывались переводиться. В ГК «Гулливер» и «Победа» быстро поняли ошибку:

Результаты первого полугодия работы в КЭДО VK HR Tek и планы на будущее

ГК «Гулливер» и «Победа» перевели в КЭДО VK HR Tek сразу все основные кадровые процессы: прием новых сотрудников, перевод сотрудников, отпуска. Персонал быстро адаптировался к новым процессам. В группе компаний подвели итоги за полгода внедрения КЭДО VK HR Tek:

• 96% сотрудников перешли на КЭДО.
• Реализовали план на 7 месяцев раньше запланированного срока.
• Сократили расходы на бумагу и пересылку документов.

ГК продолжает внедрять систему КЭДО и оцифровывать процессы. Например, компания хочет перевести в КЭДО VK HR Tek льготы, компенсации, командировки и авансовые отчеты.