Как АПХ «ЭКО-культура» подключил к КЭДО 7 000 сотрудников в 8 регионах

Основные результаты

• 7 000 сотрудников подключены к КЭДО, планируется подключить еще 6 000 сотрудников на трех тепличных комплексах
• Прием сотрудника ускорили в 4 раза
• 87% кадровых процессов перевели в цифру
• 9000 кадровых документов проходит через КЭДО ежемесячно

Задача

Перевести кадровый документооборот в электронный вид для холдинга с децентрализованной HR-функцией, производственным персоналом без стационарных рабочих мест и площадками до сотни гектаров в 8 регионах страны. Отдельная задача — подключить к системе сотрудников, у которых нет смартфонов.

Решение

Холдинг внедрил КЭДО VK HR Tek. Проект начался с пилота в управляющей компании, затем систему поэтапно масштабировали на тепличные комплексы. Для сотрудников без смартфонов организовали рабочие места общего пользования и установили кадровые терминалы самообслуживания.

Результат

К системе подключено 7 000 сотрудников на 10 комплексах в 8 регионах. Оформление документов при приеме ускорилось почти в четыре раза, большая часть кадровых процессов переведена в цифру, а уровень согласия сотрудников на КЭДО достиг 98%.

Почему решили отказаться от бумажного документооборота

HR-функция в холдинге децентрализована: каждый тепличный комплекс сам ведет наем, кадровое делопроизводство, реализацию стратегии оплаты труда и внутреннего обучения. Управляющая компания отвечает за методологию — разрабатывает единые технологии, правила и стандарты по каждому направлению, контролирует, анализирует и автоматизирует HR-процессы.

Основу коллектива составляет производственный персонал, который обеспечивает полный цикл выращивания, сбора и логистики продукции.

Пока документооборот вели на бумаге, сотрудники сталкивались со следующими проблемами: объем бумаги рос, нагрузка на кадровиков увеличивалась, а подписание документов затягивалось из-за передачи бумаг.

Площадь некоторых комплексов — больше ста гектаров, и на подписание любых документов уходило много ресурсов. Для овощеводов на сдельной оплате тратить рабочее время на подписание документа или получение справки было прямым убытком. Для кадровика поездка на дальнюю площадку означала потерянные часы.

Для управляющей компании дополнительной причиной для перехода стало увеличение числа удаленных работников. Обмен бумагой с ними оборачивался лишними расходами на пересылку и задержками.

Как компания выбрала VK HR Tek

Холдинг рассматривал несколько систем. Ключевыми критериями стали стоимость решения, качественная поддержка с экспертизой в трудовом законодательстве, возможность гибко адаптировать процессы под специфику холдинга и интеграция с 1С:ЗУП. VK HR Tek выбрали по следующим причинам:

• Полный комплект для запуска. Кроме готовых процессов в коробочной версии решение включает дополнительные модули: график отпусков, командировки и другие. На старте есть методическая поддержка: типовые ЛНА, согласия и другие документы.
• Гибкая модель лицензирования. Лицензии возвращаются при увольнении сотрудника, и для холдинга с постоянным движением персонала это ощутимая экономия.
• Удобство масштабирования. Систему можно поэтапно расширять вместе с ростом компании.

Внедрение: от пилота в управляющей компании до масштабирования на комплексы

Проект стартовал с пилота в управляющей компании. К концу года команда внедрила и протестировала ключевые процессы, в первую очередь оформление отпусков, ежегодных и без сохранения заработной платы.

Затем началось масштабирование на тепличные комплексы. Параллельно команда тестировала и запускала новые процессы: командировки, кадровые переводы, изменения условий трудовых договоров.

Сегодня к VK HR Tek подключены 7000 сотрудников, система работает на 10 комплексах холдинга.

Внедрение сопровождала активная работа с сотрудниками на производственных площадках. Команда проводила обучающие и информационные тренинги по цифровизации кадровых процессов и интерактивные игры, где сотрудники сравнивали привычную бумагу и работу в КЭДО. Такой подход помог сформировать осознанное принятие электронного документооборота и снизить процент отказа до минимума.

Как подключили к КЭДО сотрудников без смартфонов

Так как у большинства сотрудников нет стационарных рабочих мест, основным каналом подключения стало мобильное приложение. При этом около 30% работников пользовались кнопочными телефонами без доступа в интернет и для них нужно было предусмотреть отдельный сценарий.

Решение нашли в два шага. Сначала на площадках появились выделенные рабочие места общего пользования: там сотрудник мог получить помощь консультанта, зарегистрироваться в системе, разобраться с интерфейсом и оформить заявку. К процессу подключились руководители подразделений с доступом к компьютерам.

Затем на всех комплексах холдинга установили кадровые терминалы самообслуживания. Терминал дает стабильный доступ к системе через веб-интерфейс.

Восемь регионов с разной цифровой зрелостью

Главным вызовом масштабирования стала география: восемь регионов с разной спецификой площадок, разным уровнем цифровой зрелости сотрудников и организационными особенностями. Решением стал индивидуальный подход к каждому комплексу и постоянное очное взаимодействие команды с людьми на местах.

VK HR Tek соответствует всем требованиям информационной безопасности. Данные хранятся в ЦОД на территории России, при выпуске УНЭП пользователь проходит идентификацию через Госуслуги, а само решение регулярно тестируют и проверяют на наличие уязвимостей.

Какие процессы оцифровали в системе

В VK HR Tek реализуются:

• кадровый ЭДО;
• корпоративные документы и ЛНА;
• график отпусков;
• командировки;
• прием на работу.

Система интегрирована с 1С:ЗУП с собственными доработками и автоматическими уведомлениями. Ключевым инструментом стало мобильное приложение: производственный персонал активно работает в нем с документами, а руководители сочетают ее с веб-версией для управления задачами.

Результат и планы

После перехода на КЭДО в холдинге заметно сократился объем операций с бумагой и снизилась нагрузка на кадровые службы. Исчезли очереди к специалистам по кадрам, а сотрудники перестали тратить рабочее время на физическую передачу документов. Для производственных площадок одним из главных эффектов стало сокращение перемещений: документами обмениваются в цифровой среде, сотрудникам больше не нужно перемещаться между локациями только ради подписи.

Холдинг планирует оцифровать все кадровые процессы, а также адаптировать локальные сценарии под специфику сельской местности: например, ввести оперативное оформление отсутствий по уважительным причинам там, где сотрудник не всегда может быстро воспользоваться транспортом. Также в планах подключение еще 6 000 сотрудников на трех тепличных комплексах.