Автоматизация оформления командировок в ПАО “ЛУКОЙЛ” на базе VK HR Tek

Источник: кейс премии «Проект года 2025», Global CIO

Заказчик

ПАО “ЛУКОЙЛ”

Руководитель проекта со стороны заказчика

Анна Староверова

Начальник департамента по информационно-технологическому обеспечению

Поставщик

VK Tech

Год завершения проекта

2025

Сроки выполнения проекта

июнь, 2024 — октябрь, 2025

Масштаб проекта

90000 автоматизированных рабочих мест

Цели

В ПАО «ЛУКОЙЛ» не было единой системы организации командировок. При этом в компании занято более 90 тыс. человек, совершающих около 35 тыс. деловых поездок в год. Сотрудники самостоятельно заказывали билеты и отели, в бумажном виде согласовывали приказы и оформляли отчеты, сохраняя чеки и посадочные талоны. Это приводило к существенным издержкам: сотрудники отвлекались от основной работы, компании было трудно контролировать соблюдение политики по уровню расходов. Бухгалтерия сталкивалась с ошибками в документах. По внутренней оценке, автоматизация могла бы значительно оптимизировать бюджет на командировки. Так, были сформулированы следующие цели проекта:

• Сократить время на оформление командировок для сотрудников и снизить их нагрузку по непрофильной деятельности.
• Обеспечить контроль соблюдения внутренней политики и оптимизировать расходы за счет использования корпоративных тарифов.
• Автоматизировать процесс оформления отчетности, снизив нагрузку на бухгалтерию.

Результаты

По итогам внедрения удалось достичь следующих результатов:

• Система запущена в промышленную эксплуатацию, выполнен тираж на 50+ организаций.
• Разработан комплект проектной и эксплуатационной документации.
• Организована поддержка системы — первая, вторая и третья линия.
• Все процессы, связанные с оформлением, согласованием командировок и подписанием отчетности переведены в онлайн.
• Необходимая для отчетности информация собирается автоматически, что облегчает процесс для сотрудников в командировке.
• Сократилось время на оформление деловых поездок и снизились расходы на них за первые 6 месяцев использования решения.

Уникальность проекта

Масштабная интеграция. Решение интегрировано с кадровыми системами SAP и БОСС Кадровик, тревел-сервисом Trivio, системой электронного архива и корпоративными учетными системами на базе S/4 HANA и 1С — всего вовлечено более 10 систем.

Одно решение на 50+ компаний. Во всех организациях процесс оформления и согласования командировок выстроен с учетом внутренней специфики. Вход в систему доступен как для работников с доменными учетными записями, так и без них.

Автоматический сбор отчетной документации. Сотрудники могут отсканировать чеки через мобильное приложение, а информация о перелетах поступает от авиакомпаний. Данные для формирования заявки на оплату суточных автоматически передаются в учетную систему.

Контроль корпоративных политик на уровне системы. Для каждого сотрудника автоматически рассчитывается доступный уровень услуг в зависимости от должности. Персонал может использовать корпоративные скидки для личных поездок, что влияет на лояльность компании.

Использованное ПО

База — решение VK HR Tek. Технологический стек — PostgreSQL, Python, React.js. Используется контейнеризация и микросервисная архитектура.

Сложности реализации

Команда внедрения выделяет следующие сложности реализации:

• Поиск технологических решений для интеграции с двумя видами учетных систем;
• Глубокая проработка проектных решений;
• Масштабность тестовой эксплуатации по всем направлениям;
• Информирование сотрудников о переходе на новую платформу, а также отработка возражений о прекращении самостоятельных закупок.

Описание проекта

Летом 2024 года компания начала внедрять решение на базе модульной платформы VK HR Tek от VK Tech. В рамках проекта удалось автоматизирован весь процесс оформления служебных командировок:

• Формирование, согласование и подписание запроса на служебную командировку;
• Формирование и подписание Приказа о направлении в командировку;
• Бронирование и оформление работником в тревел-системе необходимых услуг по билетам и проживанию;
• Оформление сопутствующих услуг (VIP-залы, визовое сопровождение, страхование, такси);
• Расчет суточных и формирование заявки на оплату суточных в учетной системе;
• Формирование, согласование и подписание авансового отчета;
• Загрузку всех документов по командировке в архив с объединением в один комплект;
• Создание в учетной системе заказов на поставку по авансовому отчету, билетам, услугам.

География проекта

Российская Федерация — от Калининграда до Западной Сибири

Источник: кейс премии «Проект года 2025», Global CIO