Интеграция VK HR Tek и Trivio: командировки от заявки до авансового отчета

Нужен доступ к Trivio, а также три модуля VK HR Tek: базовый «Кадровый ЭДО», а также «Командировки» и «Авансовый отчет». Trivio позволяет бронировать билеты и жилье. Модуль «Кадровый ЭДО» необходим для обмена документами и подписания. Модуль «Командировки» отвечает за заявку, согласование, приказ и связь с тревел-системой. Модуль «Авансовый отчет» позволяет собрать авансовый отчет, проверить чеки, создать документ в 1С и провести его. Все модули настраиваются под процессы компании, детали подскажет менеджер VK HR Tek.

Сотрудник создает заявку по готовым шаблонам и направляет ее руководителю на согласование. После согласования заявки данные о поездке передаются в Trivio — сервис организации командировок, с ним у модуля есть готовая интеграция. Сотрудник сам выбирает билеты и жилье для поездки. Писать менеджеру по командировкам для этого не нужно. При бронировании Trivio проверяет билеты и гостиницу на соответствие лимитам компании, превышения уходят тревел-менеджеру на согласование. После поездки чеки в авансовом отчете распознаются по QR-коду и проверяются в ФНС России.

Да, компания покупает нужные модули, а мы интегрируем платформу с действующим аккаунтом Trivio. Все данные о предыдущих поездках остаются, переносить или дублировать их не нужно.

VK HR Tek интегрируется по API с любыми внешними сервисами. Компания покупает модуль «Командировки», а мы настраиваем интеграцию с нужным решением. Но готовая интеграция есть только с Trivio. По сравнению с интеграцией по API это дает следующие преимущества: подключение занимает меньше времени, обмен данными между системами уже отлажен под типовые сценарии командировок, а поддержку и обновления интеграции мы берем на себя.

Сотрудник подаёт заявку на перенос или отмену в VK HR Tek, так же как оформлял саму командировку. Заявка передаётся в Trivio. Дальше всё зависит от того, как настроена интеграция в компании: поездку перебронируют или отменят автоматически либо передадут в службу поддержки Trivio. В обоих случаях сотруднику не нужно самому сдавать билеты и отменять гостиницу.

Да. Корпоративные командировки для нескольких сотрудников руководитель может запустить как групповые. Также при внедрении в VK HR Tek можно настроить отдельный процесс для зарубежных поездок.

После поездки VK HR Tek запрашивает в Trivio данные о билетах и жилье и по ним создает авансовый отчет. Сотрудник добавляет в VK HR Tek другие расходы, чеки автоматически уходят на проверку в ФНС России. После того, как сотрудник сформировал отчет, данные передаются в 1С. Бухгалтер проводит отчет и возвращает его в VK HR Tek. Там его подписывают сотрудник и представитель компании.

Да. Мы используем защищенную инфраструктуру, сертифицированные средства криптографической защиты и контроль доступа. Персональные данные сотрудников обрабатываются и хранятся в защищенных контурах. Система фиксирует действия пользователей, выполняет резервное копирование и контролирует целостность файлов. Это соответствует требованиям 152-ФЗ.

Да. Заявку сотрудник оформляет с телефона, а услуги выбирает в мобильном приложении Trivio. С авансовым отчетом тоже можно работать в мобильном приложении VK HR Tek.