Как внести изменения в утвержденный график отпусков: все основания, порядок оформления и образцы документов в 2026 году

График отпусков утверждают в декабре, согласно ТК РФ, он обязателен и для работника, и для работодателя. Но за год могут возникнуть разные обстоятельства: у сотрудника могут возникнуть семейные дела, изменится динамика задач или руководитель захочет вернуть специалиста из отпуска, кто-то заболеет. В статье разберем, как правильно вести график отпусков после правок, чтобы не получить штраф.

Правовая база: что говорит ТК РФ об изменениях в графике отпусков

По ч. 1 ст. 123 ТК РФ компания каждый год должна утверждать график отпусков на следующий год. Успеть с этим нужно не позднее чем за две недели до наступления Нового календарного года. Извещать работника о начале отпуска под подпись тоже нужно за две недели до его начала — это прописано в ч. 3 ст. 123 ТК РФ. Подпись под графиком такого извещения не заменяет.

Ст. 124 ТК РФ: перенос в обязательных случаях и по соглашению

При переносе отпуска нужно учесть следующие нюансы:

• Работодатель должен продлить или перенести отпуск при болезни работника, при исполнении им гособязанностей и в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством и локальными нормативными актами (далее — ЛНА).
• Отпуск нужно перенести по письменному заявлению, если работник своевременно не получил оплату за время ежегодного оплачиваемого отпуска, а также если его предупредили о начале отпуска позже, чем за две недели.
• Работодатель может сам перенести отпуск сотрудника на следующий рабочий год в исключительных случаях и только с согласия самого сотрудника.

Ст. 125 ТК РФ: отзыв из отпуска и разделение на части

С 1 сентября 2026 года в статье появились изменения, связанные с отзывом из отпуска работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Отпуск делят по соглашению сторон, при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Отозвать сотрудника можно только с его согласия.

Ст. 126 ТК РФ: замена части отпуска деньгами

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней, по письменному заявлению работника можно заменить денежной компенсацией. Решение принимает работодатель.

Ст. 136 ТК РФ: отпускные за три дня

По ч. 9 ст. 136 ТК РФ, оплатить отпуск нужно не позднее чем за три дня до его начала. При просрочке работник имеет право потребовать перенос, а компания платит проценты по ст. 236 ТК РФ.

Перенос отпуска по инициативе работника

Перенос отпуска по инициативе работника — самый частый случай. Если сотрудник подал заявление, сначала проверьте, есть ли у него законное основание: от этого зависит, вправе ли вы отказать.

Когда работодатель обязан перенести отпуск: четыре случая

1. Болезнь в отпуске. Если работник заболел в отпуске, отпуск продлевают на дни болезни или переносят на другой срок, который работодатель определяет с учетом пожеланий работника. Чтобы продлить отдых, нужен больничный лист. При этом, если в ходе отпуска заболел ребенок, сотрудника отпуск можно не продлевать, если это не предусмотрено корпоративным ЛНА (письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1).
2. Гособязанности в отпуске. К ним относятся военные сборы, участие в суде в роли присяжного, вызов в налоговую инспекцию для дачи показаний и не только. Если на это время закон освобождает от работы, работодатель должен продлить отпуск.
3. Отпускные выплачены позже чем за три дня. В этом случае работодатель должен по письменному заявлению не только перенести отпуск, но и заплатить за каждый день задержки процент, который не может быть ниже 1/150 ключевой ставки Центрального банка РФ от не выплаченных в срок сумм.
4. Извещение о начале отпуска позже чем за две недели. Если работодатель опоздал, а сотрудник не хочет идти в отпуск в эти даты, он должен подать заявление о переносе отпуска, и работодатель не вправе ему отказать.

Когда работодатель может отказать в переносе

Часто сотрудники просят перенести отпуск по личным обстоятельствам: например, из-за свадьбы и путевки. Эти причины законным основанием не считаются, если они не закреплены в соответствующем ЛНА. В этом случае работодатель может отказать, особенно если перенос негативно повлияет на производственный процесс. Отказ оформляют резолюцией на заявлении.

Льготные категории: отпуск в удобное для них время

Отдельным категориям работников отпуск предоставляют по их желанию в удобное для них время, а некоторым — в привязке к определенному событию. Отказать им нельзя. Эти категории установлены ТК РФ и другими федеральными законами, среди них:

• беременные женщины: перед отпуском по беременности и родам, после него или после отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• работники до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• совместители, одновременно с отпуском по основной работе (ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
• работники с тремя и более детьми до 18 лет, пока младшему нет 14 (ст. 262.2 ТК РФ);
• родители ребенка-инвалида (ст. 262.1 ТК РФ), муж в период отпуска жены по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
• супруги военнослужащих могут взять отпуск одновременно с отпуском военнослужащего (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• с 5 июня 2026 года отпуск также может брать один из родителей или один из детей (в том числе совершеннолетних) военнослужащего-инвалида I или II группы, который стал инвалидом при исполнении обязанностей, является ветераном боевых действий и продолжает службу и не имеет супруга, одновременно с отпуском военнослужащего (п. 11.1 ст. 11 Федерального закона № 76-ФЗ в редакции Федерального закона от 25.05.2026 № 153-ФЗ);
• ветераны боевых действий и инвалиды войны (ст. 14–19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»), чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1), почетные доноры (ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

Перенос отпуска по инициативе работодателя

Работодатель не может перенести отпуск, предусмотренный графиком, в одностороннем порядке: график обязателен и для компании, и для сотрудника. Поэтому новые даты отпуска нужно согласовать с работником и зафиксировать его согласие письменно.

Перенести отпуск на следующий рабочий год можно только в исключительных случаях — например, когда отсутствие сотрудника может неблагоприятно повлиять на нормальную работу организации или ИП. Это допускается только с согласия работника, а использовать перенесенный отпуск нужно не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлен.

При этом важно соблюдать ограничения: нельзя не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск два года подряд, даже если сотрудник каждый раз соглашался на перенос. Также отпуск нельзя переносить таким образом работникам младше 18 лет и сотрудникам, занятым во вредных или опасных условиях труда.

На практике перенос обычно оформляют так: руководитель обосновывает необходимость изменения дат в служебной записке, кадровая служба проверяет, нет ли ограничений по сотруднику и не возникает ли второй год без отпуска, затем получает письменное согласие работника на новые даты. После этого работодатель издает приказ о переносе и вносит изменения в график отпусков.

Отзыв из отпуска: порядок и ограничения

Отозвать сотрудника из отпуска можно только с его письменного согласия. Если работник не хочет прерывать отпуск, это не считается нарушением трудовой дисциплины — привлечь его к ответственности или наказать за отказ нельзя (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Обычно процесс оформляют так: руководитель направляет служебную записку или другое обоснованное предложение об отзыве, работник письменно соглашается выйти на работу, указывает дату выхода и вариант использования оставшихся дней. Затем работодатель издает приказ, пересчитывает отпускные и вносит сведения в графу 10 графика отпусков по форме Т-7.

За дни отпуска, которыми сотрудник не успел воспользоваться из-за отзыва, уже могли быть перечислены отпускные. Удержать эту сумму из зарплаты в одностороннем порядке нельзя: такого основания в ст. 137 ТК РФ нет. Если сотрудник даст письменное согласие, переплату можно зачесть в счет оплаты неиспользованной части отпуска.

Работников льготных категорий, например, беременных женщин и сотрудников младше 18 лет, отзывать из отпуска запрещено. А вот для сотрудников, которые заняты на работах с вредными или опасными условиями труда, действует исключение.

Так, с 1 сентября 2026 года их можно отозвать только для предотвращения или устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия. При этом необходимо, чтобы ситуация требовала непосредственного участия именно этого работника с учетом его трудовой функции. Порядок такого отзыва нужно закрепить в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре, а работу в связи с отзывом оплатить не менее чем в двойном размере.

Разделение отпуска на части

Разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на несколько частей можно, но важно заранее договориться с сотрудником и правильно отразить изменения в документах. Вот три правила, которые помогут это сделать:

1. Разделить отпуск на части можно только по соглашению работника и работодателя. При этом хотя бы одна часть должна длиться не менее 14 календарных дней.
2. Оставшиеся дни закон не ограничивает: их можно брать даже по одному дню, если работодатель согласен. При этом компания может не соглашаться на даты или продолжительность частей, которые предлагает сотрудник.
3. Кадровая служба вносит каждую часть отпуска отдельной строкой в форму Т-7. Если график отпусков уже утвержден, дополнительно издают приказ. При этом работодатель не может принуждать сотрудника делить отпуск: это может быть признано нарушением.

Пошаговый порядок оформления изменений в графике отпусков

Образец приказа о переносе отпуска

Унифицированной формы для переноса нет: приказ о переносе отпуска составляют в свободной форме.

В пункте 1 обязательно нужно указать ФИО, должность и подразделение сотрудника, старые и новые даты отпуска, продолжительность. Если работник ознакомлен с приказом не позднее чем за две недели до начала отпуска, его подпись подтверждает и извещение по ч. 3 ст. 123 ТК РФ.

Приказ об отзыве дополнительно фиксирует дату выхода, число неиспользованных дней и выбор работника, когда их использовать.

В строке «Основание» два документа: без письменного согласия работника приказ противоречит ч. 2 ст. 125 ТК РФ. Пункт 2 повторяет выбор работника из его согласия.

Образец заявления работника о переносе отпуска

Заявление о переносе отпуска нужно направить на имя руководителя организации. Причину указывать не обязательно, но с ней согласовать проще. В случаях ч. 2 ст. 124 ТК РФ основанием служит сам факт невыплаты или неуведомления.

Виза руководителя ставится на заявлении: «Не возражаю. Смирнов С. С., 11.06.2026». Заявление о разделении отпуска на части отличается формулировкой просьбы, шапка та же.

Как отразить изменения в форме Т-7: заполнение граф 7–10

Форма Т-7 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». С 2013 года вести график именно по ней не обязательно, но большинство компаний используют ее как понятный стандарт. Плановая дата начала отпуска вносится в графу 6, а в случае переноса отпуска заполняются графы 7-10:

• Графа 7: дата фактического начала отпуска. Это дата, когда работник фактически уходит в отпуск. При переносе сюда попадает новая дата.
• Графа 8: документ-основание переноса. Здесь указывают номер и дату соответствующего приказа.
• Графа 9: дата отпуска после переноса. В ней также прописывают новую дату, при разделении каждая часть занимает отдельную строку.
• Графа 10: примечания. В нее вносят все детали, для которых нет отдельных граф: продление по больничному, отзыв с датой выхода, присоединение остатка к следующему году.

На примере трех частых ситуаций заполнение граф будет выглядеть так:

Как оформить перенос отпуска в системе КЭДО

Изменение дат отпуска на бумаге обычно требует нескольких документов и действий: сотрудник пишет заявление, руководитель его согласовывает, кадровик проверяет ограничения, готовит приказ и вносит изменения в график. При отзыве из отпуска к этому добавляются служебная записка и письменное согласие работника. Когда таких изменений много, кадровой службе приходится тратить время на подготовку и передачу документов.

Эту работу можно упростить, если в компании введен кадровый электронный документооборот, например, VK HR Tek. В модуле «График отпусков» сотрудник может указать желаемые даты отдыха, а руководитель — проверить пересечения, утвердить или при необходимости отправить на доработку.

Когда до плановой даты отпуска остается две недели, сотруднику приходит уведомление. Если сотрудник не хочет идти отдыхать в эти даты, он может направить заявку на перенос через личный кабинет. В заявке он указывает даты отпуска по графику и новые желаемые даты. Если настроен учет всех периодов отсутствия, система подсказывает кадровому специалисту, когда число запрошенных дней превышает доступный остаток.

После отправки заявка поступает на согласование руководителю и кадровику. При интеграции с 1С в учетной системе создается документ «Перенос отпуска», а приказ и обновленные даты автоматически загружаются в заявку в системе КЭДО. Для автоматического переноса количество дней в новых датах должно совпадать с количеством дней отпуска, предусмотренных графиком. Расчет отпускных при этом остается в 1С:ЗУП, а кадровик по-прежнему контролирует соблюдение регламентов.

В КЭДО можно оформить и отзыв из отпуска: сотруднику направляют предложение, он подписывает согласие, затем работодатель издает приказ. Неиспользованные дни работник сможет запланировать отдельной заявкой. Преднастроенный процесс уведомления о начале отпуска помогает вовремя сообщить сотруднику о предстоящем отпуске.

В результате каждое изменение проходит по единому маршруту. Бумажные документы и ручная передача информации между участниками процесса не нужны, а скорость оформления зависит главным образом от того, как быстро руководитель и кадровая служба рассмотрят заявку.

Типичные ошибки при изменении графика отпусков

Ошибки при изменении графика отпусков, которые обходятся дороже всего:

1. Отзыв без письменного согласия. Руководитель договаривается с сотрудником по телефону, и приказ издают без документа с подписью работника. Если потом возникнет спор, подтвердить согласие будет нечем, и отзыв признают незаконным.
2. Перенос второй год подряд. Каждый перенос по отдельности оформлен правильно и с согласия работника, но в итоге человек два года не был в ежегодном отпуске. Закон это запрещает, даже если перенос происходит по инициативе сотрудника.
3. Отпускные пришли позже чем за три дня. В этом случае работник вправе потребовать перенести отпуск еще раз, а компания платит проценты за каждый день задержки.
4. Приказ есть, в Т-7 правок нет. Даты в графике расходятся с фактическими отпусками. При проверке инспектор может сравнить график с приказами и табелем, и расхождение будет выглядеть как несоблюдение обязательного графика.
5. Принудительное разделение отпуска. Разбивка на части без согласия сотрудника — нарушение, даже если так оформлены отпуска всех работников.
6. Отказ льготной категории в удобной дате. Кадровик не знает, что у сотрудника родился третий ребенок или ребенку установили инвалидность, и отказывает ему как обычному работнику. Сведения о льготах стоит обновлять до утверждения графика и сверять перед каждым отказом.
7. Отзыв работника до 18 лет или беременной женщины. Согласие самого работника этот запрет не снимает. Исключения для занятых на вредных и опасных работах, которые действуют с 1 сентября 2026 года, на эти категории не распространяются.
8. Извещение о начале отпуска пришло позже чем за две недели. После переноса две недели отсчитывают от новой даты начала отпуска. Если извещение опоздало, работник вправе потребовать перенести отпуск.

Штрафы за повторные нарушения при изменении графика отпусков

Суммы за первое нарушение приведены в таблице выше, ИП за него штрафуют на 1 000–5 000 ₽ и по ч. 1, и по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. За повторное нарушение того же состава санкции выше:

Нарушение считается повторным, если компания или должностное лицо считается подвергнутым административному наказанию. Этот срок длится со дня вступления в силу прошлого постановления до истечения года после его исполнения (ст. 4.6 КоАП РФ).

Размер и количество штрафов зависят от состава нарушения и обстоятельств конкретного дела

Заключение

График отпусков обязателен для обеих сторон, но ТК РФ допускает его изменения. При болезни отпуск продлевают или переносят; при гособязанностях, задержке отпускных, позднем извещении и в случаях, предусмотренных для льготных категорий, даты отпуска меняют в установленном законом порядке. С 1 сентября 2026 года работников с вредными условиями труда можно отозвать при аварии или катастрофе.

Чтобы избежать штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ, у каждого изменения должны быть основание, согласие работника там, где оно нужно, приказ и отметка в Т-7. После переноса отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до новой даты, а извещают о ней за две недели. В КЭДО эти шаги проходят одним маршрутом.