Зачем организациям нужен кадровый ЭДО: экономия, скорость и снижение рисков

Кадровый ЭДО в России пока остается историей меньшинства. По оценке экспертов, опрошенных CNews, по итогам 2024 года уровень проникновения систем КЭДО составлял 9–10%, а в 2025 году, по прогнозам, должен был вырасти до 16-17%. Остальные печатают приказы, собирают подписи от руки и пересылают документы почтой и курьерами. Пока штат небольшой, это работает. Но если сотрудников сотни, бумага превращается в отдельную статью расходов и в постоянный источник риска: потерянное заявление, просроченное ознакомление, постоянные траты на доставку.

Разбираем, из чего складывается выгода перехода: где именно возникает экономия, как меняется скорость процессов, какие юридические риски снимаются и по каким признакам понятно, что откладывать решение уже дорого.

Что такое кадровый ЭДО и как он устроен

Кадровый ЭДО — это работа с документами, связанными с трудовыми отношениями, в электронном виде без дублирования на бумаге. Заявления, приказы, ознакомление с ЛНА (локальными нормативными актами), трудовые договоры подписываются электронной подписью, хранятся в системе и имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы.

Право вести кадровый документооборот в цифре закреплено в ст. 22.1 ТК РФ. Работодатель сам выбирает, через какую систему работать: через государственную платформу «Работа в России» или через собственную информационную систему — как правило, это коммерческое решение вендора. Порядок введения КЭДО описан в ст. 22.2, требования к видам электронной подписи — в ст. 22.3.

У электронного кадрового документа есть обязательный состав — его устанавливает приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Это сам документ в формате PDF/A-1A, машиночитаемое XML-описание кадрового документа с реквизитами, приложения к документу (при наличии), файл электронной подписи и, если документ подписывает представитель по доверенности, машиночитаемая доверенность. Практический смысл требований простой: набор из этих файлов должен читаться и проверяться спустя годы, в том числе если компания сменит систему КЭДО. Чаще всего решения на рынке уже соответствуют этому правилу, но если вы разрабатываете собственную систему, это нужно учитывать отдельно.

Есть документы, которые закон не разрешает оформлять в электронной форме. Под КЭДО не подпадают трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. При этом есть электронные трудовые книжки, которые не имеют отношения к КЭДО. Если работник выбрал бумажный вариант, вести нужно параллельно два варианта.

Кадровый ЭДО легко перепутать с общим электронным документооборотом — тем, через который компания обменивается счетами, актами и договорами с контрагентами. Общий ЭДО живет по правилам налогового и гражданского права, обмен идет между юрлицами через оператора. Кадровый ЭДО регулируется трудовым правом, стороны здесь — работодатель и работник, а требования к подписям и к составу документов свои.

Сколько компания теряет на бумажном кадровом документообороте

Бумажный кадровый учет редко выглядит как проблема в отчете: расходы размазаны по разным статьям, а время кадровой службы часто нигде не отражается. Вот с какими тратами связан документооборот на бумаге.

Прямые расходы: печать, курьеры, архив

1. Бумага, тонер, замена принтеров из-за износа, конверты. Это самая очевидная статья расходов. К ней также добавляется доставка: если у компании есть филиалы, склады или удаленные сотрудники, каждый приказ и каждое заявление нужно перемещать курьерами, почтой, с водителем или с сотрудником, который специально приезжает в офис подписать документ.

2. Хранение. По ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и перечню, утвержденному приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, документы по личному составу хранятся 50 лет. Всё это время бумага занимает физическое место: стеллажи, отдельная комната, иногда аренда внешнего архива, куда придется приехать, если бывший сотрудник попросит копию или справку.

3. Восстановление утраченного. Потерянный документ приходится оформлять заново: снова печатать, снова собирать подписи, иногда у людей, которые давно уволились. Также пункт 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105) предписывает при пропаже документов создать комиссию для расследования, оформлять акт и уже на его основе восстанавливать документы. Один такой эпизод стоит нескольких часов работы кадровой службы и переписки, а в неудачном случае — еще и объяснений в суде.

Скрытые расходы: время кадровой службы и задержки согласований

Вторая половина потерь кроется в трудозатратах. Рассмотрим подробнее:

1. Затраты времени на рутинные операции. Распечатать, отнести на подпись, дождаться руководителя, найти сотрудника, подшить в дело, потом найти нужный лист по запросу — на один документ времени уходит немного, но если документов тысячи, это превращается в проблему.

2. Ожидание и простои. Пока заявление на отпуск едет из магазина в головной офис, проходит неделя. Пока согласование лежит в чужой папке, сотрудник не знает, на каком оно этапе, и идет спрашивать — сначала к руководителю, потом в кадры. Каждый такой вопрос тоже стоит рабочего времени, просто оплачивается незаметно.

Нагрузка при этом распределена неравномерно. Есть процессы, которые охватывают всю кадровую службу и требуют особенно много ресурсов: сбор и утверждение графика отпусков в декабре, массовое ознакомление с новой редакцией ЛНА, индексация зарплат, наем сезонного персонала. В такие периоды отдел неделями занимается только приемом документов, поиском тех, кто опоздал, сверкой данных и рассылками правок, на точечные задачи времени не остается.

Как оценить масштаб трат на своей компании

Точную цифру даст только внутренний аудит, но можно оценить порядки. Предположим, что на сотрудника в год приходится 30 кадровых документов, по пять минут работы кадровой службы на бумажную часть работы — распечатать, провести, подшить. Для пересчета трудозатрат в штатные единицы примем годовой фонд рабочего времени одного сотрудника в примерно 1 700 часов с учетом отпусков и нерабочих дней.

Как кадровый ЭДО ускоряет кадровые процессы

Кадровый ЭДО переводит документы и связанные с ними процессы в единый цифровой контур и упрощает многие действия до пары нажатий кнопок.

В VK HR Tek можно организовать работу с трудовыми договорами и дополнительными соглашениями, заявлениями сотрудников, приказами, ЛНА, графиками отпусков, расчетными листками и документами по командировкам. Система позволяет гибко выстраивать процесс от создания документа до его подписания.

Маршруты документов можно адаптировать к правилам компании: определить участников, последовательность действий, сроки и условия согласования. Это помогает учитывать различия между процессами и сократить ручную координацию между сотрудниками, руководителями, HR-службой и бухгалтерией.

Так, в процессах, связанных с отпусками, доступны согласование с руководителем, проверка дат, сроки исполнения и напоминания. При сборе ежегодного графика на всех сотрудников одним кликом можно направить задачу внести желаемые даты и вернуть заявку на доработку, если обнаружатся пересечения.

Платформа поддерживает применение электронных подписей в кадровых процессах. Можно настроить простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись и выпустить ее для сотрудника онлайн за две минуты с идентификацией через Госуслуги. Также система интегрируется с 1С благодаря расширению 1С КЭДО и с другими решениями по API. Это позволяет передавать данные между системами и не дублировать кадровую информацию вручную.

Примеры успешных внедрений КЭДО в крупных компаниях России

Lamoda, ритейл. На КЭДО перевели 11 000 сотрудников — от центрального офиса до распределительных центров, складов и курьеров. Обработка кадровой заявки ускорилась в 23 раза: было 47 минут, стало две. За полтора года компания оцифровала более 250 процессов, включая смежные — компенсации и льготы, охрану труда, обучение.

ГК DOGMA, девелопмент. Кадровые процессы ускорились на 80% уже на этапе внедрения: среднее время оформления документа сократилось с 60 до 15 минут. Операционная нагрузка на кадровую службу снизилась на 40%. К системе подключены около 2 000 сотрудников из более чем 3 000.

«Генериум», фармкомпания. Группа компаний объединила на платформе VK HR Tek четыре юридических лица. Система охватила пять площадок и более 1 800 сотрудников со всей России, компания смогла централизовать 50 бизнес-процессов.

Как кадровый ЭДО снижает юридические риски

Штрафы за нарушение кадрового учета

Основная норма — ст. 5.27 КоАП РФ. За нарушение трудового законодательства, согласно ч. 1, юридическому лицу грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Если лицо, которое уже совершало нарушение, повторяет его, вилка поднимается до 50 000-70 000 рублей, а должностное лицо могут дисквалифицировать на срок от года до трех, согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Уклонение от оформления трудового договора или подмена его гражданско-правовым обходится дороже всего: от 50 000 до 100 000 рублей за каждый случай нарушения на юрлицо (ч. 4).

Как система снижает вероятность нарушения

Большая часть нарушений в кадровом учете возникает из-за срыва сроков или потерянной подписи. Уведомить сотрудника о начале отпуска нужно не позднее чем за две недели, ознакомить с ЛНА — под подпись, перевод оформить до фактического выхода на новое место. На деле кадровик должен держать все эти детали в памяти и тратить время на то, чтобы проверить, дошел ли документ.

Отдельно стоит учитывать риск утраты. При трудовых спорах документ доказывает соблюдение процедуры. Если папку с нужными бумагами зальет при аварии, потеряют при переезде или не туда подошьют, компания проиграет дело в суде. Когда документы хранятся в системе, эта часть риска устраняется: наличие документа не зависит от состояния шкафа и от того, кто последним брал дело, а все действия и изменения логируются.

Похожая история с проверкой. Инспектор запрашивает документы за период, и бумажные файлы сначала нужно найти — по делам, по подразделениям, иногда во внешнем архиве. Система позволяет воспользоваться фильтрами по множеству параметров, заранее выявить неполноту документов и принять необходимые меры до того, как их запросит инспектор.

Кадровый ЭДО для распределенных и удаленных команд

Чем больше у компании точек на карте, тем дороже ей обходится каждая подпись. В сети «РИВ ГОШ» более 5 000 сотрудников и более 250 магазинов в 88 городах России. После перехода на КЭДО оформление отпуска стало занимать 30 минут — от подачи заявления до отправки подписанного приказа в архив. Документы на командировку оформляются за те же 30 минут вместо двух недель. До этого документ физически ехал из магазина в офис и обратно.

Для филиальной структуры плюс также в том, что во всех городах документы оформляются по единому шаблону, с централизованным маршрутом согласования и сроками. Это также помогает удаленным сотрудникам и тем, кто работает по гибридному графику. Без КЭДО дистанционный работник должен закладывать время на дорогу до офиса, искать верный шаблон документа, учитывать сроки пересылки. Цикл оформления одного документа растягивается на недели, и чем дальше живет человек, тем выше вероятность, что что-то потеряется в пути и всё придется проходить заново.

Кадровый ЭДО упрощает работу на всех этапах. Сотрудник может подать заявление или запросить справку в пару кликов с компьютера или смартфона, отследить статус своей заявки и, если нужно, распечатать готовую версию.

Когда компании пора переходить на кадровый ЭДО

Обычно компании решаются переходить на КЭДО, когда накапливается несколько проблем и служба больше не может исполнять процессы в текущем виде. Вот на какие сигналы стоит обратить внимание:

• штат вырос за год так, что кадровая служба перестала успевать в прежнем составе;
• открылись новые площадки, филиалы или юрлица, и документы начали пересылать между городами;
• доля дистанционных и разъездных сотрудников растет, а подписи по-прежнему собираются вручную;
• участились случаи просроченных ознакомлений, потерянных заявлений, споров о том, кто что подписывал;
• компания меняет учетную систему или готовится к проверке — в этот момент можно навести порядок в процессах;
• кадровики заняты логистикой бумаги вместо работы с людьми и документами.

Частые возражения против перехода на КЭДО и что на них ответить

У многих компаний и кадровых специалистов внедрение систем кадрового ЭДО вызывает страхи. Вот самые частые сомнения, которые могут возникнуть:

• «Это дорого». Подписка и внедрение КЭДО действительно требуют бюджета, но сопоставлять их стоит с затратами на печать, доставку, архив, восстановление документов и работу кадровой службы. Для распределенных компаний только логистика часто покрывает стоимость системы. Есть и косвенный эффект: быстрое оформление сотрудников помогает бизнесу вовремя закрывать вакансии в ретейле, логистике и на производстве. В расчет также стоит включать риски трудовых споров и штрафов как одну из возможных статей стоимости бумажного процесса.
• «Сотрудники не примут». Если в команде есть работники, которые не доверяют цифровым решениям, для них нужно сохранить бумажный формат. Сопротивление обычно снижается, если система доступна с телефона, а обучение простое и понятное. Лучше запускать КЭДО с процессов, которые удобны самому сотруднику: оформления отпуска, получения справки или расчетного листка. Так ценность сервиса становится очевидной с первого использования. Это также поможет мотивировать работников, которые отказались перейти на КЭДО, подключиться к сервисам в дальнейшем.
• «Сложно внедрить». Необязательно запускать КЭДО одновременно для всех процессов и сотрудников. Можно выбрать один сценарий, например отпуска, протестировать его на пилотной группе, а затем постепенно расширять. При этом нужно принять локальный нормативный акт, уведомить сотрудников, собрать необходимые согласия, пересмотреть шаблоны и маршруты согласования.

Заключение

Переход на кадровый ЭДО помогает значительно сократить траты на многие операции. Считать нужно три вещи: во что обходится работа с бумагой сейчас (печать, доставка, архив и часы кадровой службы), сколько стоит скорость там, где кадровые события идут потоком, и какова цена одного проигранного трудового спора. Если хотя бы две из трех цифр уже неприятны, откладывать невыгодно.

Хорошая новость в том, что перевести кадровый документооборот в цифру можно постепенно. Модульная платформа VK HR Tek позволяет автоматизировать процессы по мере необходимости, например, начать с отпусков и затем оцифровать командировки, ЛНА и процессы вовлечения сотрудников.