Суточные в командировке: размеры, НДФЛ и документальное оформление

Суточные — выплата, которую работодатель перечисляет сотруднику за каждый день командировки на дополнительные расходы. Размер суточных компания устанавливает сама в коллективном договоре или локальном нормативном акте (далее — ЛНА). Ошибиться в работе с суточными можно на трех этапах: при подсчете дней поездки, при удержании налога с превышения и при оформлении документов. В статье — правила для каждого этапа, расчеты на примерах и чек-лист.

Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебная командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. На время командировки за сотрудником сохраняются место работы и средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расходы на поездку компания ему возмещает. Статья 168 ТК РФ называет четыре вида таких расходов:

• дорога до места командировки и обратно;
• жилье на время поездки;
• суточные, то есть деньги на повседневные траты вдали от дома;
• другие траты, которые работодатель разрешил или о которых знал.

Командировочными в обиходе называют все эти выплаты вместе: билеты, гостиницу, такси до аэропорта, оплату визы и суточные. Суточные — только одна из них, поэтому смешивать эти понятия не стоит. Допустим, в положении о командировках записано «командировочные в размере 1 000 рублей в день». Из такой формулировки непонятно, входит ли в сумму проживание, а значит, неясно, какую часть выплаты сравнивать с налоговым лимитом.

Главное отличие суточных от остальных командировочных расходов в том, что их не нужно подтверждать — они выплачиваются в фиксированной сумме за каждый день. Обед в кафе, поездки на метро, связь в роуминге, стирка рубашки в гостинице: все эти мелкие траты закрывает один дневной норматив.

Размер суточных: кто его устанавливает

Конкретной суммы суточных для коммерческих компаний закон не называет. По ч. 4 ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяет коллективный договор или ЛНА. Чаще всего это положение о служебных командировках, реже — раздел в положении об оплате труда или в самом коллективном договоре.

Минимального размера суточных в Трудовом кодексе тоже нет. Часто ориентируются на 700 ₽: до этой суммы выплата не облагается НДФЛ и взносами. Работодатель вправе установить суточные как выше, так и ниже этого уровня. Это подтверждает и Минфин России в письме от 10.06.2025 № 03-04-05/56896. Совсем отказаться от суточных компания по закону не может: если их не платить, у сотрудника появится основание для трудового спора. Тогда компании придется доказывать, что она выполнила гарантии Трудового кодекса.

Размер суточных можно дифференцировать. Многие компании устанавливают одну сумму для поездок в Москву и Санкт-Петербург и другую для остальных городов, отдельно прописывают заграничные командировки, а иногда и ставки для разных должностей. Суточные для заграничных поездок можно установить в рублях или в иностранной валюте, в том числе с разбивкой по странам. Все критерии важно описать в ЛНА.

Особые правила для бюджетных организаций

В государственных и муниципальных организациях размер суточных фиксирован нормативными актами. Для федеральных органов, государственных внебюджетных фондов и федеральных учреждений он составляет 100 ₽ в день при поездках по России. Такой размер установлен Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729, но руководитель может установить повышенный размер (ст. 8, 22, 41 ТК РФ). Суточные за границей для этих работников выплачивают в валюте по нормам Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Региональные и муниципальные учреждения платят суточные по актам своего региона или органов местного самоуправления, как предусматривает ч. 3 ст. 168 ТК РФ. Размер в этих актах свой и может отличаться от федерального.

Как суточные облагаются НДФЛ

Освобождение суточных от НДФЛ закреплено в п. 3 ст. 217 НК РФ. Налогом не облагаются суточные в пределах 700 ₽ за каждый день командировки на территории России и 2 500 ₽ за каждый день заграничной командировки. Если компания платит больше, разница между фактическими суточными и лимитом считается доходом сотрудника, и с нее нужно удержать НДФЛ.

Повышенный лимит для новых регионов работает только при соблюдении условий Постановления Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915: сотрудник направлен в ДНР, ЛНР, Запорожскую или Херсонскую область и выполняет там работы по обеспечению жизнедеятельности населения или восстановлению объектов инфраструктуры. Если цель поездки с такими работами не связана, применяется обычный лимит 700 ₽.

Как считать лимит

Безопаснее применять налоговый лимит к каждому дню командировки отдельно. На это указывает формулировка п. 3 ст. 217 НК РФ: необлагаемая сумма установлена за каждый день нахождения в командировке. Когда суточные одинаковы на всю поездку, разницы нет: лимит можно умножить на число дней и сравнить результат с общей суммой. Разница появляется, если в разные дни действуют разные ставки.

Допустим, положение о командировках устанавливает суточные 1 500 ₽ в день для Москвы и 500 ₽ для остальных городов. Сотрудник провел два дня в Москве и два дня в Твери и получил 4 000 ₽. Если сравнивать с лимитом сумму за всю поездку, необлагаемая часть составит 2 800 ₽, а превышение — 1 200 ₽.

Подневный расчет дает другой результат. За каждый московский день превышение равно 800 ₽, или 1 600 ₽ за два дня, а в тверские дни суточные укладываются в лимит, но неиспользованные 200 ₽ в день на московские дни не переносятся. Облагаемая сумма составит 1 600 ₽.

Ставка налога

С суммы сверх лимита удерживают НДФЛ по тем же ставкам, что и с зарплаты. С 2025 года ставка зависит от того, сколько сотрудник заработал с начала года (п. 1 ст. 224 НК РФ в редакции Федерального закона от 12.07.2024 № 176-ФЗ):

• до 2,4 млн ₽ — 13%;
• от 2,4 до 5 млн ₽ — 15%;
• от 5 до 20 млн ₽ — 18%;
• от 20 до 50 млн ₽ — 20%;
• свыше 50 млн ₽ — 22%.

Повышенную ставку применяют только к доходу сверх порога. Для большинства сотрудников налог с превышения суточных составит 13%. У руководителей и других сотрудников с высокой зарплатой доход к концу года может превысить 2,4 млн ₽. Тогда налог с превышения считают по ставке 15% или выше, поэтому перед расчетом бухгалтеру стоит проверить, сколько сотрудник получил с начала года.

Когда возникает доход и когда удерживать налог

Датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержать налог нужно из ближайшей выплаты денег сотруднику после этой даты, как требует п. 4 ст. 226 НК РФ. Обычно такой выплатой оказывается зарплата.

Например, сотрудник вернулся из командировки 10 ноября, а руководитель утвердил его авансовый отчет 13 ноября. Доход в виде превышения суточных считается полученным в последний день месяца утверждения, то есть 30 ноября. НДФЛ с него удерживают из ближайшей выплаты после этой даты. Обычно это зарплата за вторую половину ноября, которую выплачивают в начале декабря.

Страховые взносы с суточных

Для страховых взносов действуют те же лимиты, что и для НДФЛ. Пункт 2 ст. 422 НК РФ освобождает от взносов суточные в пределах размеров, указанных в п. 3 ст. 217 НК РФ, то есть 700 ₽ за день командировки по России и 2 500 ₽ за день заграничной поездки. На превышение в общем случае начисляются взносы по единому тарифу, который применяет компания, включая пониженные тарифы для малого и среднего бизнеса, если у компании есть на них право.

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, или взносы на травматизм, регулирует Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ. В п. 2 ст. 20.2 этого закона есть собственное правило для командировочных выплат. Социальный фонд России в письме от 01.12.2025 № 19-20/62184 разъяснил, что суточные не облагаются взносами на травматизм в полном размере, который установлен коллективным договором или ЛНА, даже если он превышает 700 ₽ в день.

Как считать дни: выезд, возвращение, выходные, однодневная командировка

С 1 сентября 2025 года порядок командирования определяет Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 (далее — Положение № 501). Оно сохраняет основные правила подсчета дней.

• За каждый день. Суточные платят за все дни командировки, включая выходные, праздники, дни в пути и вынужденные остановки (п. 9 Положения № 501).
• День выезда и день приезда. Их определяют по времени отправления и прибытия транспорта (п. 4 Положения № 501). Если поезд или самолет отправляется до 24:00 включительно, днем выезда считается текущая дата, если в 00:00 и позже — следующая. Когда вокзал или аэропорт находится за городом, учитывают время на дорогу до него. Например, при вылете из Шереметьево 12 ноября в 00:50 днем выезда будет 11 ноября.
• Однодневная поездка по России. Если сотрудник может каждый день возвращаться домой, суточные не платят (п. 9 Положения № 501). Может ли он возвращаться, решает руководитель с учетом расстояния, транспорта и характера задания. Компенсацию обеда можно предусмотреть в ЛНА отдельной выплатой, но называть ее суточными нельзя.
• Однодневная поездка за границу. Если сотрудник выехал из России и вернулся в тот же день, ему платят 50% заграничной нормы из ЛНА (п. 17 Положения № 501).
• Задержка в пути. Дни вынужденной остановки, например из-за отмены рейса, входят в командировку и оплачиваются суточными. Подтверждают их справка перевозчика и новый билет.
• Болезнь. Пока сотрудник не может приступить к заданию или вернуться домой, ему платят суточные и возмещают жилье, кроме дней в стационаре (п. 22 Положения № 501). Кроме того, за дни болезни он получает пособие по листку нетрудоспособности.
• Дни по своей инициативе. Если сотрудник остался в городе после окончания задания, например на выходные, эти дни в командировку не входят и суточными не оплачиваются. Их оформляют как отпуск или обычные выходные.

Как рассчитать суточные: пошаговый алгоритм и примеры

Расчет командировочных, включая суточные, обычно делают дважды. Перед поездкой бухгалтер считает суточные по датам из приказа, чтобы выдать аванс. После возвращения расчет повторяют по билетам и другим проездным документам. Окончательную сумму и налог определяет именно второй расчет.

Процесс для любой командировки состоит из пяти шагов:

1. Посчитайте дни. В командировку входят все дни с даты выезда по дату приезда, включая выходные, праздники и дни в пути. Даты берите из проездных документов, правила разобраны выше.
2. Умножьте дни на размер суточных из ЛНА. Если для разных городов или стран суточные разные, считайте каждый день по своей ставке.
3. Сравните суточные за каждый день с лимитом. Для России это 700 ₽, для заграничной поездки — 2 500 ₽.
4. Сложите превышения за все дни. Получится облагаемая сумма: с нее удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы.
5. Отразите суммы в учете. Суточные целиком включают в расходы по утвержденному авансовому отчету, а взносы с превышения начисляют в месяце утверждения отчета. НДФЛ удерживают из первой выплаты сотруднику после последнего дня этого месяца.

Суточные за границу: коротко

За дни за границей суточные платят по заграничной норме, за дни в России — по российской. День выезда из России считается днем за границей, а день въезда — днем в России. Даты определяют по отметкам в паспорте. Если отметок нет, например при поездке в Беларусь, даты определяют по проездным документам.

Для НДФЛ валютные суточные пересчитывают в рубли по курсу Банка России на последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет (п. 5 ст. 210, пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Уже в рублях суточные за каждый день сравнивают с лимитом 2 500 ₽. Если рубль подешевел, превышение может появиться даже при тех же суточных в валюте. Поэтому валютную норму лучше устанавливать ниже лимита, с запасом на колебания курса.

С 1 января 2026 года от НДФЛ и страховых взносов освобождены и расходы на полис ДМС для заграничной командировки (ст. 217 и 422 НК РФ в редакции Федерального закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ). К суточным эти расходы не относятся, их возмещают отдельно.

Документальное оформление суточных

Чеков за суточные не требуется, но вокруг выплаты складывается цепочка из нескольких документов. Каждый из них отвечает на свой вопрос проверяющего: на каком основании компания платила, за какие дни и в каком размере.

Бухгалтерии достаточно знать число дней командировки, а их подтверждают приказ и проездные документы. Если сотрудник ехал на личной машине, даты выезда и приезда он подтверждает служебной запиской вместе с документами о поездке: путевым листом, чеками АЗС или счетами за проживание.

Срок авансового отчета и расчет по авансу

По п. 23 Положения № 501 в течение трех рабочих дней после возвращения сотрудник представляет авансовый отчет и окончательно рассчитывается по выданному авансу. Остаток аванса он возвращает, а перерасход компания ему возмещает. Если сотрудник не вернул остаток вовремя, работодатель может удержать его из зарплаты по ст. 137 ТК РФ, но только при двух условиях: решение об удержании принято не позднее месяца со дня окончания срока возврата, и работник не оспаривает основания и размер удержания.

Как отразить суточные в учете

В бухгалтерском учете суточные проходят через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые проводки выглядят так:

• Дт 71 Кт 50 или 51 — выдан аванс на командировку;
• Дт 20, 26 или 44 Кт 71 — суточные включены в расходы по утвержденному авансовому отчету;
• Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышения;
• Дт 20, 26 или 44 Кт 69 — начислены страховые взносы на превышение.

По пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ суточные учитываются в прочих расходах в размере из ЛНА, без ограничения налоговым лимитом. Компании на упрощенной системе с объектом «доходы минус расходы» учитывают суточные в составе командировочных расходов по пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Типичные ошибки и вопросы проверяющих

Вопросы проверяющих к суточным обычно касаются трех вещей: основания выплаты, подсчета дней и налога с превышения. В таблице собраны ошибки, которые встречаются чаще всего, и способы их избежать.

Как автоматизировать оформление командировки

Ошибки с суточными часто начинаются с документов. Приказ теряется в почте, билеты остаются у сотрудника в телефоне, авансовый отчет приходит в бухгалтерию через неделю после возвращения вместо положенных трех рабочих дней. Когда этапы командировки связаны между собой, документы не теряются по дороге и не ждут, пока их перешлют вручную.

Например, в VK HR Tek командировку ведут два модуля. В модуле «Командировки» сотрудник создает заявку, руководитель согласует поездку.

Билеты и жилье сотрудник бронирует в интегрированном тревел-сервисе Trivio, который проверяет лимиты расходов, установленные компанией. Кадровая служба формирует приказ по данным заявки, и сотрудник подписывает его электронной подписью.

После поездки процесс продолжается в модуле «Авансовый отчет». Сотрудник прикладывает к заявке чеки: они распознаются по QR-коду и проверяются в ФНС России.

На основе заявки в 1С создается документ «Авансовый отчет», бухгалтер проверяет и проводит его, затем отчет подписывают сотрудник и компания. Как это устроено, подробно рассказано в статье о том, как автоматизировать подготовку авансового отчета в VK HR Tek.

Чек-лист для кадровика и бухгалтера

Пройдитесь по этому списку перед каждой командировкой и после утверждения авансового отчета:

• Размер суточных по России и за границей закреплен в положении о командировках или коллективном договоре, сотрудники ознакомлены с ним.
• В ЛНА, приказах и шаблонах ссылки на ссылки на Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 заменены на Положение, утвержденное Постановлением № 501.
• Приказ о командировке подписан до выезда, в нем указаны место, цель и срок поездки.
• Аванс с суточными выдан до выезда, и выдачу подтверждает кассовый ордер или платежное поручение.
• Дни командировки посчитаны по проездным документам с учетом правила полуночи, выходных и дней в пути.
• За однодневную поездку по России суточные не начислены, а за однодневную поездку за границу начислено 50% нормы.
• Суточные за каждый день сравнены с лимитом 700 ₽ или 2 500 ₽, а валютные суточные пересчитаны по курсу на последний день месяца утверждения отчета.
• С превышения удержан НДФЛ при ближайшей выплате и начислены страховые взносы.
• Авансовый отчет сдан в течение трех рабочих дней после возвращения и утвержден руководителем.
• Неизрасходованный аванс возвращен или удержан из зарплаты в течение месяца по правилам ст. 137 ТК РФ.

Заключение

Размер суточных компания устанавливает сама, но платить их нужно за каждый день командировки, включая выходные и дни в пути. Исключение — однодневные поездки по России. Налоговый лимит определяет только то, какая часть выплаты свободна от НДФЛ и взносов: 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ за границей. С превышения удерживают налог по общей шкале и начисляют страховые взносы, а взносы на травматизм с суточных не платят.

Типичные ошибки возникают на стыке кадровой службы и бухгалтерии: дни считают по плановым датам из приказа, превышение сравнивают с лимитом за всю поездку, налог удерживают с опозданием. Избежать их помогают три правила: закрепить размеры суточных в положении о командировках, считать дни по проездным документам и сверять каждую поездку с чек-листом.