Оформление командировок в электронном виде: от заявки до авансового отчета
Весь процесс в одном контуре: оформление заявок, согласование расходов, управление бронированиями и сбор авансовых отчетов.
<span style="color:#a8b1be;">Меньше ручных операций, потерянных чеков и ошибок — больше контроля на каждом этапе командировки. Готовая интеграция VK HR Tek и Trivio ускоряет командировку на всех этапах и избавляет от ручного переноса данных между системами.</span>
При ручном оформлении командировки процесс замедляется на каждом этапе
Заявка теряется в переписке
Согласования идут по почте и в мессенджерах, поэтому никто не видит, на каком этапе поездка и кто ее задерживает
Перенос поездки — и все по новой
Тревел-менеджер вручную бронирует билеты и отели, а если даты сдвинулись, отменяет брони и ищет варианты с нуля
О перерасходе узнают после поездки
Сотрудник не всегда знает, какие билеты и отели ему положены, а перерасход всплывает только в авансовом отчете
Бухгалтерия неделями ждет чеки
Бумажные чеки теряются в дороге, поэтому авансовые отчеты сдают с опозданием и командировку не закрыть в срок
Одни и те же данные вводят по три раза
Сведения из заявки вручную переносят в кадровую систему, сервис бронирования и 1С, и на каждом шаге можно ошибиться
VK HR Tek и Trivio ускоряют каждый этап командировки
Обычно сервис бронирования командировок отвечает за билеты и гостиницы. Модуль VK HR Tek «Командировки» с интеграцией с Trivio связывает весь процесс: заявку, согласование, приказ, бронирование поездок сотрудников через Trivio и авансовый отчет. Так вся командировка, от заявки до закрытия, видна в одном контуре.
- Полное оформление деловой поездки - Настраиваемые маршруты согласования - Билеты, жилье, трансферы и дополнительные услуги по ценам поставщиков, без скрытых сборов - Комбинированные маршруты: стыковка самолета, поезда и автобуса в одном заказе - Лимиты расходов и правила бронирования - Все документы в единой системе - Интеграция с 1С и другими учетными системами - AI-аналитик расходов на поездки
VK HR Tek — кадровый ЭДО № 1 по версии РБК
- **95%** удовлетворенность заказчиков
- **КЭДО № 1** по версии РБК
Trivio — топ-3 крупнейших бизнес-тревел компаний по версии РБК
- **6 500+** компаний-клиентов
- **10 000+** поездок ежедневно
Как оформляется командировка в VK HR Tek с Trivio
Шаг 1. Заявка на командировку
Сотрудник заполняет электронную заявку на командировку в личном кабинете VK HR Tek.
Шаг 2. Согласование командировки
Руководитель получает уведомление и подписывает заявку. Платформа VK HR Tek сама направляет документ по настроенным маршрутам.
Шаг 3. Билеты и жилье
Сотрудник переходит в Trivio и выбирает билеты и отели. Система показывает варианты в рамках тревел-политики.
Шаг 4. Приказ
Кадровый специалист подтверждает заявку в VK HR Tek, платформа формирует приказ, а сотрудник подписывает его электронной подписью в личном кабинете.
Шаг 5. Авансовый отчет
После поездки по данным из Trivio создается авансовый отчет. Сотрудник добавляет другие расходы, и VK HR Tek отправляет чеки на проверку в ФНС России.
Шаг 6. Закрытие командировки
Бухгалтер проводит отчет в 1С, сотрудник и представитель компании подписывают его, и командировка закрывается.
Уже бронируете билеты в Trivio?
Подключите VK HR Tek, чтобы быстро и просто оформлять заявки на поездки и авансовые отчеты. История поездок сохранится, переносить ничего не придётся.
Удобно и просто для всех
Сотрудник оформляет поездку за несколько минут, без бумаг и звонков
Заявку можно заполнить по шаблону, а статус отследить в личном кабинете. Trivio сам отмечает или скрывает варианты, которые не укладываются в тревел-политику, — сверяться с регламентом не нужно.
Руководитель согласует поездку в один клик
Заявки сами приходят на согласование без поиска по почте и чатам. Поездку для всей команды можно оформить одной групповой заявкой.
Тревел-менеджер занимается только исключениями, а не каждой бронью
Компания выбирает сценарий работы с лимитами в Trivio: система может показывать сотруднику варианты дороже нормы с отправкой на согласование, скрывать их или разрешать, только когда других возможностей нет. Тревел-менеджер подключается, лишь когда нужно согласовать превышение.
Кадровая служба получает сформированный приказ и не теряет изменения
Приказ формируется по данным заявки, а сотрудник подписывает его электронной подписью. Если поездку перенесли или отменили, кадровик видит это сразу в системе.
Бухгалтер получает готовый отчет в 1С вместо поиска чеков
Авансовый отчет приходит с чеками, уже проверенными в ФНС России, а данные поездки попадают в 1С автоматически. Бухгалтеру остается только провести отчет.
Стоимость решения
Если у вас уже есть доступ к КЭДО VK HR Tek или к Trivio, вам не нужно приобретать их повторно
КЭДО VK HR Tek
Кадровый ЭДО
от 400 ₽ за сотрудника в год
Модули VK HR Tek
«Командировки» и «Авансовый отчет»
от 100 000 ₽ в год на компанию
Доступ к Trivio
от 9 900 ₽ в месяц
Истории наших клиентов
VK HR Tek автоматизирует кадровые процессы в компаниях любого масштаба
Автоматизация оформления командировок в ПАО «ЛУКОЙЛ»
«Проект года 2025» премии Global CIO В компании занято более 90 тыс. человек, совершающих около 35 тыс. деловых поездок в год. По результатам проекта: - Система запущена в промышленную эксплуатацию, выполнен тираж на 50+ организаций. - Все процессы, связанные с оформлением, согласованием командировок и подписанием отчетности, переведены в онлайн. - Необходимая для отчетности информация собирается автоматически, что облегчает процесс для сотрудников в командировке. - Сократилось время на оформление деловых поездок и снизились расходы на них за первые 6 месяцев использования решения.
Материалы в СМИ и блоге
FAQ
Что нужно для автоматизации всего процесса командировки?
Нужен доступ к Trivio, а также три модуля VK HR Tek: базовый «Кадровый ЭДО», а также «Командировки» и «Авансовый отчет».
Trivio позволяет бронировать билеты и жилье.
Модуль «Кадровый ЭДО» необходим для обмена документами и подписания.
Модуль «Командировки» отвечает за заявку, согласование, приказ и связь с тревел-системой.
Модуль «Авансовый отчет» позволяет собрать авансовый отчет, проверить чеки, создать документ в 1С и провести его. Все модули настраиваются под процессы компании, детали подскажет менеджер VK HR Tek.
Как устроено бронирование командировок?
Сотрудник создает заявку по готовым шаблонам и направляет ее руководителю на согласование. После согласования заявки данные о поездке передаются в Trivio — сервис организации командировок, с ним у модуля есть готовая интеграция. Сотрудник сам выбирает билеты и жилье для поездки. Писать менеджеру по командировкам для этого не нужно.
При бронировании Trivio проверяет билеты и гостиницу на соответствие лимитам компании, превышения уходят тревел-менеджеру на согласование. После поездки чеки в авансовом отчете распознаются по QR-коду и проверяются в ФНС России.
Можно ли подключить Trivio к VK HR Tek, если компания уже работает в сервисе?
Да, компания покупает нужные модули, а мы интегрируем платформу с действующим аккаунтом Trivio. Все данные о предыдущих поездках остаются, переносить или дублировать их не нужно.
Что делать, если компания пользуется услугами другой тревел-системы?
VK HR Tek интегрируется по API с любыми внешними сервисами. Компания покупает модуль «Командировки», а мы настраиваем интеграцию с нужным решением. Но готовая интеграция есть только с Trivio. По сравнению с интеграцией по API это дает следующие преимущества: подключение занимает меньше времени, обмен данными между системами уже отлажен под типовые сценарии командировок, а поддержку и обновления интеграции мы берем на себя.
Что делать, если командировка переносится или отменяется?
Сотрудник подаёт заявку на перенос или отмену в VK HR Tek, так же как оформлял саму командировку. Заявка передаётся в Trivio. Дальше всё зависит от того, как настроена интеграция в компании: поездку перебронируют или отменят автоматически либо передадут в службу поддержки Trivio. В обоих случаях сотруднику не нужно самому сдавать билеты и отменять гостиницу.
Можно ли оформить групповую командировку или поездку за границу?
Да. Корпоративные командировки для нескольких сотрудников руководитель может запустить как групповые. Также при внедрении в VK HR Tek можно настроить отдельный процесс для зарубежных поездок.
Где сотрудник оформляет авансовый отчет?
После поездки VK HR Tek запрашивает в Trivio данные о билетах и жилье и по ним создает авансовый отчет. Сотрудник добавляет в VK HR Tek другие расходы, чеки автоматически уходят на проверку в ФНС России.
После того, как сотрудник сформировал отчет, данные передаются в 1С. Бухгалтер проводит отчет и возвращает его в VK HR Tek. Там его подписывают сотрудник и представитель компании.
Безопасно ли хранение данных о командировках?
Да. Мы используем защищенную инфраструктуру, сертифицированные средства криптографической защиты и контроль доступа. Персональные данные сотрудников обрабатываются и хранятся в защищенных контурах. Система фиксирует действия пользователей, выполняет резервное копирование и контролирует целостность файлов. Это соответствует требованиям 152-ФЗ.
Можно ли оформить командировку в мобильном приложении?
Да. Заявку сотрудник оформляет с телефона, а услуги выбирает в мобильном приложении Trivio. С авансовым отчетом тоже можно работать в мобильном приложении VK HR Tek.
Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его нам на портале поддержки,
и мы оперативно ответим
Упрощайте весь цикл работы с командировками
Покажем на демо, как сотрудник создает заявку, бронирует билеты и отель в Trivio и сдает авансовый отчет