Как организовать воинский учет в организации с нуля: пошаговая инструкция для HR и кадровых специалистов

24 августа 2026 г.

Мария Ковалева

Автор статьи

Воинский учет в организации обязаны вести все юридические лица: и стартап из трех человек, и корпорация с филиалами по всей стране, даже если в списочном составе нет военнообязанных. С 1 октября 2023 года цена ошибки выросла кратно: если не предоставить вовремя сведения, штраф для должностных лиц составит 40 000–50 000 рублей (ст. 21.4 КоАП РФ в редакции Федерального закона от 31.07.2023 № 404-ФЗ). Многие кадровики берутся за тему впервые: в небольших компаниях учет годами не вел никто.

Ниже собраны восемь шагов организации воинского учета от приказа о назначении ответственного до первой сверки с военкоматом, календарь обязанностей работодателя и разбор типичных ошибок с суммами штрафов.

Статья подготовлена совместно с экспертом

Максим Семенов, директор по работе с госсектором VK Tech

Правовая основа воинского учета

Федеральный закон № 53-ФЗ: что должен работодатель

Базовый документ — Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» в редакции от 04.08.2026. Для работодателя в нем есть ключевые две нормы. Статья 4 обязывает должностных лиц организаций оповещать сотрудников о повестках военкомата и обеспечивать им возможность явки. Пункт 7 статьи 8 прямо закрепляет: организации ведут воинский учет работников. Из этой короткой формулы вырастает весь документооборот, о котором пойдет речь дальше.

Положение о воинском учете (Постановление № 719)

Основную работу кадровик ведет по Положению о воинском учете, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (действует в редакции с изменениями до 24.03.2026). Положение описывает порядок ведения учета, норматив численности ответственных (п. 12) и сверки с военкоматами. Далее в статье мы будем называть его «Положение № 719».

Методические рекомендации Генштаба

Практику детализируют Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом ВС РФ 11.07.2017 (далее — Рекомендации). В них собраны рабочие образцы:

приказ об организации учета (приложение № 4);
план работы на год (приложение № 17);
порядок согласования документов с военным комиссариатом.

«Формально это рекомендации, но военкоматы ориентируются на них при проверках, поэтому проще сразу работать по этим формам».
Максим Семенов,
директор по работе с госсектором VK Tech

Что изменилось в 2023–2026 годах

За последние годы правила ведения воинского учета изменились заметно сильнее, чем за предыдущее десятилетие. Ключевыми стали четыре документа:

Федеральный закон от 14.04.2023 № 127-ФЗ ввел электронные повестки, единый реестр воинского учета и реестр повесток. С мая 2025 года реестр повесток работает в штатном режиме по всей стране. Электронная повестка считается врученной через 7 дней после размещения в реестре, даже если у сотрудника нет аккаунта на Госуслугах и бумажный экземпляр он не получал. С момента вручения действует запрет на выезд из РФ, а при неявке в срок применяются другие ограничительные меры..
Федеральный закон от 31.07.2023 № 404-ФЗ с 1 октября 2023 года существенно увеличил штрафы по ряду статей главы 21 КоАП РФ за нарушения в области воинского учета. Кроме того, закон ввел отдельную статью 19.38 КоАП РФ — она устанавливает ответственность за неоказание содействия военным комиссариатам в их мобилизационной работе при объявлении мобилизации.
Постановление Правительства РФ от 25.07.2023 № 1211 сократило срок, в течение которого организация обязана уведомить военкомат о приеме или увольнении военнообязанного, с двух недель до 5 дней. Также этим постановлением ввели 5-дневный срок (со дня выявления) для сообщения в военкомат о гражданах, которые не состоят на воинском учете, но обязаны это делать, а также об обнаруженных в документах воинского учета неточностях, исправлениях или подделках.
Федеральный закон от 24.07.2023 № 326-ФЗ повысил предельный возраст пребывания в запасе на 5 лет, но только для граждан с воинскими званиями солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов. Для остальных категорий (младшие офицеры, старшие офицеры, высшие офицеры) всё осталось как прежде. Новые возрастные планки действуют с 1 января 2024 года, а полностью переходный период завершается 1 января 2028 года.

Дальше будем ссылаться на документы коротко: 53-ФЗ, Положение № 719, Рекомендации.

Кто подлежит воинскому учету

Воинский учет на предприятии распространяется не на всех работников. Он охватывает четыре большие группы: призывников, военнообязанных в запасе, женщин с военно-учетной специальностью и граждан, которые проходили альтернативную службу.

Возраст и пол сотрудника сами по себе еще ничего не решают: нужно обратить внимание на статус по документам. Чтобы проверить, является ли человек военнообязанным, посмотрите страницу 13 его паспорта. Если гражданин подлежит воинскому учету, обычно там ставят соответствующий штамп.

Если штампа нет, это может значить, что человек не годен к службе или уклоняется от нее. Чтобы прояснить ситуацию, запросите военный билет или справку из военкомата. Если окажется, что сотрудник действительно не годен, то в билете будет стоять категория «Д», свидетельствующая о негодности. При категории «В» (ограничено годен) и «Г» (временно не годен) человека нужно ставить на учет в организации.

Призывники и военнообязанные: возрастные границы

Призывники — мужчины от 18 до 30 лет, не пребывающие в запасе (на основании Федерального закона от 28 марта 1998 года N 53-ФЗ в редакции Федерального закона от 04.08.2023 № 439‑ФЗ). Военнообязанными считаются граждане, состоящие в запасе. Их предельный возраст зависит от воинского звания и разряда. Новые возрастные пределы установлены Федеральным законом от 24.07.2023 № 326‑ФЗ.

Категория запаса	Предельный возраст
Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики, мичманы — 1-й разряд	до 40 лет
Те же составы — 2-й разряд	до 50 лет
Те же составы — 3-й разряд	до 55 лет
Младшие офицеры	до 60 лет
Старшие офицеры	до 65 лет
Высшие офицеры	до 70 лет

«До 2028 года действует переходный период: новые границы вводятся постепенно. Например, солдаты и сержанты запаса, которым 50 лет исполнилось в 2026 году, состоят на учете до 53 лет. Практический вывод для кадровика: не снимайте сотрудника с учета «по возрасту», не сверившись с переходной шкалой».
Максим Семенов,
директор по работе с госсектором VK Tech

Женщины с военно-учетной специальностью

Женщины подлежат учету, только если у них есть военно-учетная специальность (ВУС). Это медики, связисты, картографы, метеорологи и ряд других профессий. Предельный возраст для них — 45 лет, для офицеров 50. Наличие ВУС проверяется по военному билету.

Кто не подлежит учету

освобожденные от исполнения воинской обязанности;
постоянно проживающие за пределами РФ;
проходящие военную службу;
отбывающие наказание в виде лишения свободы;
женщины без ВУС.

Общий и специальный учет

Общий учет ведут все организации без исключения.

Специальный учет — это закрепление граждан, пребывающих в запасе, за организацией на период мобилизации. Применяется в ОПК, на объектах критической инфраструктуры и в иных организациях, которым для устойчивого функционирования необходимы конкретные специалисты. Бронирование дополняет общий воинский учет и влечет дополнительную отчетность и взаимодействие с военкоматом.

Кто ведет воинский учет в организации

Воинский учет в организации — это регламентированный процесс, где количество и статус ответственных строго привязаны к численности военнообязанных. Разберем, как правильно распределить обязанности и не нарушить требования Положения № 719.

Сколько нужно ответственных: расчет по Положению № 719

Число работников, занятых учетом, привязано к количеству граждан, состоящих на учете в компании (п. 12 Положения № 719):

до 500 человек: 1 работник по совместительству;
от 500 до 2000: 1 освобожденный работник;
от 2000 до 4000: 2 освобожденных работника;
дальше: плюс один работник на каждые последующие полные 3000 граждан.

Если ответственных двое и больше, в компании создается отдельное подразделение — военно-учетный стол.

«Отдельная должность для воинского учета по закону не нужна. На практике ведение совмещает кадровик или HR-специалист более широкого профиля. Вопрос решается приказом: важно документально закрепить обязанность и оставить на нее реальное время. Считайте нагрузку честно: у совместителя при штате в 400 человек уйдет на учет заметная часть недели».
Максим Семенов,
директор по работе с госсектором VK Tech

Приказ и согласование с военкоматом

Назначение оформляется приказом. Пункт 22 Методических рекомендаций советует согласовать кандидатуру ответственного с военным комиссариатом до назначения. Формально это рекомендация, но военкоматы ожидают ее выполнения, поэтому проект приказа направляют туда до подписания. Смена ответственного проходит тем же маршрутом: новый приказ плюс согласование.

Пошаговая инструкция: воинский учет в организации с нуля

Разберем каждый шаг. Это руководство подскажет, как начать вести воинский учет с нуля.

Шаг 1. Издайте приказ об организации воинского учета

С приказа начинается организация воинского учета в любой компании: он назначает ответственного, закрепляет обязанности и порядок замещения. Образец есть в приложении № 4 к МР. Проект приказа рекомендуется согласовать с военкоматом до подписания. Костяк документа выглядит так:

ООО «Альфа» ПРИКАЗ № 14 от 12.01.2026 Об организации воинского учета граждан, в том числе пребывающих в запасе

Организовать в ООО «Альфа» воинский учет граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Назначить ответственной за ведение воинского учета менеджера по кадрам Смирнову А. П.
Возложить на Смирнову А. П. обязанности: проверка документов воинского учета при приеме на работу, ведение карточек формы № 10, уведомление военкомата о приеме и увольнении, участие в ежегодных сверках.
На период отпуска или болезни Смирновой А. П. обязанности возложить на специалиста по кадрам Ковалёву Е. С. с передачей документов по акту.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Волков Д. Н.

Шаг 2. Составьте план работы на год

Форма плана закреплена в приложении № 17 к МР. Разнесите мероприятия по месяцам: проверка документов у новых сотрудников идет постоянно, сверка с военкоматом проходит в назначенный месяц, тогда же происходит актуализация карточек и сдача формы № 18.

В левом углу документа ставится гриф согласования: план утверждает руководитель, согласует военкомат. Сделайте это до начала года, на который план составлен — тогда календарь мероприятий будет синхронизирован с комиссариатом заранее.

Шаг 3. Зарегистрируйте организацию в военкомате

Организация ставится на учет в военном комиссариате по месту нахождения, то есть по юридическому адресу. Подготовьте копию листа записи ЕГРЮЛ или свидетельства о регистрации, если компания создана до 2017 года, приказ об организации учета и заполненную карточку организации по форме № 18. Военкомат присвоит организации регистрационный номер, который понадобится в отчетных документах.

Шаг 4. Заполните форму № 18

Форма № 18 — карточка учета организации, ее «паспорт» для военкомата. Она содержит:

реквизиты;
сведения о руководителе и ответственном за учет;
сводную численность работников, в том числе пребывающих в запасе и призывников.

Форма заполняется в трех экземплярах: первый остается в военкомате, второй уходит в комиссию по бронированию, третий хранится в компании. Дальше карточка сдается ежегодно.

Шаг 5. Проведите инвентаризацию документов сотрудников

Соберите и проверьте документы воинского учета всех работников: военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву (приписное свидетельство), либо справку взамен военного билета. Сверьте данные с личными карточками и составьте список военнообязанных и призывников.

«На этом этапе обычно открываются неожиданные находки: у кого-то документов нет вовсе, у кого-то в билете не отражен адрес военкомата после переезда или указаны устаревшие данные об образовании. Каждое такое расхождение фиксируйте: с ним предстоит работать на сверке»
Максим Семенов,
директор по работе с госсектором VK Tech

Шаг 6. Заведите карточки формы № 10

На каждого военнообязанного и призывника заводится карточка гражданина, подлежащего воинскому учету, — форма № 10. Она утверждена как приложение № 22 к Инструкции из Приказа Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700. Данные переносите из документов, собранных на шаге 5: звание, ВУС, состав, категория запаса, сведения о семье и месте жительства.

Шаг 7. Постройте картотеку

Карточки раскладываются в картотеку из четырех разделов: в первом офицеры запаса, во втором солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса, в третьем военнообязанные женщины, в четвертом призывники. Внутри каждого раздела карточки стоят строго по алфавиту. Такой порядок ускоряет сверку и поиск карточки при увольнении сотрудника.

Шаг 8. Проведите первую сверку с военкоматом

Сверка данных картотеки со сведениями военкомата проводится не реже одного раза в год. Конкретный месяц назначает комиссариат, чаще всего это осень. Подготовьте картотеку и список расхождений, найденных на шаге 5: после сверки оба учета можно привести к одному знаменателю. После первой сверки цикл замыкается и процесс реализуется по плану из шага 2.

Как организовать воинский учет в компании

Собрали всю инструкцию со сроками и нюансами в подробную памятку

Обязанности работодателя по воинскому учету

Организовать учет — половина дела. Дальше начинается текущее ведение воинского учета в организации. Обязанности работодателя по воинскому учету распределяются по четырем типовым ситуациям, и у трех из них жесткий срок в 5 дней.

Ситуация	Что делает кадровик	Срок
Прием на работу	Проверить документы воинского учета — они входят в перечень ст. 65 ТК РФ. Убедиться, что есть отметка о постановке на учет. Завести карточку формы № 10. Уведомить военкомат о приеме.	5 дней с момента приема
Увольнение	Уведомить военкомат, закрыть карточку сотрудника	5 дней со дня увольнения
Изменение данных: семейное положение, образование, должность, место жительства	Сообщить в военкомат, обновить форму № 10	5 дней со дня, когда компания узнала об изменениях
Ежегодный цикл	Пройти сверку (не реже одного раза в год). Сдать форму № 18. При бронировании — дополнительно сдать формы № 6 и № 19. Обновить план работы	Предельный срок сдачи форм — 31 декабря, точные даты устанавливают регионы
Обнаружение несогласованных исправлений, неточностей, подделок и неполных листов	Сообщить в военкомат	5 рабочих дней с момента обнаружения

«По ежегодным формам ориентируйтесь на свой военкомат и комиссию по бронированию. Федеральная норма задает только предельный срок — не позднее 31 декабря. Конкретные даты в регионах различаются, во многих сбор форм проходит осенью».
Максим Семенов,
директор по работе с госсектором VK Tech

Типичные ошибки при организации воинского учета

Эти ситуации чаще всего вызывают проблемы и штрафы. Размеры ниже приведены в редакции 404-ФЗ и действуют с 01.10.2023.

Ответственного не назначили приказом. В результате сверки остаются без подписи ответственного, уведомления уходят с опозданием, а документы не согласованы. При проверке отсутствие приказа — первое, на что обращают внимание.
Кандидатуру не согласовали с военкоматом. Приказ есть, но военкомат о назначении не знает. Прямого требования о согласовании в законе нет, однако п. 22 Методических рекомендаций рекомендует согласовать кандидатуру до издания приказа. На практике военкоматы при проверках ориентируются на эту рекомендацию: несогласованное назначение почти гарантированно вызовет вопросы и требование переоформить документы.
Военкомат не уведомили о приеме или увольнении в 5 дней. Работодатель обязан сообщить в военкомат о приёме на работу или об увольнении военнообязанного либо призывника в течение 5 календарных дней с даты события (п. 31 Положения № 719). Штраф по ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ — от 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо. Срок давности составляет 3 года: забытое уведомление двухлетней давности всё еще может обернуться протоколом.
Не провели ежегодную сверку с военкоматом. Каждое расхождение данных на проверке становится отдельным нарушением. Отсутствие актов сверки трактуется как ненадлежащее ведение учета.
Сотрудника не оповестили о повестке. Работодатель обязан вручить повестку под подпись и обеспечить сотруднику возможность явиться в военкомат (ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 № 53‑ФЗ). По ст. 21.2 КоАП РФ должностному лицу грозит 40 000–50 000 рублей, юрлицу — 350 000–400 000 рублей. В период мобилизации ответственность жестче: по ст. 19.38 КоАП РФ штраф для юрлица доходит до 500 000 рублей.
Карточки формы № 10 не ведутся. Без карточек невозможно подтвердить сам факт ведения учета, пройти сверку и оперативно актуализировать данные.
Сотрудника приняли без проверки документов воинского учета. Отдельного штрафа именно за это нет, но человек выпадает из учета: организация не сообщает о нем военкомату и не оповещает о повестках, а это уже риск по ст. 21.4 КоАП РФ.

«Одно смягчение всё же есть: для субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) штраф снижается на 50% (ст. 4.1.2 КоАП РФ). Но строить на этом стратегию не стоит: выстроенный процесс дешевле любого “скидочного” штрафа»
Максим Семенов,
директор по работе с госсектором VK Tech

Упростить воинский учет помогает переход на КЭДО и связь с приемом сотрудников. Подробнее покажем на демо

Чек-лист: всё ли готово для воинского учета

☐ Приказ об организации воинского учета издан, ответственный назначен

☐ Кандидатура ответственного согласована с военкоматом

☐ Порядок замещения ответственного на время отпуска или болезни закреплен приказом

☐ План работы на год составлен по приложению № 17 к МР и согласован

☐ Организация зарегистрирована в военкомате по юридическому адресу

☐ Карточка формы № 18 заполнена в трех экземплярах

☐ Документы воинского учета сотрудников проверены и сверены со списочным составом

☐ На каждого военнообязанного и призывника заведена карточка формы № 10

☐ Картотека разложена на четыре раздела, внутри разделов — алфавитный порядок

☐ Уведомления военкомата о приеме и увольнении уходят в течение 5 дней

☐ Изменения данных сотрудников попадают в карточки и в военкомат

☐ Дата ежегодной сверки известна и стоит в календаре

Заключение

Воинский учет в организации — процесс с годовым циклом. Начните с приказа и согласования ответственного с военкоматом: без этого у остальных шагов нет формальной опоры. Затем пройдите восемь шагов инструкции и внесите ежегодные события в рабочий календарь. Грамотная организация воинского учета занимает несколько недель, но защищает компанию от штрафов, а кадровика избавляет от авралов при проверке.

VK HR Tek помогает сделать процесс управляемым: хранить сведения в электронных карточках сотрудников, формировать кадровые документы и уведомления из актуальных данных, контролировать сроки и снижать объем ручной работы HR-команды.

FAQ

Обязан ли ИП вести воинский учет?

Нет. Обязанность закреплена только за организациями (п. 7 ст. 8 53-ФЗ, п. 9 Положения № 719). Документы, предусмотренные ТК РФ, ИП при приеме запрашивает на общих основаниях, но карточки не заводит и отчеты в военкомат не сдает.

Можно ли не вести учет, если в компании 5 сотрудников?

Нельзя. Норматив численности начинается с формулы «до 500 граждан на учете: один работник по совместительству», то есть охватывает и микрокомпании. А кто ведет воинский учет в организации из пяти человек? Обычно кадровик или сам руководитель, по совместительству и на основании приказа.

Нужно ли вести учет дистанционных сотрудников?

Да. Если есть трудовой договор, сотрудник состоит на учете по общим правилам, формат работы роли не играет. Как вести воинский учет удалённых работников: та же карточка формы № 10 и те же уведомления, только документы удобнее собирать в электронном виде.

Как часто проводить сверку с военкоматом?

Не реже одного раза в год. Конкретную дату назначает военный комиссариат, во многих регионах сверки проходят осенью. Пропущенная сверка — типовое основание для вопросов при проверке.

Что делать, если сотрудник отказывается предоставить военный билет?

Ситуация нередкая: кандидат подходит по всем требованиям, а военного билета у него нет. Принять такого человека можно: отказ в приеме только из-за отсутствия документов воинского учета несет риск трудового спора. В такой ситуации организации обязаны в установленный срок (обычно 3 рабочих дня) сообщить в военкомат о выявлении гражданина, который обязан состоять на воинском учете, но не состоит. Факт запроса документов у сотрудника стоит зафиксировать письменно.

Военкомат или военный комиссариат — куда обращаться?

Это одно и то же учреждение. Официально учреждение называется военным комиссариатом, а «военкомат» — разговорное сокращение, прижившееся в профессиональной речи. В официальных документах пишите полное наименование, в рабочей переписке — как удобно.