Чек-лист по воинскому учету для HR: что важно знать в 2026 году

Вести воинский учет стало сложнее. Из-за изменившихся сроков сдачи документов, новых форм отчетности и электронного реестра теперь нужно четко понимать, кто отвечает за подачу сведений, где хранятся документы, как не пропустить отчет. Особенно это важно для тех, у кого много сотрудников. С ростом штата возрастает и риск ошибок.

Рассказываем, какие компании должны вести учет и как организовать процесс и избежать типичных ошибок.

Правовая база: какие документы регулируют учет

В 2025 году изменились правила, по которым компании ведут воинский учет. Ввели новую форму отчетности, сократили срок подачи сведений с 14 до 5 рабочих дней. Еще заработал единый электронный реестр, через который организации обмениваются данными с военкоматами.

Все эти изменения опираются на действующую нормативную базу:

• Федеральный закон № 53-ФЗ от 28.03.1998 — закрепляет обязанность организаций вести воинский учет граждан, находящихся в запасе.
• Постановление Правительства РФ № 719 от 27.11.2006 — закрепляет обязанность организаций вести воинский учет граждан, находящихся в запасе.
• Федеральный закон № 498‑ФЗ от 26.12.2024 — вносит изменения в Трудовой Кодекс РФ — устанавливает правила приостановки трудовых договоров с мобилизованными сотрудниками и гарантирует сохранение за ними рабочего места на время службы.
• Приказ Минобороны РФ № 700 от 22.11.2021 — описывает, как вести воинский учет: какие формы использовать, как проводить сверки с военкоматом, как хранить и защищать данные.

Когда компания обязана вести воинский учет

Учет становится обязательным, если в штате есть хотя бы один военнообязанный работник. К этой категории относят мужчин призывного возраста или в запасе, а также женщин с военно-учетными специальностями. При этом не имеет значения, оформлен человек на полную ставку или работает по совместительству. Требование распространяется на все компании независимо от численности персонала или формы собственности компании.

Индивидуальные предприниматели, даже с сотрудниками, не обязаны вести такой учет — эта обязанность закреплена только за юридическими лицами. Но при приеме на работу нового сотрудника они должны проверить наличие документов воинского учета: военного билета и приписного свидетельства.

Тем не менее на практике военкоматы могут требовать ведения учета и от ИП, хотя по закону это не обязательно. Вести воинский учет предприниматель может по собственной инициативе — для этого допустимо использовать те же формы и правила, что применяются в организациях.

Кто в компании отвечает за учет

Организовать воинский учет может сам руководитель или сотрудник компании, давший на это письменное согласие. Главное условие — работник должен быть в штате: передавать учет внешним подрядчикам нельзя. Обязанности не должны просто вписываться в должностную инструкцию — нужен отдельный приказ.

Состав и количество ответственных зависит от числа военнообязанных:

• До 500 человек — воинский учет может вести один сотрудник по совместительству — например, кадровик или секретарь.
• От 500 до 2000 человек — нужен отдельный штатный специалист, у которого воинский учет будет основной обязанностью.
• Свыше 2000 человек — компания создает отдельный отдел воинского учета. При этом на каждые дополнительные 3000 военнообязанных добавляют еще одного сотрудника в этот отдел.

Если ответственный меняется, необходимо оформить новый приказ и сообщить об этом в военкомат.

Как организовать воинский учет с нуля

Чтобы учет соответствовал законодательству, важно не только проверить документы сотрудников, но и выстроить все внутренние процессы. Ниже — ключевые шаги, которые помогут сделать это корректно:

1. Уточнить в военкомате требования по документам и форме их сдачи, чтобы избежать ошибок

Обратитесь в военкомат по месту регистрации компании. Уточните, какие документы они принимают и в каком формате — бумажном или электронном. В разных регионах могут просить дополнительные отчеты или устанавливать свои сроки сдачи.

Полезно взять контакты ответственных сотрудников военкомата, чтобы быстро решать вопросы по отчетности. Крупным компаниям военкомат может предложить заключить отдельное соглашение о взаимодействии, чтобы упростить коммуникацию.

2. Подготовить необходимые документы

Чаще всего военкомат просит предоставить:

• Проект приказа о назначении ответственных. В нем указывают ФИО и должность ответственного за воинский учет и его заместителя, перечень обязанностей и основание для его издания: Федеральный закон № 53-ФЗ от 28.03.1998 и Постановление Правительства № 719 от 27.11.2006.
• План работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе. В нем указывают перечень мероприятий по ведению учета: проверку документов сотрудников, ведение карточек и списков, сверку данных, передачу сведений о приеме и увольнении, взаимодействие с военкоматом. Для каждого мероприятия прописывают сроки и назначают ответственных лиц.
• Карточка учета организации по форме № 18. Ее составляют по утвержденному образцу, а затем передают в военкомат вместе с остальными документами. Карточку обновляют при изменениях в штате или структуре компании, поэтому важно следить за ее актуальностью, чтобы избежать претензий и штрафов.

3. Разработать и утвердить локальные документы

Компания утверждает правила ведения воинского учета, где фиксируют порядок работы с документами и сроки передачи сведений. Для назначенных сотрудников составляют должностные инструкции с конкретным перечнем обязанностей — от проверки документов до взаимодействия с военкоматом. Эти документы закрепляют зоны ответственности и помогают наладить понятную систему учета внутри компании.

4. Ознакомить ответственных с должностными инструкциями

Сначала документ подписывает руководитель, потом — сотрудник. Инструкцию выдают до начала работы или при смене задач. Сотрудник ставит подпись и дату на отдельном листе — он подтверждает, что прочитал и понял инструкцию. Этот лист подшивают к инструкции и кладут в личное дело. Если человек отказывается подписывать, составляют акт с подписями свидетелей. При изменении обязанностей инструкцию выдают заново. Все бумаги нужно хранить — их могут попросить при проверке.

5. Направить документы на согласование в военкомат

Обычно в военкомат передают заверенные копии документов с подписями и печатями. Оригиналы компания сохраняет у себя. К комплекту прикладывают опись — ее составляют в двух экземплярах: один остается в организации, второй — в военкомате.

При необходимости дополнительно оформляют акт приема-передачи и сопроводительное письмо. После передачи компания получает квитанцию или расписку — в ней фиксируют дату, перечень документов, подпись и (при наличии) печать военкомата.

6. Получить подтверждение постановки на учет

После рассмотрения документов компания получает официальный ответ: справку, письмо или выписку из реестра с подписью и печатью. Этот документ подтверждает постановку на учет и закрепляет право на ведение воинского учета. Его нужно сохранить вместе с внутренними материалами. Если в документах обнаружены ошибки, военкомат направит замечания — после исправления проводят повторную проверку.

Что важно контролировать после постановки на учет

После постановки на учет компания должна выполнять ряд постоянных задач, чтобы соблюдать требования военкомата и избежать ошибок:

Вести учетную документацию. Собирать, проверять и хранить личные документы военнообязанных сотрудников: военные билеты, приписные свидетельства, личные карточки (форма №10). Создать и актуализировать реестр военнообязанных работников.

Вести журнал проверок, журнал регистрации повесток и журнал движения личных карточек.

Отвечать на запросы военкомата. Передавать данные о приеме на работу, увольнении, изменениях статуса военнообязанных. Регулярно предоставлять отчетность и сверять списки не реже одного раза в год. Обрабатывать запросы военкомата и корректировать данные при необходимости.

Наладить коммуникацию с персоналом. Заранее уведомлять военнообязанных о необходимости предоставить документы, подписать карточки, явиться в военкомат или подтвердить свой статус. Такая система поможет избежать просрочек и претензий со стороны военкомата.

Контролировать точность учета. Периодически проверять, все ли сотрудники включены в реестр, актуальны ли сведения в карточках и учетных формах. Выявленные ошибки и недочеты устранять сразу, чтобы не нарушать требования военкомата.

Автоматизировать учет. При возможности применять специальные программы для упрощения ведения учета и формирования отчетов. Например, в VK HR Tek можно настроить электронные шаблоны, закрепить ответственных, выгрузить повестки, настроить напоминания и автоматически формировать отчеты.

Обеспечивать сохранность и конфиденциальность данных. Документы хранят в огнестойких шкафах или сейфах, доступ к ним есть только у ответственных сотрудников. Ведут реестр с указанием сроков хранения, и при необходимости составляют акты об уничтожении. Цифровые копии защищают с помощью специализированных программных решений. Эти меры позволяют избежать штрафов и претензий при проверке.

Соблюдать требования по хранению и защите данных легче, если работать через модульную платформу VK HR Tek. В системе можно назначить права доступа по ролям — сотрудники видят только те документы, к которым у них есть разрешение. Все действия фиксируются в логах, что упрощает внутренние проверки и контроль.

Данные пользователей на платформе защищены на уровне дата-центров: копии автоматически сохраняются в разных локациях, доступ осуществляется по HTTPS, подключена двухфакторная авторизация. Это снижает риски утечек и исключает потерю информации даже при сбое оборудования.

Последствия отсутствия воинского учета

Если компания не вела воинский учет, военкомат может назначить внеплановую проверку и привлечь организацию к административной ответственности. Основные последствия:

• Штрафы для должностных лиц. За непредставление сведений о военнообязанных предусмотрен штраф от 40 000 до 50 000 рублей.
• Штрафы для организаций. За нарушения воинского учета организациям грозит штраф от 350 000 до 500 000 рублей — например, за непредставление списков или несвоевременное уведомление военкомата о приеме и увольнении сотрудников.
• Внеплановые проверки. Военкомат может прийти с проверкой и выдать предписание об устранении нарушений. При систематических ошибках организация может попасть под усиленный контроль.
• Риски при мобилизации и бронировании. Если учет не ведется, компания может не успеть подать сведения и поставить сотрудников на бронь, потеряв возможность сохранить ключевых специалистов.

Практические советы, которые упростят работу и снизят риск штрафов

Чтобы снизить риск ошибок и претензий от военкомата, следуйте простым рекомендациям по воинскому учету в организации: