Безбумажный кадровый архив: как перевести документы в электронный вид

Бумажный кадровый архив занимает место, требует затрат на хранение, плохо защищен от потерь и порчи документов. Компании переводят кадровые документы в электронный вид — это экономичнее и надежнее. Но просто отсканировать бумаги мало: не подписанный электронной подписью скан не заменяет оригинал, часть документов закон по-прежнему требует хранить на бумаге, а у электронного архива есть свои правила хранения.

Рассказываем, с чего начать перевод кадрового архива в электронный вид, какие документы можно оцифровать, как их правильно хранить и не нарушить закон.

Правовая база хранения кадровых документов

Архивное дело. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организацию хранить кадровые документы.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает сроки хранения по типам документов. Документы по личному составу — трудовые договоры, личные карточки, лицевые счета — хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Срок считается не с даты документа, а с 1 января года, следующего за годом, когда делопроизводство по делу завершено.

Право на электронный архив. Статьи 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ разрешают вести кадровые документы в электронном виде и перечисляют исключения, которые остаются только на бумаге.

Защита персональных данных. Часть 5 статьи 18 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует хранить данные сотрудников на серверах в России и защищать их от утечек.

Форматы файлов и порядок хранения задают отдельные приказы:

• приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н — форматы файлов: PDF/A-1A, XML-описание, открепленная подпись, МЧД;
• приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 — правила хранения архивных документов.

Скан не заменяет оригинал

Отсканировать бумажные приказы и сложить файлы в папку на компьютере — можно и удобно для быстрого поиска. Но это еще не значит, что вы оцифровали кадровый архив. У скана нет юридической силы оригинала: это изображение, которое не послужит доказательством в трудовом споре или при проверке инспекцией.

Электронный документ создается в системе КЭДО и подписывается электронной подписью. Подпись подтверждает, кто оформил документ, и фиксирует, что после подписания его не меняли, — именно это дает документу юридическую силу. Когда компания переходит на безбумажный документооборот, новые документы оформляются в цифровом виде, а старые — хранятся на бумаге, их нельзя заменить сканами или выбросить раньше срока.

Два типа хранения электронных документов

У электронных кадровых документов есть два режима хранения — оперативное и долгосрочное архивное. Это разные задачи, и решают их по-разному.

Оперативное хранение. Пока с документом работают, он хранится в системе КЭДО — это юридически значимый электронный архив. В нем документы создают, подписывают, ищут и показывают проверяющим. Здесь же лежат и трудовые договоры, и приказы — всё время, пока сотрудник работает в компании.

Долгосрочное архивное хранение. Документы по личному составу — трудовые договоры, личные карточки, приказы — нужно хранить 50 и 75 лет. Эти документы можно хранить в самой системе КЭДО — перемещать их куда-то еще не обязательно.

Еще один вариант долгосрочного хранения — система хранения электронных документов (СХЭД). Это отдельный класс систем со своими требованиями по приказу Росархива от 31.07.2023 № 77. Как правило, СХЭД единая на всю компанию: в ней хранят не только кадровые, но и другие документы.

Подключать СХЭД необязательно — документы можно оставить в системе КЭДО. Передать их в государственный архив по закону требуется при ликвидации компании: документы по личному составу сдают в госархив, чтобы по ним можно было выдавать справки о стаже и зарплате. Исключение — государственные организации, для них СХЭД обязательна.

Перевод в цифру не сокращает срок хранения. Электронный трудовой договор хранится столько же, сколько бумажный, — срок зависит от типа документа, а не от того, в какой форме он подписан.

Какие документы следует оставить в бумажном виде

Большинство кадровых документов можно оцифровать, но есть исключения — перечень документов, которые оформляются только на бумаге. Основание — ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ:

• трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности — если работник не перешел на электронную трудовую книжку;
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказ об увольнении работника;
• документы о прохождении инструктажей по охране труда, которые работник подписывает лично.

С чего начать перевод архива в электронный вид: чек-лист

Перевод архивного хранения в цифру — это проект из нескольких шагов. Соблюдайте последовательность, чтобы избежать ошибок и задержек. Если в компании уже используется КЭДО или вы находитесь в процессе внедрения, следуйте шагам 1, 2, 6 и 7.

1. Инвентаризация. Составьте номенклатуру дел: какие документы имеются, в каком количестве и с какими сроками хранения. Без этого не получится понять объем работы.

2. Разделение архива. Распределите документы на три группы: что переводите в электронный вид, что закон оставляет на бумаге, а что просто не трогаете и будете хранить до конца срока.

3. Внедрение системы. Подключите систему КЭДО, закрепите переход локальным актом и настройте процессы под себя — маршруты согласования, шаблоны документов, сроки хранения по каждому типу. Как выбрать такую систему — в следующем разделе.

4. Согласие сотрудников. Получите согласие персонала на КЭДО и применение электронной подписи. Если сотрудника приняли после 31 декабря 2021 года и у него не было трудового стажа, согласие не нужно — но уведомить о переходе работодатель обязан.

5. Электронные подписи. Организуйте выпуск подписей для сотрудников — через удостоверяющий центр или приложение «Госключ». Работнику для большинства документов достаточно усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП). Со стороны работодателя часть документов, например трудовой договор, требует усиленной квалифицированной подписи (УКЭП).

6. Долгосрочное хранение. Документы можно хранить прямо в системе КЭДО. Если в компании есть отдельный электронный архив (СХЭД), документы можно выгрузить туда — но это не обязательно.

7. Старые бумажные документы. Уже накопленный бумажный архив храните до конца срока — уничтожить оригиналы раньше нельзя. Отсканировать их для оперативного поиска можно, но скан не заменяет оригинал и не сокращает срок хранения бумаги.

Как выбрать систему для безбумажного кадрового архива

Безбумажный архив начинается с системы КЭДО — в ней документы создают, подписывают и хранят. Системы похожи по набору процессов, но различаются в деталях, которые важны именно для архива. На что смотреть в первую очередь.

Юридически значимое хранение. Документ в архиве должен оставаться доказательством в суде и при проверке. Это обеспечивает электронная подпись: она подтверждает, кто подписал документ, и гарантирует, что после подписания в него не вносили изменения.

Состав электронного документа по приказу № 578н. Основная часть в PDF/A-1A, описание документа в XML, файл электронной подписи и машиночитаемая доверенность при подписании по доверенности. Если у документа есть приложения, они прикладываются в любом формате. Система должна формировать документ именно в таком составе — иначе он не будет юридически значимым.

Безопасность и локализация. Кадровый архив — это персональные данные сотрудников, поэтому серверы должны находиться в России согласно федеральному закону 152-ФЗ «О персональных данных». Аттестат ФСТЭК и шифрование канала подтверждают, что система отвечает требованиям к защите данных.

Длительное хранение. Заниматься этим в первый день не обязательно — система сначала должна начать работать на повседневных задачах. По мере накопления архива нужно решить, как вы будете закрывать длительные сроки: продолжать хранить в КЭДО или передавать в СХЭД.

Как хранить кадровые документы в КЭДО

VK HR Tek — модульная платформа кадровых и HR-сервисов. В составе платформы есть КЭДО, в котором можно создавать, подписывать и хранить документы в электронном виде. Вот что платформа предоставляет в части архива:

Юридически значимый электронный архив. Документы, подписи и история изменений хранятся вместе, в защищенном виде. Каждый сотрудник имеет доступ только к своим документам — в соответствии с требованиями регулятора. Документы со сроками 50 и 75 лет можно хранить прямо в системе или выгружать в отдельный электронный архив компании.

Электронная подпись онлайн. При подключении сотрудник за несколько минут получает электронную подпись — без визита в удостоверяющий центр. Платформа работает с простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной подписью (ПЭП, УНЭП, УКЭП).

Документы в требуемом составе. Платформа формирует каждый кадровый документ по приказу Минтруда № 578н — в том самом составе, без которого архив не имеет юридической силы.

Интеграция с 1С:ЗУП. Документы создаются на основе данных из учётной системы: карточки сотрудников и приказы заполняются автоматически, без ручного переноса.

Контроль подписания. Система фиксирует, кто, когда и каким типом подписи подписал документ. Каждый документ оформляется как заявка, поэтому видно, на каком этапе согласования она находится. Действия сохраняются в журнале, документ нельзя незаметно изменить.

Безопасность. Платформа включена в реестр российского ПО и имеет аттестат ФСТЭК. Персональные данные сотрудников хранятся на ЦОДах в России, как требует 152-ФЗ.

Перевести кадровый архив в электронный вид можно, но это не сводится к сканированию бумаг. Скан не заменяет оригинал, часть документов закон оставляет на бумаге, а перевод в цифру не сокращает сроки хранения. Пока документы в работе, они хранятся в системе КЭДО, а документы длительных сроков можно оставить там же или выгрузить в отдельный электронный архив компании.